Этапы создания архива в организации
Дата публикации: 30.11.2015 2015-11-30
Статья просмотрена: 23521 раз
Библиографическое описание:
Маликова, А. Р. Этапы создания архива в организации / А. Р. Маликова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2015. — № 23 (103). — С. 1131-1134. — URL: https://moluch.ru/archive/103/23887/ (дата обращения: 11.06.2021).
На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.
Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].
Архивы организаций подразделяются на:
передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;
не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.
В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.
Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].
Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].
Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].
При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].
При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.
В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].
Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.
Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.
Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.
Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].
В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.
Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.
Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.
Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.
В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).
Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.
Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.
Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:
стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.
Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.
При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.
Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.
Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.
Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].
При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.
Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.
Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.
Источник
Свой бизнес: архив
Мы все привыкли к мысли о том, что бизнес должен приносить прибыль. Производство производит, торговля, соответственно, что-то продает. Инженеры разрабатывают, технологи соблюдают. И так далее. И все направлено на получение прибыли.
Сосредотачиваясь на финансовых результатах, часто забывают, что у бизнеса есть кроме права получать деньги еще и определенные обязанности. Это различные налоги и сборы – в первую очередь. О них нам вовремя напоминает недреманное око налоговой инспекции. Экологическая безопасность, о которой не дают окончательно забыть Роспотребнадзор и сопутствующие организации. Но есть один аспект, о котором напоминают нечасто. Но когда дело касается бизнеса – мелочей не бывает. Речь идет о ведении архива организации. Согласно законодательству РФ документы, в зависимости от их вида, должны храниться от 3 до 10 (и более) лет. Например, первичная бухгалтерская документация должна храниться не менее 5 лет; документы, создаваемые в ходе банковской деятельности и деятельности страховых организаций – в среднем от 3 до 5 лет; документы, касающиеся несчастных случаев на производстве подлежат хранению в течение 45 лет.
При этом согласно архивному законодательству РФ к помещению архива предъявляется ряд достаточно жестких требований в отношении пожарной безопасности, температурно-влажностного и охранного режимов и т.д. И если в случае с обычными производственно-торговыми организациями малого и среднего бизнеса все достаточно просто – документы хранятся в бухгалтерии в четырех-пяти шкафах, то для некоторых других категорий организаций вопрос хранения архивов стоит достаточно остро. В первую очередь речь идет о банках (и других инвестиционно-финансовых структурах), а также о страховых компаниях. Их основное отличие состоит в том, что объем документооборота буквально в сотни и тысячи раз превосходит торговые или производственные организации. И это на фоне дефицита свободных площадей: банки и страховые компании стремятся обосноваться в престижных бизнес-центрах или отдельно стоящих зданиях с хорошим трафиком. А это значит высокую арендную ставку. Что, в свою очередь, означает желание управляющих максимально эффективно освоить имеющееся пространство, что не предполагает, как мы понимаем, оборудование просторного и должным образом оснащенного помещения под архив. Кроме того, в архивах этих организаций содержится информация, утечка которой означает для них серьезные проблемы – номера счетов, данные пластиковых карт, денежные обороты клиентов и т.д.
Это было вступление. В основной части поговорим о том, как именно можно заработать на том, что с 2011 года надзорные службы проявляют повышенный интерес к соблюдению норм хранения архивной документации.
Примем за аксиому то, что оборудовать соответствующее всем нормам и требованиям помещение, держать в штате как минимум одного архивариуса – все это совершенно ненужная головная боль для вышеупомянутых организаций. Гораздо проще передать это «счастье» на аутсорсинг. Собственно, вот и она – возможность заработать: частное архивное хранилище.
Свой тренинговый центр за 55 000 руб. Можно вести бизнес онлайн!
В стоимость входят комплект материалов для очного проведения всех программ + 2 дня живого обучения онлайн. Бессрочное право проведения 10 программ. Никаких дополнительных отчислений и платежей. Запуск за 2 дня.
На сегодняшний день рынок данного вида услуг в России выглядит следующим образом. По сути, специализирующихся на данном виде услуг игрока всего два – это зарубежные компании, имеющие серьезные ноу-хау, а также хранилища во всех региональных центрах страны. Они оказывают целый ряд услуг, таких например как:
— внеофисное защищенное хранение архива (как на бумажных, так и на электронных носителях);
— архивная обработка данных;
— предоставление удаленного доступа к архиву;
— перенос на электронные носители;
— сертифицированное уничтожение документов.
Подобный подход достаточно серьезен, но, по сути, основная масса предлагаемых услуг интересна лишь единицам. Стоимость же относительно высока, т.к. компаниям необходимо содержать большой штат сотрудников, в том числе административный и управленческий персонал, плюс надбавка за реноме. Но об этом чуть позже.
Также услуги внеофисного хранения предлагают и региональные компании, специализирующиеся на ответственном хранении всего подряд. В этом случае не приходится говорить о какой бы то ни было защите данных от возможных утечек. Информация о вкладах может запросто оказаться на одной полке с комплектом зимней резины или хламом из бабушкиного чулана, который жаль выбрасывать из сентиментальности.
Что в итоге? Простор для грамотно организованной деятельности по защищенному хранению архивов. Бороться придется со специализированными компаниями, склады ответственного хранения всерьёз мы не принимаем. Противопоставить их опыту и широте спектра услуг можно доступную стоимость за счет более узкой специализации, а, следовательно, сокращение количества персонала и технологических процессов.
Наиболее востребованными услугами на практике являются внеофисное защищенное хранение архива и уничтожение документов. Изыски вроде хранения бэкап-копий сервера на магнитных кассетах (которое, к слову предполагает наличие отдельного магнитозащищенного помещения) или облачного доступа к цифровой версии архива, как мы говорили ранее, интересны лишь единицам компаний. Впрочем, и сертифицированное уничтожение имеет один нюанс – стоимость нового промышленного шредера начинается от 2,5 млн. рублей; срок окупаемости – велик. Поэтому, если у вас нет возможности приобрести б/у технику по сходной цене, стоит задуматься о несертифицированном уничтожении. Каким образом – подскажет фантазия.
Разберемся, что же понимается под защищенным хранением. Кроме соблюдения требований к помещению (температура и влажность, освещенность, защита от пожара), то есть от факторов, могущих привести к физическому разрушению документов, необходимо также обеспечить защиту от утечки секретной информации. Помещение должно иметь круглосуточную охрану, доступ в помещение – только ограниченному кругу ответственных лиц. Плюс ряд специальных мероприятий, о которых поговорим ниже.
Единицей архивного хранения является архивный короб из влагозащищенного картона, вмещающий 5 толстых канцелярских папок. Короба располагаются на стеллажах с пронумерованными местами хранения. Для обеспечения большей безопасности каждый короб получает уникальный штрих-код (информация о владельце на сам короб не наносится), а номер заносится в базу. Место хранения за коробом не закрепляется, а происходит периодическая ротация коробов на стеллажах. Таким образом, узнать, где именно находится короб клиента «N», можно только обратившись к системе складского учета, доступ к которой должен быть предоставлен двум-трем операторам с высоким уровнем допуска. По требованию клиента необходимый короб может быть извлечен и доставлен в офис.
Услуга по уничтожению носителей информации осуществляется по истечении установленного срока хранения документов. Производится путем измельчения бумажных носителей с помощью промышленного шредера, имеющего сертификат определенного образца, подтверждающий невозможность восстановления уничтоженного документа. Уничтожение может производиться как в присутствии представителя клиента, так и с созданием видеозаписи процесса, а также с выдачей акта об уничтожении.
Рассмотрим затраты на организацию архива. Для регионального центра вполне достаточно будет помещения в 350 кв. м. с высотой потолка не менее 6 м, где будет располагаться само хранилище, а также офис с операторами, отделом продаж и т.д. Из требований к помещению: непылящий пол, отопление, наличие исправно работающей активной вентиляции. Стоимость складских помещений в регионах на сегодняшний день составляет в среднем 300 рублей. Общая стоимость аренды склада составит 105 000 рублей в месяц.
Оснащение склада системами порошкового (не водяного!) пожаротушения и контроля доступа обойдется примерно в 500 тыс. рублей. Стоимость, однако, рассчитывается индивидуально и зависит от многих факторов, так что названная цифра может как измениться незначительно в меньшую сторону, так и неограниченно – в большую.
Для хранения коробов используются многоярусные фронтальные стеллажи, производимые, как правило, под заказ с учетом особенностей помещения. Для расчета необходимого количества мест необходимо определиться с возможностями отдела продаж – сколько единиц хранения мы сможем получить в качестве контрактов в течение первого года. Реально оценивая все возможности, можно говорить о 3 000 коробов в течение первого года. Для понимания – средней руки филиал страховой компании, ведущий деятельность в регионе около 5 лет, может сдать на хранение от 150-200 коробов единоразово; ежемесячно будут прибавляться еще 2-3 новых короба. Таким образом, за первый год нам достаточно заключить контракты с 20 организациями. План вполне выполнимый. Остается рассчитать количество мест (или, иначе, ячеек) на стеллажах. На одном поддоне умещается 15 коробов; получаем 200 мест хранения на первый год работы; при стоимости от 500 рублей за место, бюджет на изготовление стеллажей составит 100 000 рублей. Далее – ежегодное расширение складского фонда в зависимости от темпов роста продаж.
Для осуществления манипуляций с поддонами необходим ричтрак (разновидность погрузчика). Учитывая не слишком большую нагрузку на него в процессе работы, целесообразно остановить выбор на машине, бывшей в употреблении. Стоимость его будет зависеть от выбранной высоты складского помещения – чем выше стеллаж, тем дороже ричтрак. Средняя стоимость такого погрузчика для высоты в 6 м составит примерно 300 000 рублей.
Программное обеспечение для управления складом и пара терминалов сбора данных (для считывания штрих-кодов на коробах) выйдет примерно в 200-250 тыс. рублей. Оборудовать офисное помещение при архиве – еще 200 000.
Короба необходимо доставлять от клиента в архив и, по требованию, из архива клиенту. Для этого нам необходим автомобиль. Подойдет компакт-вэн типа Fiat Doblo или Skoda Roomster. При желании можно ограничиться и Lada Largus. В любом случае, бюджет на авто – около 300 000 рублей.
Из персонала на первом этапе нам потребуются: 2 грузчика (возможно совмещение с функционалом водителя), 1 оператор склада (возможно совмещение с функционалом грузчика), 2 менеджера по продажам. Охранника и бухгалтера можем взять на аутсорсинге. Фонд оплаты труда, таким образом, составит 100-120 тыс. рублей в месяц.
С регистрацией бизнеса также возможны нюансы. Выбор организационно-правовой формы в данном случае не принципиален. Важен классификатор ОКВЭД. В том случае, если мы выберем «Услуги библиотек и архивов», в обязательном порядке потребуется получение лицензии от Госархива на «описание, консервацию и реставрацию архивных документов». Процедура не то чтобы сложная и затратная, но все же требующая времени определенных согласований. Если мы готовы ограничиться только хранением и не расширять список услуг оцифровкой, описанием архивов и прочими подобными вещами, можно регистрироваться как склад ответственного хранения.
Подводя итог затрат получаем следующие цифры. Инвестиции в открытие относительно велики – около 1,5 млн. рублей. Плюс оборотные средства – 300-350 тысяч. Ежемесячные затраты – аренда и зарплата – 220 тысяч рублей; добавим сюда коммунальные платежи, ГСМ, мобильную связь менеджеров по продажам и получим 300 000 рублей в месяц.
Для того чтобы понять, сколько мы сможем заработать на этой затее, составим план продаж. Помним о том, что средний клиент приносит 150 коробов единоразово и 2 короба каждый месяц в дальнейшем. План по привлечению в первый год – 20 клиентов; во второй – 30; в третий – 40. При средней стоимости хранения короба у крупных игроков рынка от 30 рублей в месяц, мы можем предложить (при наличии финансовых резервов на первые три года) стоимость хранения в 20 рублей. Такая разница в цене с лихвой покроет отсутствие красивой вывески и громкого имени. Кроме того, зарабатывать можно на сопутствующих услугах: упаковке и доставке коробов в хранилище, изъятию из хранилища и доставке клиенту и др.
Без учета дополнительных услуг дефицит бюджета в первый год работы составит 2 880 000 рублей; во второй – 1 680 000; в третий год предприятие выйдет на точку безубыточности. После этого, даже при отсутствии постоянной положительной динамики привлечения новых клиентов, предприятие будет получать постоянный пассивный доход от увеличения числа коробов существующих клиентов, который, к тому же, каждый месяц будет расти. К пяти-шести годам функционирования организации прибыль может достигать 150 000 рублей в месяц и более.
Все полученные нами цифры как бы (прозрачно) намекают: создание защищенного архива – дело не из легких, в первую очередь по причине больших вложений и значительного срока окупаемости. Однако, принимая во внимание относительную простоту организации, отсутствие тесной конкуренции и довольно высокие прибыли в долгосрочной перспективе, в первую очередь за счет постоянно растущего пассивного дохода, это направление стоит того, чтобы обратить на него внимание.
Источник