Как открыть аутсорсинговую компанию по бухгалтерскому учету с нуля

Как настроить работу, если вы открываете бухгалтерскую фирму?

Мы часто пишем о том, что бухгалтерия постепенно уходит в аутсорсинг. Не сказать, что всем бухгалтерам дается работа в аутсорсинговых компаниях просто.

Плюсы аутсорсинга для бухгалтеров — многозадачность дает большой опыт, а разные клиенты спасают от рутины.

Минусы вытекают из плюсов: здравствуй, стресс из-за постоянного переключения между задачами.

Тем не менее, тенденция налицо. И многие бывшие штатные бухгалтеры задумываются о том, чтобы завести свой бизнес.

Мы решили выяснить, как наладить работу в бухгалтерской фирме так, чтобы было эффективно и не супер-затратно.

Что нужно

Пройдемся по верхам. Что нужно, чтобы бухфирма начала нормально работать? Предположим, что бизнес-план есть, кредит или начальный капитал будет, офис выбран. Итак:

1. Про регистрацию бизнеса писать не будем. Но если не знаете, то на «Клерке» куча полезных статей, как зарегистрировать ООО или ИП.

2. Выбрать банк для РКО. У нас есть калькулятор, где можно выбрать выгодные тарифы.

3. Собрать команду. Тоже советовать не будем. Но если что, у нас есть канал в Телеграме, где хорошие бухгалтеры ищут хорошую работу.

4. Выбрать программу для ведения учета и для отправки отчетности.

4. Выбрать систему работы с клиентами — и это, наверное, самый важный пункт для компании, которая хочет наладить бизнес.

Такие системы называют «СиАрЭм», CRM. Переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».

Давайте выясним, какие варианты есть у бухгалтерской компании, которая планирует развиваться, но не знает, как не запутаться с потоком задач.

Вариант 1. Делать все самим, на коленке

Что кривить душой, большинство начинают именно так. И такой вариант тоже имеет право на существование.

Если компания только-только открылась и сложно прогнозировать, насколько успешно пойдут дела, возможно, даже логичнее не тратиться на сторонние сервисы и попытаться организовать работу самостоятельно.

Как выкручиваются новички?

• Лиды (информацию по потенциальному клиенту) вносят в табличку или просто записывают на бумагу;
• Общаются между собой и с клиентами по почте или через мессенджеры;
• Учет ведут так, как в обычной компании малого бизнеса.

Но мы не будем. Как двигаться вперед, но не тратить много денег, если бизнес только зарождается?

1. В поисковых системах куча шаблонов для ведения баз клиентов. Так и набирайте «шаблон базы клиентов в Excel».

Или наберите «crm в excel» — есть обучающие видео, как вести учет продаж и общения с клиентами в Excel.

2. Очень помогут Гугл-документы и Гугл-таблицы.

Их можно делать открытыми для всех или добавлять только выбранных пользователей.

Гугл поможет координировать работу удаленных сотрудников. Да и с клиентами можно так обмениваться информацией, почему нет.

В Гугл-документах есть даже чат.

3. Не забывайте про бухгалтерские инструменты.

4. Для координации работы команды — бизнес-чаты.

Самые популярные бизнес-мессенджеры:

— Slack. Очень удобная штука. На «Клерке» общаемся через него.

— Telegram (отлично работает в приложении в обход блокировок);

5. Есть бесплатные CRM. Самая известная у нас система — «Битрикс24». Если бизнес начнет развиваться, дополнительные функции за плату.

Еще, например, у «Билайна», если купите их корпоративный тариф, систему управления продажами дадут бесплатно.

Вариант 2. Купить несколько программ и сервисов

Если бизнес потихоньку раскручивается, то чаще всего обращаются к варианту интегрировать в бизнес несколько разных систем.

Получается такой расклад:

1) 1С — для ведения учета. С таким функционалом, чтобы покрывать все нужды клиентов.

Вообще, тарифы и разные функции 1С — это бездна. Описывать в этом обзоре не возьмемся.

Скажем только, что надо быть готовым к тратам.

2) Программа для отправки отчетности.

Тут, в общем, все то же самое, что из предыдущего пункта для тех, кто хочет бесплатно. Но теперь уже за полный тариф. Ищите в поисковиках, CRM сейчас очень много. Основные — это «Битрикс24», amoCRM и «Мегаплан».

Вариант 3. Купить сервис с обеспечением полного цикла работ бухфирмы

Есть сервисы, которые заточены специально для работы бухгалтерских фирм. Но чаще всего даже с ними без 1С и системы отправки отчетности не обойтись.

Эти сервисы понимают специфику работы бухгалтерских аутсорсеров и добавляют удобные фишки.

Ну, и плюс, можно забыть про бизнес-чаты, таблички и непрофильные для бухфирм CRM.

Чисто бухгалтерских сервисов пока немного. Вот три основных.

«Мультибухгалтер»

Этот сервис создан именно для управления бухгалтерской фирмой.

Система работает в облаке и:

• сформирует календарь сдачи отчетности для каждого из клиентов на 120 дней вперед;
• оповестит о подходе срока сдачи отчетности по каждому клиенту;
• предоставит личные кабинеты клиентам;
• распределит базу клиентов по сотрудникам и поставит им задачи;
• предоставит файлообменник;
• автоматически выставит счета на оплату;
• настроит печатные формы договоров и доверенностей;
• объединяется с 1С;
• выгружает данные в Excel.

Мы покопались в бесплатной версии и можем сказать, что система интуитивно понятна. Пользоваться просто. Это значит, что не надо тратить отдельное время и силы на обучение коллектива.

На форуме «Клерка» сравнивали «Мультибухгалтер» и «Битрикс24».

В пользу «Мультибухгалтера» называли:

• работает стабильно и нужно меньше трафика, чем «Битриксу». Обновлять программу не надо, а компьютер, чтобы с ней работать, не должен быть очень производительным;
• оперативно отвечают в техподдержке;
• удобный календарь-планнер.

Из минусов:

• нет всплывающих окон-уведомлений, но их скоро обещают добавить;
• пока нет, но скоро будет мобильное приложение с личным кабинетом для клиентов.

Пользоваться «Мултибухгалтером» можно бесплатно. Если захотите ввести личные кабинеты клиентов и систему управления задачами, можно купить тариф PRO. Месяц на нем подарят. Дальше он будет стоить 1999 руб. в месяц. Почитайте подробнее.

«Контур.Бухгалтерия»

Вообще, Контур.Бухгалтерия — это онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса, где можно вести учет и отправлять отчетность.

Стоимость напрямую зависит от количества компаний. Например, по 10 компаниям в тарифе с отправкой отчетности без скидки за год надо отдать 168 000 руб.

У сервиса есть отдельные предложения и для бухгалтерских фирм.

Можно контролировать оплату от клиентов, отчетность и работу бухгалтеров. Есть статистика и CRM.

Стоимость рассчитывается индивидуально.

«Бухгалтерское дело»

Сервис похож на «Мультибухгалтера».

Есть работа с задачами по клиентам, создание счетов и плана отчетности, вся информация о клиентах собирается в одном месте.

Понравилось, что можно создавать прайс-листы на бухгалтерские услуги и шаблоны уведомлений для клиентов о важных событиях.

Но не нашли возможности по созданию для клиентов отдельных личных кабинетов.

Стоимость тарифа «Профессиональный» — 5490 руб. в месяц. Бесплатно можно пользоваться 14 дней. Вот тут подробнее.

Источник

Бизнес на предоставлении аутсорсинговых услуг

Аутсорсинг — это бизнес, основанный на получении дохода от предоставления услуг другим коммерческим предприятиям. Зачастую у компаний возникает потребность в привлечении сторонних специалистов, чтобы возложить на них выполнение определенных задач. Именно этим и занимаются сотрудники аутсорсинговых фирм — предоставляют услуги по дополнительному управлению бизнесом.

Выгоды аутсорсингового бизнеса

В настоящее время аутсорсинговые компании считаются легким бизнесом. За рубежом такая сфера предоставления услуг уже давно освоена и пользуется большим спросом как у огромных компаний, так и у небольших предприятий. На отечественном рынке этот бизнес только развивается и является одним из перспективных направлений на данный момент.

В чем заключаются выгоды аутсорсингового бизнеса?

1. Концентрация на основной деятельности. Выбираю услуги фирмы, компания заказчик получает больше времени и средств на исполнение своих первостепенных задач.
2. Качество. Компетентные сотрудники аутсорсинга выполнят свою функцию лучше штатных работников, так как они имеют более профессиональную подготовку.
3. Уменьшение расходов. В отличие от постоянных кадров, которые получают ежемесячную зарплату, найм специалистов фирмы имеет одноразовый и менее оплачиваемый характер.
4. Контакты. Такое сотрудничество расширяет сеть деловых связей и число потенциальных партнеров.
5. Страховка. Руководители предохраняют свой бизнес от ошибок. Аутсорсинговая фирма берет на себя всю ответственность за качественное выполнение задачи.

Чем занимаются аутсорсинговые компании?

Чаще всего, это второстепенные задачи компании, без которых не получится сохранять оптимальное функционирование. Их можно разделить на две группы: производственный аутсорсинг (в этом случае фирме на выполнение передаются некоторые производственные процессы) и аутсорсинг бизнес-процессов (ведение других процессов компании).

Открывая аутсорсинговую фирму нужно определиться с направлением предлагаемых услуг. Выбирая профиль, опирайтесь на востребованность и сложность задач. Стоит начать с одного направления, постепенно расширяя ассортимент услуг.

Выгоды аутсорсинга

Открытие аутсорсинговой компании с нуля в данный момент не представляет особой сложности. Постепенно завоевывая отечественный рынок, эта деятельность зарекомендовала себя своими положительными сторонами, среди которых:

1. Относительно небольшие вложения для открытия дела;
2. Высокий уровень рентабельности и доходности уже на ранних этапах;
3. Простота управления и организации;
4. Большой спрос на предлагаемые услуги;
5. Отсутствие серьезной конкуренции;
6. Возможность заниматься как ИП, так и открыть ООО;
7. Широкий выбор занимаемой ниши.

Виды аутсорсинговых компаний

Основными виды предоставляемых услуг являются:

• Учет бухгалтерии;
• Юридические услуги;
• Исполнение логистических расчетов;
• Поиск и подбор кадров;
• Обеспечение IT-сервиса;
• Клининг (поддержание санитарно-гигиенических норм, технического обслуживание и бытовой безопасности);
• Продажа товара и его реализация;
• Маркетинг и рекламирование;
• Менеджмент;
• Печать полиграфии и работа с офисной документацией;
• Управление контакт-центрами (call-центрами).

Как открыть аутсорсинговую компанию?

Бизнес-план аутсорсинга предусматривает несколько важных особенностей, от которых зависит вся деятельность предприятия.

Регистрация

Чтобы открыть аутсорсинговую компанию с нуля требуется регистрация с открытием учета в налоговой службе и Пенсионном фонде. Выбираете подходящее название в зависимости от направления агентства и форму предприятия (ИП или ООО).

Материально-техническая база

Для открытия потребуется совсем немного инвестировать в материальное обеспечение предприятия:

• Аренда просторного офиса (желательно в бизнес-центре города);
• Если потребуется, провести ремонт в помещении для придания ему презентабельного вида;
• Закупить офисную мебель;
• Обеспечить сотрудников персональными ПК, копировальной техникой, канцелярскими принадлежностями;
• Наладить телефонную связь, хороший Интернет и приобрести необходимое программное обеспечение.

Персонал

Требуется подобрать квалифицированных работников, которые будут выполнять задачи на профессиональном уровне. От того насколько хорошо они подготовлены зависит “доброе имя” фирмы и доверие клиентов.

Советы по управлению:

1. Для начала лучше заняться одним видом деятельности узкой направленности. Хорошо подойдет то, в чем вы сами неплохо разбираетесь.
2. Проводить постепенное развитие, со временем расширяясь;
3. Особое внимание уделять составлению договора. Не пренебрегайте консультациями. Практически идеальным решение будет нанять штатного юриста для такой работы.
4. Ответственно подойти к рекламному продвижению. От этого зависит сколько клиентов обратятся к Вам за услугами;
5. Презентабельное обустройство офиса. Желательно разделить его на помещения для приема клиентов и работы специалистов. Хороший офис вызывает доверие и привлекает новых клиентов;
6. Тщательно обдумайте название. Это лицо компании. Оно может быть любым, но лучше выбрать что-то запоминающееся и благозвучное, подходящее к профильному вектору агентства.

Рекламная кампания

Доход и развитие агентства целиком зависит от количества клиентов. В первое время желательно заручится доверием нескольких постоянных клиентов, которые будут постоянно обращаться в компанию за услугами

Рекламирование поможет быстрее добиться окупаемости бизнес-проекта. Для этого можно использовать такие методы:

• Использование газетной и телевизионной рекламы;
• Печать полиграфии для распространения между клиентами (брошюры, визитки, плакаты);
• Открыть веб-сайт фирмы. На нем должны быть каталог продаваемых услуг, подробное описание компании, её преимущества и клиентский сервис (страница с отзывами, информационная поддержка);
• Размещение рекламы в Интернете о себе на различных ресурсах, форумах и в социальных сетях;
• Продвижение за счет клиентов. Довольные качеством клиенты обязательно посоветуют услуги фирмы своим знакомым и партнерам.

Франшиза в аутсорсинге как альтернативный вариант

Использование торговой марки уже известного бренда — это суть покупки франшизы. Например, как открыть аутсорсинговую компанию по бухгалтерскому учету с уменьшенным риском? Компания собственник предоставляет налаженную схему работы, широкую клиентскую базу и раскрученный бренд. Можно сказать, что вы покупаете готовый бизнес-план аутсорсинговой компании, где все мельчайшие детали уже предусмотрены. Остается только использовать готовый инструмент получения прибыли.

Бизнес аутсорсинг безусловно пользуется спросом и является одним из очень перспективных направлений для открытия собственного дела. Не требуя больших затрат на открытие, при правильном управлении и поддержании хорошей репутации, можно достигнуть значительных показателей уже через год работы. А так как эта сфера деятельности пока еще не полностью освоена отечественным рынком, есть возможность занять свою нишу и приступить к постепенному развитию успешного бизнеса.

Источник