Как открыть организацию по проведению тендеров

Как принять участие в тендере

Проведение тендеров широко распространено в современном отечественном бизнесе, так как они выгодны для всех участвующих сторон. Особая процедура закупки или выбора поставщика, называемая тендером, имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при участии.

Рассмотрим все нюансы участия в тендере: особенности оформления заявки и других документов, оформление отказа от участия при изменении решения на любом этапе, а также дадим рекомендации для тех, кто действительно стремится выиграть тендер.

Разбираемся с понятием «тендер»

Английское слово «tender» в переводе означает «предложение». Под термином «тендер» в современном бизнесе понимают все формы конкурентного выбора предложений, касающихся торгов. Под «торгами» может иметься в виду не только непосредственная реализация товаров, но и оказание услуг, проведение работ и др.

Вопрос: Являются ли обоснованными для целей налога на прибыль расходы, понесенные при участии в проигранном конкурсе (тендере) (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Синонимами слова «тендер» в бизнес-сфере могут быть такие термины:

• аукцион;
• конкурс;
• конкурентный выбор поставщика;
• предложение участвовать в торгах;
• форма отбора предложений;
• запрос котировок и др.

Вопрос: Возникает ли внереализационный доход для целей налога на прибыль, если покупателю возвращена оплата в связи с признанием договора недействительным либо возвращена плата за участие в тендере (ст. 250 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Суть тендера как бизнес-операции

Заказчик тендера – продавец товара или предприниматель, ищущий поставщика, заявляет о намерении выбрать наилучшее предложение, удовлетворяющее его условиям. Требования тендера заранее прописываются в сопутствующей документации (тендерных документах), а участники предлагают свои условия, соответствующие изложенным требованиям. Победителем тендера становится участник, чьи условия показались устроителю тендера наилучшими, именно с ним и заключается контракт.

Главная особенность тендера – на основе здоровой конкурентной борьбы, ведущейся с максимальной прозрачностью, можно вступать в договорные отношения, которые будут выгодными для обеих сторон. Для участников изначальные требования одинаковы, а организатор имеет возможность покупать или продавать по устраивающей его цене и условиям, которые он вправе выбрать из нескольких предложенных вариантов.

Виды тендеров

Можно разделить тендеры на группы на основании нескольких признаков.

1. По цели проведения:
   • закупочные тендеры – конкурс на выбор поставщика;
   • реализационные тендеры – тендеры на продажу.
2. По форме организации:
   • открытые – участвовать может любой предприниматель (объявление находится в свободной публикации);
   • специализированные – проводятся для ограниченного числа или круга участников;
   • закрытые – только для персонально приглашенных избранных участников.

К СВЕДЕНИЮ! Закрытые торги проводятся, когда проведение открытых нецелесообразно по затратам либо они связаны с определенной коммерческой тайной. Выбор формы организации должен опираться на актуальные законы Российской Федерации о тендерах.

По особенностям проведения:

• в реальном времени;
• в электронной форме (обязательно наличие электронной подписи) – такое проведение регулируется законодательством и внутренними актами организаций.

По возможности внесения изменений в условия:

• одноэтапные – переговоры исключены, документы на участие сразу претендуют на победу;
• двухэтапные – сначала подается предварительный вариант тендерных условий, на основании которого участники подают свои предложения, затем организатор путем переговоров согласовывает окончательные условия с участниками.

По предмету конкурса:

• тендер точных условий (цены, сроков, дополнительных требований) – организатор указывает лимиты, которые изменять нельзя;
• открытый брифинг – в тендерном требовании очерчен лишь приблизительный круг условий, остальное оставлено на усмотрение участников.

По процедуре:

• конкурс – при его проведении обязательно соответствие всем квалификационным и финансовым критериям (целесообразно проводить, когда предметом торгов является технически сложный объект);
• аукцион – проводится, когда цена является самым важным критерием, причем участник может корректировать свои предложения, исходя из анализа предложений конкурентов;
• запрос котировок – разновидность аукциона, проводящегося на небольшие суммы и более оперативно;
• запрос предложений – оценка не только финансовой составляющей, но и одновременно квалификационных требований, своего рода анализ рыночной ситуации;
• конкурентные переговоры – свободный вид торгов, где выбор отдается на полное усмотрение организатора.

СПРАВКА! Возможны и другие формы организации тендеров: мониторинг цен, запрос на оферты, сбор коммерческих предложений, ограниченное участие в конкурсе и др.

Тендер или прямые продажи?

Бизнесмен, поднаторевший в осуществлении торговых сделок с людьми, вовсе не может считаться экспертом в корпоративной торговле. У тендера есть существенные отличия от технологии и психологии прямых продаж. Сравним нюансы той и другой формы отношений, с тем, чтобы реально оценить свои шансы в системе тендерной реализации.

№	Основание	Прямые продажи	Тендер
1	Психологический фактор	Учитывается психология человека, ответственного за сделку	Работает устоявшаяся и отлаженная система
2	Сторона, принимающая решение	Определенная личность (руководитель, подписывающий договор)	Группа людей (так называемый «корпоративный клиент») – тендерная комиссия
3	Правила заключения сделки	Решаются договорным порядком и оформляются документально – прописываются в тексте договора	Большое количество заранее утвержденных регламентов и формальностей
4.	Как заключить сделку	Клиента можно отыскать любым способом и сделать ему коммерческое предложение, сделка заключается в случае обоюдного согласия	Достаточно сложно войти в число соискателей права на то, чтобы стать клиентом, а победитель из этого списка будет только один
5.	Влияние на заказчика	Возможно путем согласования условий, обсуждения, взаимных компромиссов	Исключено: условия заранее утверждаются в тендерном предложении, исходя из которого и формируются заявки
6.	Конкурентная борьба	На момент заключения договора несколько утрачивает свою актуальность	Ярко выражена, наглядна и остро представлена на всех этапах прохождения тендера
7.	Плюсы к опыту	Один удачно заключенный договор не является гарантией, что и следующий будет настолько же успешным	Раз выигранный тендер существенно улучшает «портфолио» предприятия и дает ему преимущества при последующих участиях

Государственный или коммерческий тендер?

Принять участие в конкурсе на государственные закупки или отдать предпочтение участию в конкурсе за право заключить сделку с коммерческой структурой? Прежде чем решать, стоит разобраться, в чем главные отличия этих форм корпоративных торгов.

1. Основные правила для обеих форм тендеров одинаковые, различается законодательная основа, федеральный закон:
   • № 44-ФЗ – для государственных закупок;
   • № 135-ФЗ – для коммерческих тендеров.
2. В государственном тендере все нюансы проведения торгов (способы закупок, требования к другой стороне, особенности электронных площадок и торгов на них) уже определены законом, их нельзя менять, а в коммерческом их устанавливает заказчик.
3. Для госзакупок иногда подходит продукция, аналогичная требующейся, а в коммерческих тендерах предлагать аналоги бессмысленно.
4. Если компания не имеет отличной репутации на рынке, у нее не получится претендовать на государственные закупки. В коммерческих тендерах имеет шанс победить любой заказчик, условия которого будут сочтены более приемлемыми.
5. Ценник предложений на гостендере находится в более-менее одинаковых пределах, а для коммерсантов может сильно отличаться.

Пошаговая инструкция для участия в тендере

Для того чтобы принять участие в тендерных торгах, необходимо действовать по определенному алгоритму, регламентированному законодательством РФ и внутренними нормативными актами предпринимателя-организатора. Для компании, которая впервые пробует этот способ взаимодействия, лучшим способом будет либо заказ тендерного сопровождения (сейчас такая услуга достаточно распространена), либо тщательное выполнение последовательности необходимых действий:

НАПОМИНАЕМ! Для участия в электронных торгах необходимо наличие ЭПЦ – электронной подписи. Если у предприятия ее нет, нужно обратиться в центр лицензирования, подать установленный пакет документов и в течение 1-2 дней получить ЭПЦ, а затем пройти аккредитацию на ЭТП (электронной торговой площадке), что займет максимум до 5 дней.

1. Выбор тендера. Для того чтобы найти тендер, в котором вы хотите принять участие, можно воспользоваться несколькими путями:
   • применить открыто опубликованную информацию (в СМИ, специальных бюллетенях и информационных буклетах и т.д.);
   • возможно, вы получили приглашение для участия по почте или в электронном виде;
   • поискать подходящий вариант на официальном сайте государственных закупок или на ЭТП, где вы получили аккредитацию.

Обращайте внимание на критерии, прописанные в условиях тендера, сразу отсекая неподходящие по ценам, региональному расположению, предмету торга и другим особенностям.

Подача заявки на участие. Форма заявки обычно содержится в приложении к самим тендерным условиям или дополнительно изложенным Правилам участия в конкретном тендере. Подавать заявку необходимо в установленные сроки, иначе документы будут возвращены либо не откроются файлы (если тендер проводится в электронной форме). Если торги открытые, должно быть подано больше одной заявки, иначе они не смогут состояться. Новые заявки не принимаются после открытия уже поданных. От одной компании можно подать единственную заявку. Отклонить заявку заказчик может только по регламентированным причинам:

• более 1 заявки от одной и той же фирмы (в этом случае будут возвращены все);
• неправильное подтверждение документов ЭПЦ или ее отсутствие;
• нарушение сроков подачи;
• сроки аккредитации на ЭТП истекают менее чем через 3 месяца;
• невозможность реального обеспечения поданной заявки.

Оформление тендерного предложения. В одноэтапных торгах заявка одновременно является тендерным предложением. Очень важно оформить его корректно, поскольку требования заказчика являются в тендерах определяющим фактором. Необходимо четко соблюдать все требования, изложенные в тендерной документации.

Участие в торгах. В электронной форме торги могут длиться не более 2 суток.

Заключение контракта – прерогатива победителя.

Отказ от участия в тендере

Если участник передумал бороться за право стать поставщиком или приобрести товар, он вправе отозвать свою заявку на участие. Если торги еще не начались (конверты с документами не вскрыты или не открыт доступ к файлам), достаточно отправить уведомление об отзыве заявки оператору электронной торговой площадки.

В случае торгов в реальном времени можно направить организатору специальный бланк отказа, который заполняется компанией, решившей отказаться от участия, либо составить письмо-отказ в свободной форме. Это можно сделать в любой момент до начала открытия торгов.

• пишите отказ на фирменном бланке вашей организации или не забудьте указать все основные реквизиты;
• адресуйте документ организатору торгов (он будет указан в тендерном предложении);
• укажите в отказном письме номер и дату полученного приглашения для участия в тендере и его наименование;
• четко изложите причину отказа;
• полезно будет добавить вежливую фразу о возможном сотрудничестве в дальнейшем.

Источник

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

Принимаем решение

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. В сфере тендерных продаж используют несколько способов воплощения приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать. Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление. С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. После поверхностной аналитики руководитель вправе принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок. Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Н а практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава. У местна поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением является создание солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок. После этого набирается целый штат тендерных специалистов. Содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть показатели и измеримые результаты. Т о, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела меняются.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она исходит как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые записывают в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим (по факту закрытия контракта), так и периодическим (месячный, квартальный, годовой).

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела и контроль и составление отчетности.
2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который отвечает за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
5. Изучение и анализ документации, технического задания.
6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
7. Подготовка и подача заявок.
8. Получение необходимых справок и выписок и их нотариальное заверение.
9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
10. Получение займов и банковских гарантий.
11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках и результатов таких закупок.
15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
16. Подписание контрактов.

Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

Получил 3 диплома с отличием по юриспруденции и управлению закупочной деятельности. Работал ведущим специалистом в администрации муниципального образования, специалистом по размещению заказа в федеральной организации и руководителем тендерного отдела.

Источник