Как поделится своим списком дел

Как составить список дел

Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.

После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.

Как составить список дел и эффективно ему следовать

Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?

1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.

2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно. Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.

3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.

4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.

5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.

Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.

Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.

6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:

• Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
• Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
• Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
• Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
• Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
• Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.

Полезные инструменты планирования

Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:

Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.

Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.

Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.

Отзывы и комментарии

Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.

Источник

Список дел на день: полезные приемы и техники

Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается . Это самый простой и самый старый способ планирования, который остается популярным во всем мире.

Почему? , своей доступности: для его использования достаточно найти обрывок бумаги и карандаш. , список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения.

Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».

Как вести список

Для начала пару слов о том, как работать с уже готовым списком дел на день. На самом деле, здесь всего два принципа:

Принцип № 1. Список всегда должен быть под рукой или на виду. Некоторые люди делают так: сперва записывают дела, а потом пытаются выполнять их «по памяти». Однако список именно для того и нужен, чтобы в него периодически заглядывать.

, так он помогает ни о чем не забыть (увы, но человеческая память — штука не очень надежная). , он наглядно показывает, какие дела уже сделаны, а какие еще нет. Ну, а , список постоянно напоминает нам, что нужно работать (а не смотреть, допустим, сериалы).

Список можно носить с собой в кармане, повесить его на стену или на холодильник — это уже дело вкуса. В наше высокотехнологичное время также очень удобно держать свой список дел в смартфоне.

Принцип № 2. Выполненные дела помечают или удаляют. Их можно вычеркивать, стирать, отмечать галочками

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы убрать завершенные дела из своего поля внимания и больше на них не отвлекаться. Кроме того, удаление выполненных задач создает «ощущение прогресса» и очень неплохо мотивирует.

И еще один важный момент: работа со списком дел — это привычка, которую нужно выработать. В самом начале мы можем забывать вычеркивать завершенные дела, забывать заглядывать в список, отвлекаться от своих занятий Это нормально: нашему мозгу требуется время, чтобы привыкнуть к новому стилю работы и мышления.

Помимо этого, потребуется время, чтобы выработать собственные методы работы со списком дел. Каждый человек решает свои задачи, поэтому и планировать их он должен . А чтобы найти оптимальный для себя способ планирования, придется немного поэкспериментировать.

Как составить список дел на день

Насколько продуктивным будет наш день, зависит от многих факторов: сложности решаемых задач, самочувствия, самодисциплины. Однако хороший план — это уже половина успеха, поскольку он позволяет нам правильно распределять силы и прикладывать их именно там, где это необходимо.

В этом разделе мы рассмотрим несколько «рецептов», которые помогают составить эффективный, понятный и (что самое главное) выполнимый список дел на день.

1. Найдите свое идеальное время для планирования

Любители иногда спорят, когда лучше планировать день: утром или вечером. Однако у каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.

• Список дел на завтра (составляется вечером) — это возможность логично совместить подведение итогов прошедшего дня и планирование дня нового. Утром можно будет сразу же приступить к работе, не отвлекаясь на обдумывание задач.
• Список дел на сегодня (составляется утром) — это возможность планировать на «свежую голову» и уточнять по ходу дела некоторые детали. Кроме того, ритуал утреннего планирования хорошо помогает настроиться на работу.

Некоторые специалисты по (например, Алан Лакейн и Глеб Архангельский) рекомендуют совмещать оба подхода. То есть, вечером подвести итоги дня и наметить задачи на завтра, а утром уточнить детали и внести в список дел необходимые коррективы.

Мы советуем попробовать все три варианта и выбрать тот, который окажется удобным именно для вас.

2. Начинайте с главного

Определите самые важные дела и поставьте их в начало списка. Старайтесь выполнить их в первую очередь.

Если вдруг пойдет не так (отключат свет, приедут гости, пропадет настроение), вы хотя бы успеете сделать самое главное.

Обратите внимание: все дела не могут быть «самыми важными», иначе в этом приеме пропадает всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.

3. Устанавливайте лимиты времени

Некоторые задачи в нашем списке можно выполнять сколь угодно долго. Например, мы можем целый день писать курсовую, создавать сайт или наводить порядок в гараже. Даже элементарная уборка в комнате иногда способна растянуться на несколько часов. И в этом случае до других дел руки могут так и не дойти.

Если для вас это приемлемо, то нет проблем. Но если вы хотите уделить внимание и другим сферам жизни, установите для таких задач временные ограничения (этот процесс называется «бюджетированием времени»):

Для установки лимитов времени удобно использовать таймер (например, в смартфоне).

4. Обращайте внимание на формулировки задач

Неудачная формулировка может вызывать желание отложить задачу «на потом» или привести к тому, что мы будем лишь имитировать ее выполнение.

Хорошо сформулированная задача отвечает следующим требованиям:

• Начинается с глагола в повелительном наклонении (не просто «белый хлеб», а «купить белый хлеб»).
• Подразумевает конкретный и проверяемый результат (не «писать книгу», а «написать 1000 слов»).
• Подразумевает понятный первый шаг (не «начать генеральную уборку», а «купить моющие для генеральной уборки»).

Перечисленные правила не являются аксиомами, но их соблюдение повышает вероятность того, что дела будут выполнены.

5. Разделяйте гибкие и жесткие задачи

Задачи в вашем списке могут быть двух видов — гибкие и жесткие. Гибкие — это дела, которые можно выполнить в любой момент: полить цветы, написать статью, починить утюг. Жесткие — это дела, которые нужно выполнять в строго определенное время: сесть на автобус в 12–40, забрать ребенка из садика в 17–30, сходить в театр в 20–00.

Эти два вида задач лучше записывать отдельно:

Жесткие дела выполняют в предназначенное для них время. Гибкие задачи рекомендуется выполнять в порядке их важности «в окнах» между жесткими задачами.

6. Отделяйте обязательное от необязательного

Если список получился настолько большим, что вызывает панику, попробуйте его «обезвредить». Для этого разделите дела в вашем списке на три группы:

• Задачи, которые обязательно нужно сделать сегодня.
• Задачи, которые желательно сделать сегодня.
• Задачи, которые можно без проблем отложить.

Этот прием помогает не паниковать обилия задач, не тонуть в мелочах и не упускать ничего важного.

7. Группируйте схожие задачи

Для выполнения некоторых задач требуются одинаковые условия и эмоциональный настрой. Объединив такие задачи в серию, мы будем тратить меньше времени на «переключения».

Чаще всего задачи группируют по видам деятельности или месту их выполнения (офис, кухня, гараж). Также удобно объединять в серию мелкие дела (которые требуют менее 5 минут), и выполнять их все скопом.

8. Дробите большие задачи

Особо крупные дела лучше делить на отдельные этапы (подзадачи):

, так мы планируем сам процесс выполнения крупной задачи. , маленькие дела нам выполнять психологически проще, чем большие.

Разделение задач на подзадачи называется декомпозицией или каскадированием.

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

1. Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

3. Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

4. Метод

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

• 1 важную задачу.
• 3 задачи средней степени важности.
• 5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

6. Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D. Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь. В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.

И напоследок

Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании для компьютеров или смартфонов.

У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:

• Их легко исправлять и редактировать.
• Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
• Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
• Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.

Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.

Источник