Как открыть дополнительный офис компании

Как открыть филиал компании. Инструкция 2021

Российское законодательство в ГК РФ (ст. 5) наделяет юридических лиц правом создавать обособленные подразделения в форме филиала. По определению, он не должен находиться по адресу компании-создателя и может осуществлять все функции юрлица-основателя или их часть. Разбираемся, как открыть филиал, и для каких целей это обычно делают.

Когда компания открывает новые филиалы?

Основания для открытия филиала могут сильно отличаться в зависимости от профиля и условий работы компании-создателя. Особенность такой формы подразделения состоит в том, что оно может приносить прибыль. То есть производить товары, оказывать услуги, выполнять работу в рамках тех ОКВЭД, которые указаны при регистрации юридического лица в налоговой службе или внесены позже.

Филиал может осуществлять даже ту деятельность, которой не занимается головная организация (но которая зарегистрирована в качестве ее дополнительного ОКВЭД). Функции представительства он тоже может выполнять.

В свете вышеописанных фактов, целью открытия филиала может быть:

• расширение географии охвата;
• следование за клиентом (в особенности это касается сферы B2B);
• освоение новых региональных рынков;
• создание полноценной сети в регионах России (полнофункциональные подразделения в каждом крупном городе, например);
• оптимизация расходов на обеспечение производства (филиал организуется рядом с местом производства сырья, занимается его закупкой и первичной обработкой);
• выполнение требований по сбережению окружающей среды (перенос вредного производства из города в промышленную зону).

Часто филиалы открывают для эффективного распределения производственной и другой нагрузки между подразделениями компании. Когда головной офис занимается только продажами, а непосредственное производство или технологические процессы проводятся в другом месте.

Этапы открытия филиала

Чтобы открыть филиал компании, нужно:

• Оформить решение о создании подразделения.
• Подготовить и заверить соответствующие документы.
• Уведомить налоговую службу.
• Внести информацию о новом подразделении в единый реестр юрлиц.
• Зарегистрировать филиал в фондах и уведомить о его открытии контрагентов.

Решение о создании филиала

Решение принимается либо общим собранием участников ООО, либо единолично собственником бизнеса, если он является его единственным учредителем. В первом случае оформляется протокол ОСУ, во втором – решение единственного участника.

В обоих случаях документ должен содержать сведения о наименовании (если есть), месте нахождения филиала, его руководителе и лицах, ответственных за документальное сопровождение. Протокол ОСУ подписывается всеми участниками собрания. Если в уставе не содержится иной информации, решение об открытии подразделения принимается при согласии не менее 2/3 учредителей.

Важно. Ст. 5 14-ФЗ в п. 5 прямо указывает на обязательное внесение сведений о филиале ООО в ЕГРЮЛ. В устав общества эту информацию вносить закон не обязывает, она вносится только по желанию участников.

Подготовка, подача документов и внесение сведений в ЕГРЮЛ

Документы, которые нужно подготовить для открытия филиала ООО:

• протокол собрания собственников бизнеса или решение единственного учредителя;
• заявление по форме Р13014;
• положение о филиале ООО (это основной документ, который будет регламентировать деятельность подразделения, как правило, в ФНС не подается).

Заявление Р13014 об открытии филиала оформляется от имени руководителя компании и заверяется нотариально. Заверения не требуется, если документ подается в электронном виде (у директора есть ЭЦП).

Пакет документов (протокол и заявка Р13014) подается через нотариуса или самостоятельно в МФЦ, лично при посещении налоговой либо в электронном виде. Времени на это дается 7 рабочих дней с момента принятия решения общим собранием или единственным владельцем бизнеса.

По регламенту, ФНС рассматривает заявление в течение 5 дней. После чего отправляет заявителю на электронный адрес лист записи ЕГРЮЛ и другие регистрационные данные, включая КПП. В некоторых случаях проверка может занять больше времени или сотрудник налоговой службы может запросить дополнительные документы (подтверждение права на пользование помещениями по заявленному месту нахождения, положения о филиале и т. д.).

Регистрация в ФСС и ПФР

Отдельно заявляться в пенсионный фонд по месту нахождения филиала ООО не нужно. Данные передает в ПФР налоговая служба в порядке информационного обмена. После чего в течение 3 дней фонд регистрирует филиал по месту его нахождения.

А вот в соцстрахе надо зарегистрироваться самостоятельно. На это обществу отводится до 30 дней со дня создания обособленного подразделения. Порядок регистрации в территориальных органах ФСС определен в приказе Минтруда № 202н от 29 апреля 2016 года.

Какие разделы формы Р13014 заполняются при открытии филиала?

С ноября 2020 года любые изменения в единый реестр юридических лиц ООО вносит по единой форме заявления, утвержденной приказом ФНС № ЕД–7–14/617@ (Р13014). Меняется только количество и состав заполняемых листов. В случае с открытием нового филиала компании нужно заполнить:

• Титул. Здесь указывается ИНН, ОГРН предприятия и причина подачи заявления (значение «2», если информация о подразделении не указывается в уставе, или «1», если указывается).
• Лист Л. В первом и втором разделе – «1» (форма – филиал, информация для внесения в ЕГРЮЛ – создание подразделения). В разделе № 4 нужно указать название, если оно есть и адрес филиала в соответствии с государственным адресным реестром (ФИАС).
• Лист Н – данные о руководителе ООО, который выступает заявителем. В разделе № 1 ставится значение «1», во втором пункте указывается Ф. И. О., ИНН, дата и место рождения директора, его паспортные данные. В разделе № 4 надо указать мобильный телефон для связи и email, на который после обработки будут отправлены регистрационные документы.

Если нужно, чтобы налоговая служба прислала ответ в бумажном варианте, в соответствующем поле (под электронным адресом) нужно поставить «1».

Источник

Дополнительный офис оформляем правильно

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОФИС ОФОРМЛЯЕМ

Многие туристские агентства открывают дополнительные офисы продаж. При этом руководители подчас совсем не догадываются, что эти офисы ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть оформлены как обособленные подразделения, и сделать это следует так, чтобы не потерять право на режим упрощенной системы налогообложения (для тех, кто имеет право на УСН).

И как Вы понимаете, наличие у туристской организации

действующих, но не оформленных в соответствии с требованием законодательства обособленных подразделений, грозит ей многими неприятностями.

В настоящее время российским законодательством допускается наличие у организации обособленных подразделений, которые не являются филиалами или представительствами. При этом организация сохраняет право на режим упрощенной системы налогообложения. Если организация имеет обособленное подразделение, не указанное в качестве такового в ее уставе, то организация вправе применять УСН (см. Письмо Минфина РФ от 25/01/2008 N /2/6).

Обособленное подразделение признается таковым независимо от того, отражено его создание или нет в уставе либо иных организационно-распорядительных документах организации, а также от полномочий, которыми оно наделено. Признание подразделения обособленным не зависит от наличия у него расчетного счета и отдельного баланса. Главное — чтобы подразделение одновременно обладало двумя основными признаками:

— было территориально обособленным от организации;

— имело оборудованные рабочие места, созданные на срок более одного месяца.

Поэтому любой открытый Вами дополнительный офис продаж, даже если в нем имеется только одно рабочее место, является обособленным подразделением.

ПОСТАНОВКА НА НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Организация обязана встать на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого из имеющихся у нее обособленных подразделений (подп.2. п.1. ст.23 и п.1 ст.83 НК РФ).

В соответствии с пунктом 2 статьи 23 НК РФ организация в течение одного месяца после создания обособленного подразделения должна письменно сообщить об этом в налоговую инспекцию по месту своего нахождения. Сообщение составляется по форме № С-09-3, утвержденной приказом МНС России от 01.01.2001 № САЭ-3-09/255@.

Кроме того, в течение одного месяца после создания обособленного подразделения организация обязана подать в налоговые органы по месту нахождения обособленного подразделения заявление о постановке на учет. Это предусмотрено пунктом 4 статьи 83 НК РФ. Заявление по форме № 09-1-1 и порядок его заполнения утверждены приказом МНС России от 01.01.2001 № БГ-3-09/178 (далее — приказ № БГ-3-09/178).

В налоговые органы по месту нахождения обособленного подразделения подаются:

— Копия нотариально заверенного свидетельства о постановке организации на налоговый учет по месту ее нахождения.

— Заявление по форме № 09-1-1.

— Сообщение в письменной форме о создании по месту оборудованных рабочих мест обособленного подразделения, которое не является филиалом или представительством, и не зарегистрировано в уставе организации. К сообщению прикладываются организационно-распорядительные документы (при их наличии), подтверждающие создание обособленного подразделения организации: приказы и распоряжения руководителя организации о создании такого подразделения, копии доверенностей на право ведения дел, копии договоров аренды, и копии иных документов, свидетельствующих об осуществлении в данном подразделении финансово-хозяйственной деятельности.

Поставить организацию на учет по месту нахождения обособленного подразделения налоговый орган обязан в течение пяти дней после получения всех необходимых документов (п. 2 ст. 84 НК РФ). В подтверждение постановки на учет налогоплательщику выдается уведомление по форме № 09-1-3 (приказ № БГ-3-09/178) с указанием КПП, присвоенного организации по месту нахождения обособленного подразделения.

СНЯТИЕ С НАЛОГОВОГО УЧЕТА

О закрытии обособленного подразделения также необходимо сообщить в налоговый орган в течение месяца (подп.3 п.2 ст.23 НК РФ). Сообщение представляется в налоговый орган по форме № С-09-3, утвержденной приказом ФНС России от 01.01.2001 N ММ-7-6/252@ (п.7 ст.23 НК РФ).

НАДО ЛИ ВСТАВАТЬ НА УЧЕТ В ОДНОЙ НАЛОГОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

Если же организация создала обособленное подразделение на территории муниципального образования, на котором находится сама организация, то вставать повторно на учет не нужно (п.1 ст.83 НК РФ). В этом случае необходимо будет лишь подать сообщение об открытии обособленного подразделения в порядке, предусмотренном подпунктом 3 пункта 2 статьи 23 НК РФ.

А если несколько обособленных подразделений организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, постановка организации на учет может быть осуществлена налоговым органом по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, определяемым организацией самостоятельно (п.4 ст.83 НК РФ).

Чтобы сделать это, организации необходимо письменно сообщить, какой налоговый орган она выбрала для постановки на учет по месту нахождения обособленного подразделения. Причем сообщить нужно в тот налоговый орган, который организация выбрала для постановки на учет. Сделать это можно, используя разработанную ФНС России рекомендуемую форму сообщения (КНД N 1111051) (приложение к приказу ФНС России от 01.01.2001 N ММ-7-6/138@).

НАЛОГОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ОБОСОБЛЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Обособленные подразделения не должны сдавать отчеты по НДС, НДФЛ и УСН.

При этом все обособленные подразделения должны отчитываться по налогу на прибыль.

Отчитываться по ЕСН, пенсионным взносам, налогу на имущество необходимо только в том случае, если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс.

Если обособленное подразделение организации производит выплату дохода своим сотрудникам, а его руководитель уполномочен юридическим лицом представлять по доверенности интересы юридического лица, то такое обособленное подразделение исполняет обязанности юридического лица как налогового агента в отношении доходов, выплачиваемых обособленным подразделением своим сотрудникам. Следовательно, такое обособленное подразделение обязано исчислять, уплачивать и перечислять в бюджет по месту своего учета налог на доходы физических лиц с доходов своих сотрудников. В таких случаях обособленным подразделением должны предоставляться сведения по форме 2-НДФЛ о доходах физических лиц — работников обособленного подразделения в налоговые органы по месту своего учета.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ОБЯЗАННОСТИ ПО ПОСТАНОВКЕ НА НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Сразу оговоримся, что за неуведомление налогового органа о создании или закрытии обособленного подразделения Налоговым кодексом ответственность не установлена. Однако на практике налоговые органы в этих случаях привлекают организации к налоговой и административной ответственности по статьям о невыполнении требований законодательства о постановке организации на учет в налоговых органах.

В Налоговом кодексе РФ есть две статьи, связанные с постановкой на учет. Статью 116 НК РФ налоговики применяют тогда, когда организация сама подала заявление о постановке на учет, но при этом пропустила сроки. Статью 117 НК РФ налоговики инкриминируют в том случае, если налоговый орган обнаружил и зафиксировал ведение организацией деятельности без постановки на налоговый учет.

Статья 116 НК РФ предусматривает штраф в размере 5.000 рублей за нарушение срока подачи заявления о постановке на налоговый учет. Если срок нарушен более чем на 90 дней, то штраф увеличится в два раза и составит 10.000 рублей.

Статья 117 НК РФ предусматривает ответственность за ведение деятельности без постановки на учет в налоговом органе. Причем санкции по этой статье значительно больше, чем санкции по статье 116 НК РФ. Так, за указанное правонарушение статья 117 НК РФ предусматривает штраф в размере 10% от доходов, полученных от деятельности, которая велась без постановки на учет в налоговом органе, но не менее 20.000 рублей. Если такая деятельность велась более 90 дней, то штраф увеличится вдвое и составит 20% от доходов, но не менее 40.000 рублей.

Одновременно с налоговыми санкциями к должностным лицам организации может быть применена административная ответственность. За нарушение срока подачи заявления о постановке на налоговый учет должностные лица привлекаются к ответственности по статье 15.3 КоАП РФ. Сумма штрафа — от 500 до 3.000 руб. Вопрос о правомерности взыскания и конкретном размере административного штрафа по указанной статье Кодекса решается в судебном порядке (п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Если Вы вовремя не поставили на учет обособленное подразделение, то Вам следует иметь в виду следующее:

— По возможности перед постановкой на налоговый учет обособленного подразделения расторгните старый договор аренды, если он заключен более месяца назад, и заключите новый.

— Сама по себе аренда помещения не влечет автоматического создания рабочих мест, следовательно, и не влечет необходимости постановки на учет в качестве обособленного подразделения. Обязанность по постановке на учет возникает с момента оборудования стационарных рабочих мест. Очевидно, что как только организация создаст рабочее место на срок более 1 месяца, с этого момента возникает обязанность сообщить в налоговую о создании обособленного подразделения. Например, если работник отсутствует, то соответственно можно говорить о том, что рабочие места не оборудованы и необходимость извещать налоговую о создании обособленного подразделения нет.

— Кроме того, следует учесть, что лица, занятые в офисе, территориально обособленном от организации, по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, не являются работниками и не создают рабочие места. То есть такой офис не подпадает под понятие обособленного подразделения в формулировке Налогового и Трудового кодексов РФ.

РИСК, КОТОРЫЙ НАДО УЧИТЫВАТЬ «УПРОЩЕНЦАМ»

Создавая обособленное подразделение, «упрощенец» реально рискует лишиться права на специальный режим налогообложения. Налоговики могут в любой момент признать, что данное подразделение фактически выполняет функции филиала или представительства, и на этом основании отказать организации в праве на упрощенную систему налогообложения.

Примером тому служит постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.01.01 года по делу /2008, где арбитры признали правомерным отзыв инспекцией уведомления о возможности применения обществом УСН, посчитав, что созданное обособленное подразделение соответствует определению «филиал».

При этом судом были приняты во внимание следующие правовые признаки филиала или представительства:

— подразделение наделено имуществом создавшего его юридического лица;

— подразделение действует на основании положения, утвержденного руководителем головной организации;

— в подразделении назначен руководитель, действующий на основании доверенности от головной организации.

Источник