Как открыть выставочную организацию

Бизнес с нуля: выставочный центр

Начальные вложения	500 тыс. рублей
Прибыль в месяц	25 тыс. рублей
Срок окупаемости	16 месяцев

Открытие выставочного центра относится к интересным, но высокозатратным бизнес-идеям. Тем не менее, это довольно перспективная деятельность, так как в ней нуждаются многие участники современного рынка. В их число можно отнести и бизнесменов, желающих познакомить потенциальных потребителей с ассортиментом своей продукции, и людей, стремящихся реализовать свои дизайнерские и научные идеи. А для некоторых участие в выставке предоставляет возможность получить сотрудничество с серьезными партнерами.

Анализ рынка и актуальность

На сегодняшний день рентабельность бизнеса по организации выставочного центра представлена 70% значением. Согласно последним статистическим данным, при проведении анализа данной ниши российского рынка можно выявить следующие показатели:

1. Число участников около 250 единиц, из них только около 140 расположены в Москве и Московской области, 21 в Санкт-Петербурге и остальные разбросаны по 1-2 в других регионах страны.
2. Годовой оборот коммерческих выставочных центров около 700 млн долларов.
3. Большинство выставок проводится не на территории специально оборудованных центров (это только около 45%), а на территориях дворцов спорта, домов культуры, кинотеатров, гостиниц и т. п.
4. Средняя загруженность работы профессиональных выставочных центров для городов федерального значения составляет 60-70%, а вот для остальных регионов около 50%.
5. Данная ниша рынка является сильно фрагментированной, то есть большая часть мероприятий – небольшие узконаправленные выставки.

Конечно, согласно вышеуказанным цифрам, когда на 250 участников приходится около 700 млн долларов годового оборота, такой бизнес выглядит безупречным и привлекательным. Но свое место в этой нише нужно заслужить, для этого важен постоянный поиск своих клиентов.

Чтобы бизнес по открытию и содержанию стал перспективным и прибыльным делом, главное, найти тот тематический сегмент рынка, который наиболее развит в конкретном регионе, но при этом не имеет в этом направлении высокой конкуренции.

Регистрация и организация бизнеса

Выставочный бизнес, как и любая предпринимательская деятельность, должен пройти государственную регистрацию. Открыть ИП или ООО – решает сам организатор, в законе требований относительно формы предприятия нет. Но несмотря на отсутствие ограничений рекомендуется регистрация юридического лица, удобней всего выбрать общество с ограниченной ответственностью. Причина этого в том, что выставка, уже сама по себе предполагает наличие договорных отношений с компаниями и организациями различных масштабов.

Местоположение и помещение

Наилучшим местом расположения выставочного центра признаются центральные районы населенных пунктов или территории крупных бизнес-кварталов. Размещение зала для выставок на территориях пригородных и спальных районов повлечет за собой низкий процент заполняемости заведения, что может привести к нецелесообразности открытия бизнеса.

Приобрести помещение для организации выставочного центра можно одним из следующих вариантов:

• построить или купить. Считается самым целесообразным способом обретения подходящей территории, хоть и высокозатратным. Кроме того, он позволит в последующем сэкономить на текущих издержках;
• арендовать на длительный срок. Важно помнить, что в центральных районах города арендная стоимость 1 кв. м. нежилой площади довольно высокая и со временем она может существенно повыситься.

При выборе и оформлении помещения под проведение выставок важно учитывать следующие условия:

1. Площадь не менее 500 кв. м.
2. Помещении должно быть просторным, оснащенным хорошим естественным и искусственным освещением, иметь высокие потолки.
3. Внутреннее убранство должно быть эстетичным, уютным и модным.
4. Должна предусматриваться не только выставочная зона, но и подсобные комнаты, которые будут эксплуатироваться в качестве склада для хранения экспонатов и оборудования.

Идеальным вариантом считается ситуация, когда у предпринимателя уже есть в собственности подходящее помещение, расположенное в хорошем месте, которое он уже использует для других бизнес целей.

Дело в том, что выставки могут проводиться не так часто, до нескольких раз за месяц, а потому выделять на это время помещение будет совсем несложно.

Оборудование и оснащение

Помимо подходящего помещения, для организации выставочного центра понадобится целый перечень специального оборудования:

• демонстрационные столы;
• стеллажи;
• стенды;
• штативы;
• полки;
• витрины;
• подиум;
• подставки;
• и многое другое.

Организатору различных выставок также необходимо приобрести специальный станок, позволяющий изготавливать постеры, плакаты и многие другие рекламные материалы. Они будут необходимы для оповещения потенциальных клиентов перед проведением каждого мероприятия, а потому постоянно заказывать их в типографии будет невыгодно. Кроме того, с помощью такого аппарата, можно получать дополнительный доход, от оказания услуг по изготовлению рекламной продукции.

Организация выставок

Первый этап в процессе организации выставок заключается в выборе направления и масштаба мероприятия. С точки зрения тематики, различают следующие виды выставок:

1. Художественные.
2. Научные.
3. Технические.
4. Торговые (ярмарки и распродажи).

В условиях рыночной экономики наибольшей популярностью пользуются выставки-ярмарки, на которых участники представляют свою лучшую продукцию и новинки, достижения и разработки.

Посетители таких мероприятий имеют возможность приобрести понравившийся экземпляр, что становится выгодно для всех сторон процесса.

После того как определена тема и дата выставки, ее участники и порядок отбора экспонатов, ее дальнейшая организация проходит по следующим этапам:

• разработка проекта экспозиции;
• составление программы проведения выставки (добавление праздничных элементов, мастер-классов и т. п.);
• проведение рекламной кампании для привлечения клиентов;
• организация действий обслуживающих работников;
• составление сметы затрат.

Персонал

Организовывать выставки самостоятельно невозможно, поэтому предпринимателю придется привлечь к работе определенный персонал. Среди самых необходимых должностей можно выделить следующих работников:

• 2-3 администратора, занимающихся организационными вопросами;
• не менее 5 подсобных рабочих, занимающихся монтированием стендов, стеллажей и витрин.

Принимать сотрудников выставочного стенда лучше всего по трудовым договорам с условием сдельной оплаты труда. Это позволит избежать спорных и неприятных текущих и финансовых ситуаций.

Реклама

Рекламная кампания выставочного центра заключается в разработке и проведении маркетинговых мероприятий для каждого отдельного представления. Это позволяет привлечь ту группу клиентов, которым интересна та или иная тема выставки. Как правило, сюда входит реклама в виде:

1. Рассылки пресс-релизов заинтересованным организациям и компаниям.
2. Размещения публикаций в тематических печатных изданиях.
3. Размещения объявления на телевидении и радио.
4. Создания собственного сайта-визитки.
5. Размещения объявлений в социальных сетях (в тематических группах).
6. Подготовки информационных наглядных материалов.

Помимо этого, рекомендуется использовать практически все виды наружной рекламы: баннеры, плакаты, вывески и указательные знаки.

Финансовая составляющая бизнеса

На этапе организации бизнеса по содержанию центра для проведения выставок особое внимание необходимо уделить его финансовой составляющей. Стоит подготовиться, что открытие такой деятельности потребует высоких капиталовложений, а вот насколько быстро они окупятся, будет зависеть от установленной цены на услуги, количества заинтересованных клиентов и посетителей.

Стоимость открытия и поддержания

Основные затраты, входящие в стоимость открытия бизнеса составляют арендную плату за первый месяц эксплуатации помещения, закупку оборудования и оплату рекламных мероприятий. Как правило, это сумма составляет не менее 500 тыс. рублей. Размер текущих расходов на содержание коммерческой деятельности в основном складывается из аренды, заработной платы, рекламы и закупки расходного материала. В среднем сумма ежемесячных издержек выставочного центра равняется 300 тыс. рублей.

Размер будущих доходов

Доходная часть таких проектов реализуется за счет стоимости входных билетов, которая должна устанавливать целесообразно, чтобы не отпугнуть клиентов. Сумму выручки увеличивают поступления от дополнительных услуг, таких, как продажа сувениров, открыток, проведение профессиональной фотосъемки и т. п. Если говорить о крупных регионах страны, то среднемесячный заработок небольших центров для проведения выставок может достигать 350-400 тыс. рублей в месяц.

Срок окупаемости

В результате организатор выставочного центра может получать неплохую чистую прибыль, которая может варьироваться от 50 до 100 тыс. рублей в месяц. Если брать ее минимально значение и учитывать сезонность деятельности, то получается, что первоначальные вложения на открытие бизнеса окупятся не раньше, чем 16 месяцев с момента открытия.

Организация выставочного центра является неплохим направлением развития бизнеса, так как все чаще, участники рыночных отношений используют такие услуги, как один из главных маркетинговых ходов. Но, важно помнить, чтобы такой вид коммерческой деятельности стал приносить прибыль, потребуется не только грамотно его организовать, но вести постоянную кропотливую работу по его развитию и продвижению.

Источник

Бизнес-идея: организация выставок

Вложения: от 385 000 рублей

Окупаемость: от 2 месяцев

В современном мире популярность набирает проведение различного рода выставок: техники, картин, машин и много другого. Для успешной реализации бизнеса на их организации необходимо учитывать многие нюансы. Давайте разберемся как и на чем тут можно заработать.

Концепция бизнеса

Время от времени на отдельных площадках проводятся выставки-продажи работ одного мастера, который известен определенному классу людей; а также выставки продукции заводов; маркетинговые – фирм-производителей, изучающих таким образом спрос.

Но наиболее популярны, а потому интересны и перспективны как бизнес, именно тематические выставки. Когда на одной площадке одновременно собирается большое количество продавцов, работающих в одной отрасли, и покупателей.

Это очень удобно: максимум возможностей за минимум времени. При этом суммы сделок, заключаемых на этих выставках, могут быть вполне внушительными. Следовательно, они замотивированы платить за участие в ней. В одних случаях взносы собираются с продавцов, в других – с покупателей, в третьих – со всех участников, но каждый раз именно из этих денег складывается доход организатора.

Что потребуется для реализации?

Для того, чтобы организовать бизнес на выставках, необходимо приобрести инвентарь, то есть постоянно использующиеся в проведении выставок атрибуты: сборные места для участников, стенды, штативы для баннеров, таблички с названиями участников и бейджи – все, что требует унифицированной стилистики.

Один из первых требуемых ресурсов – площадь для бизнеса. В нашем случае это выставочный зал. Он должен подбираться в зависимости от габаритов самой выставляемой продукции, количества участников, планируемого количества посетителей. Здесь лучше руководствоваться принципом «лучше больше, чем меньше», чтобы в процессе проведения мероприятия у клиентов не создавалось ощущения тесноты и дискомфорта.

Обычно под экспозиции арендуются помещения от 2 500 кв. м.

Также необходим небольшой склад для хранения инвентаря между выставками – потребуется площадь от 30 кв. м.

В зависимости от размаха мероприятия количество сотрудников, поддерживающих ее работу, может меняться. Как правило, нанимаются от 2 до 5 разнорабочих и 1-2 администратора, а также уборщица. Разнорабочие переносят и устанавливают стенды, оборудование, выполняют физические и технические задачи. Администраторы поддерживают правильный ход мероприятия, помогают решить все возникающие у участников вопросы и контролируют деятельность разнорабочих. Уборщица поддерживает чистоту, при большом скоплении людей без такого сотрудника просто не обойтись.

Если выставляемые товары обладают определенной ценностью, очень важен контроль над рабочими. Также необходима высокая квалификация администраторов, так как они по сути лицо выставки. Заработная плата рассчитывается из количества рабочих дней (день на подготовку и 1-3 дня работы самой выставки).

Пошаговая инструкция запуска

Самый трудоемкий процесс при запуске бизнеса – это подготовка. Главное – правильно выбрать отрасль для выставки. Чтобы не ошибиться, следуйте пошаговой инструкции:

1. Проведение анализа спроса на рынке на предмет того, что, кем, кому и как лучше всего продается и, соответственно, будет интересно в формате выставки сторонам и продавцов, и покупателей. Если мероприятие имеет региональное значение, то выбранная отрасль должна быть развита именно в регионе.
2. Оформление ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) от прибыли. ОКВЭД для этого направления – 82.30.
3. Выбор темы выставки. Определяется популярная группа товаров/услуг для экспозиции, производители и потребители, то есть потенциальные участники и посетители. В зависимости от выбранной группы товаров формулируется тема экспозиции, например: «Неделя моды» или «Энергетика. Ресурсосбережения. Экология». Принадлежность целевой аудитории к определенному слою населения определяет цены на билеты, прогноз посещаемости, время проведения выставки и рекламную стратегию. Для первого опыта проведения мероприятия, на котором вы хотите заработать, необходимо задействовать самые востребованные группы товаров: необычные для вашего региона продукты питания разных производителей, сезонная одежда, товары hand-made.
4. Разработка плана мероприятия. Предварительные договоренности. В процессе разработки плана самой выставки детально продумывается программа мероприятия с временными рамками, распределяются задачи сотрудников – особенно если выставка включает приветствие, презентации, мастер-классы и другое, подразумевающее большее участие организаторов. Желательно задействовать что-то массовое и динамичное, чтобы не дать посетителям заскучать.
5. Информированиеучастников. Составляется список организаций, производящих продукцию по теме выставки. Подразумевается, что они вполне заинтересованы в участии как дополнительной рекламе своей продукции. Далее происходит рассылка в формате пригласительных: на электронную почту, СМС-рассылка и в довершение всего уточняющий звонок. Подобную работу может провести и сторонняя организация, но за отдельную плату.
6. Организация мероприятия. Этот шаг включает организацию помещения, закупку оборудования (при необходимости), утверждение графика поставки товаров, подписание всех необходимых документов, отслеживание оплат, в том числе и со стороны участников, если в приглашении были оговорены определенные взносы. Если вопрос питания для большого количества людей в здании не организован в достаточной степени, можно договориться с соответствующими фирмами об установке дополнительных временных точек общепита и автоматов с напитками, особенно если выставка многодневная.
7. Рекламная кампания. В зависимости от особенностей целевой аудитории, выбираются и способы рекламы. Например, для товаров из Индии, одежды, косметики и парфюмерии будет выбираться реклама на афишах, ТВ, радио, наружных мультимедийных устройствах; а для тем энергетики, автомобильной, строительства и подобных – рассылка на электронную почту потенциальных покупателей и реклама на специализированных сайтах. При наличии профильных газет и журналов для привлечения аудитории часто используются пресс-релизы. Освещение подобных мероприятий – одна из обязанностей печатных СМИ.
8. Проведение выставки. При правильной подготовке все должно пройти гладко, важно отследить лишь несколько моментов. Вы должны придерживаться плана и контролировать включенные в программу элементы от организаторов; оперативно реагировать на всевозможные вопросы участников и посетителей; если какой-то товар явно не пользуется спросом, предложить участникам заменить его на другой; уже в процессе выставки имеет смысл собирать отзывы и рекомендации участников и посетителей, которые дадут информацию о положительных и отрицательных моментах проведенной вами работы, а также, вполне возможно, «подкинут» неплохих идей на будущее.
9. Подведение итогов. Результата выставки два: впечатление участников и посетителей, которые можно отследить в процессе проведения, а также финансовый эффект.

Важно также выделить успешные и не очень решения, чтобы продолжать в будущем практиковать первые и избегать вторых.

Финансовые расчеты

Стартовый капитал

Опишем расходы на проведение выставки для зала в 500 кв. м за два дня на 50 участников.

Направление расходов	Количество	Ед. Изм.	Цена, т. р.	Стоимость, т. р.
Площадь	500	м.	0,05	25 000
Оборудование:
Стенды	50	шт.	4,5	225 000
Стулья	50	шт.	0,8	40 000
Мелочи				20 000
Оформление и реклама				50 000
Персонал:
Администраторы	2	чел.	3	6 000
Рабочие	2	чел.	4	8 000
Уборщица	1	чел.	4	4 000
Бухгалтерия	1	чел.	0,7	7 000
Итого:				385 000

Сколько можно заработать?

Вход для посетителей будет свободным. Если ценой пригласительного билета для каждого магазина или фирмы-производителя выставить 12 000 рублей, то доход составит 50*12=600 000 рублей.

Прибыль же посчитаем простым вычитанием расходов из дохода: 600-385=215 000 рублей за двухдневную выставку. За вычетом налога в 15% получаем чистую прибыль за одно мероприятие примерно в 188 000 рублей.

Срок окупаемости

Как видно из примера, при длительности работ по организации выставки в два месяца – а это минимальный срок, за который можно успеть провести все этапы, окупаемость составит от 2 месяцев.

Риски и минусы бизнеса

Этот вид бизнеса характеризуется как высокой рентабельностью, так и высокими рисками, а также своей спецификой: большим количеством переговорной и организационной работы, которую должен провести бизнесмен этого направления. Организатору, который запланировал определенную цену пригласительного для клиентов, исходя из собственных расходов, может быть достаточно сложно уговорить владельцев бизнеса заплатить ее, так как гарантировать прибыль от их участия он не сможет. Здесь основным аргументом послужит рассмотрение участия как саморекламы.

Достаточно сложно спрогнозировать посещаемость выставки. Для наилучших результатов необходимо грамотно продумать цены на билеты, время и рекламную кампанию. Есть сложности с нахождением сотрудников команды организаторов в непосредственной близости от товара фирм-участников. Желательно предупредить эти компании еще в пригласительных, что контролировать процесс доставки, переноса товаров и их выкладки должны их собственные сотрудники.

Расходы на организацию выставки достаточно велики, ответственность при этом тоже немаленькая. К такому необходимо быть готовым.

Организация выставки – дело изначально затратное и очень хлопотное. Здесь высоки риски: расчет организатора в любой точке может не оправдаться. Это также работа с достаточно большим количеством самых разных людей. Поэтому чаще всего ею занимаются те люди, кого она действительно вдохновляет. Тем более что при грамотном подходе к делу прибыль окупит все беспокойства.

Источник