Как организовать свою фирму по организации мероприятий

Как открыть агентство по организации праздников?

Агентство по организации праздников – 2 риска, которые могут лишить прибыли + 3 схемы работы с персоналом + 5 эффективных методов рекламы для агентства.

► Капитальные вложения в агентство: 150 000 рублей.
► Сроки окупаемости агентства: от 8 месяцев.

Агентство по организации праздников – уже давно не то направление бизнеса, которое ориентировано исключительно на VIP-категорию клиентов.

Спрос на различные мероприятия настолько вырос, что заставил образоваться обширную нишу на рынке услуг.

И каждый желающий может попробовать занять в yней свое место.

И все же: вы далеко не первый, кто решил зарабатывать на праздниках.

Как стать успешным?

Можно ли создать бизнес с минимальными вложениями?

Или для успеха нужен целый штат профессионалов всех мастей и дорогое оборудование?

Ответы вы найдете ниже.

Анализ возможности открыть агентство организации праздников

Перед тем, как открыть агентство по организации праздников, важно «прощупать почву» в своем регионе.

Высокая конкуренция – явление повсеместное.

Однако некоторые могут стать чуть ли не монополистами в своем маленьком городке.

В таком положении дел есть и свой минус: иногда услуга не «возникает» просто потому, что в ней нет потребности.

Так что не поленитесь оценить спрос в городе, потребности населения, его платежеспособность.

Определитесь со списком услуг и составьте детальный портрет своего «целевого клиента».

Если вам «повезло» иметь конкурентов, вы можете проанализировать их работу под видом посетителей.

На что нужно обратить внимание:

1. Список услуг и их востребованность.
2. Отзывы клиентов о проведенных праздниках.
3. Качество видео- и фотоотчетов.
4. Прайс на услуги агентства праздников.
5. Возможные недостатки и явные сильные стороны.

Какие нужны документы, чтобы открыть агентство по организации детских праздников?

Без нужных бумажек стоит только «тестировать нишу», но никак не вести активную деятельность агентства организации детских и взрослых праздников.

Это не только негативно скажется на образе и престиже, но также помешает заключать трудовые соглашения и может повлечь штрафы от налоговой службы.

В худшем случае – агентство закроют.

Так что потратьте некоторое время и средства, чтобы зарегистрироваться как ИП (для работы исключительно с частными лицами) или ООО (для обслуживания юр.лиц, учреждений).

Что касается выбора кода ОКВЭД, основной – 90.01.

Из второстепенных можно указать 59.11, 90.03 и 59.12.

Получать дополнительные лицензии и разрешения необходимости нет.

Более того, агентство по организации праздников может не использовать кассовый аппарат.

А вот выбирать название нужно вдумчиво.

В данном бизнесе «имя» играет особенно важную роль.

Правильно выбираем помещение для своего агенства

Согласитесь, это крупная статья экономии.

Однако встречи с клиентами «на нейтральной территории» — это не совсем удобно, к тому же не очень солидно.

Если вы готовы выделять некоторую сумму на аренду, выбирайте помещение с площадью не менее 50 кв.м.

Такой территории должно быть достаточно для разделения на три зоны:

• рабочее место менеджера по продажам;
• клиентская зона;
• место для хранения аппаратуры и костюмов.

Открытие агентства по организации праздников с минимальным оснащением

Но если вы планируете стартовать «по серьезному» и будете обустраивать отдельное рабочее место в арендованном офисе, потребуется такой набор оборудования:

Статья расходов	Сумма (руб.)
Итого:	39 000 руб.
Стол и стул для менеджера по продажам	7 000
Диванчик и стол для клиентов	11 000
Ноутбук	15 000
Wi-Fi роутер	3 000
Мобильный телефон	3 000

Подбор персонала

Именно они являются ключевым звеном: занимаются разработкой идей, контактируют с клиентами, оформляют обстановку, создают или покупают реквизит и прочее.

Число сотрудников конкретно вашей фирмы зависит от списка услуг, которые планируете оказывать.

Можно выделить три схемы организации работы агентства детских и прочих праздников:

Крупное агентство имеет свой обширный штат специалистов всевозможных направлений, и самостоятельно организует любой праздник «под ключ».

Требует значительных финансовых вливаний и трудозатрат на старте.

«На балансе» фирмы никто не числится, а работники подбираются под конкретное мероприятие.

Работать с подрядчиками предпочитает большинство начинающих владельцев агентств праздников, ведь этот вариант самый финансово доступный.

Но есть в этой бочке меда и ложки дегтя:

• подрядчик работает сам по себе, потому вы не можете гарантировать, что все пройдет гладко;
• средняя наценка на такие услуги – до 15%; именно такой максимальный размер прибыли от мероприятия получит агентство праздников.

Самым стабильным и распространенным вариантом работы все же является сочетание двух приведенных выше вариантов: наличие нескольких ключевых сотрудников в штате и привлечение подрядчиков для других услуг.

«Со стороны» нанимают танцоров, фокусников, клоунов, дрессировщиков – то есть всех тех, кто не будет требоваться регулярно.

А вот в штат обычно достаточно нанять троих людей.

Штат небольшого агентства по организации праздников может быть таким:

Должность	Обязанности	Оклад (руб.)
Итого:	30 000 + %
Менеджер по продажам	Часто предприниматели сами выполняют эти функции (привлечение клиентов, общение с ними). Однако привлечение сотрудника «со стороны» с опытом, позволит получить некоторое кол-во его постоянных заказчиков как бонус.	10 000 + %
Оформитель	Заниматься декорированием праздников, созданием праздничной атрибутики. Может работать подрядчиком для других фирм, принося вашему агентству доп.доход.	5 000 + %
Водитель	Привозить и забирать подрядчиков, сотрудников, оборудование.	15 000

Поиск подрядчиков для агентства по праздникам

Ведущий – человек, на котором будет «держаться» праздник.

Он должен находить подход к любому гостю, следить, чтобы никто не заскучал, уметь разрешить конфликтные ситуации в зачатке.

Перед праздником он проводит серьезную подготовительную работу, разрабатывает персональный сценарии, детали.

Часто от поведения этого человека зависит мнение, которое сложится обо всей вашей фирме в целом у тех, кто присутствует на празднике.

Потому важно выбрать 2-3 надежных подрядчика и сотрудничать с ними на постоянной основе.

Условно можно определить три категории ведущих:

Начинающие ведущие или, наоборот, люди «в возрасте».

Как правило, не отличаются креативом.

Найти таких людей можно в ближайшем ДК или на сайтах объявлений.

Нередко у таких профи есть собственная база клиентов.

Часто «находятся» сами – присылают свои резюме.

Ведущие, которые занимаются только крупными праздникам.

Расценки, соответственно, высокие – от 30 000 рублей за мероприятие.

Стоит искать на специализированных форумах или воспользоваться рекомендациями других агентств праздников.

Артисты и различные шоу-программы найти легко: все они имеют персональные сайты или хотя бы публикуют информацию о себе на форумах и сайтах объявлений.

Обязательно смотрите портфолио, перед тем, как нанять подрядчиков на праздник.

Для большинства важно наличие видео, которое будет демонстрировать работу «вживую».

Также не поленитесь изучить отзывы о качестве предоставленных услуг в интернете.

Как рекламировать свое агентство по организации праздников?

В зависимости от списка предоставляемых услуг, это могут быть родители (детские праздники), корпорации, молодожены, именинники со средним и выше среднего уровнем достатка.

Для продвижения фирмы по организации праздников, используйте такие методы:

Закажите дизайнерам разработку буклета с кратким описанием услуг и визиток.

Эти материалы нужно распространять в тех местах, где бывает ваша целевая аудитория.

Создайте персональный сайт, но не жалейте на это финансов.

Тексты должны быть грамотными и продающими, фото – качественными, цены – актуальными.

В дальнейшем вы можете нанять специалиста для продвижения ресурса – это дает значительный прирост клиентов.

Подключитесь к проведению благотворительной ярмарки или устройте праздник для детей в городском парке.

Это повысит узнаваемость имени.
Станьте участником форумов по организации и проведению праздников, а также активно общайтесь на сайтах для родителей (если вы организовываете детские мероприятия), на ресурсах о свадьбах (если ЦА – молодожены).

Не забывайте фотографировать праздники, которые проводите, снимать видео-нарезки.

Этот материал используйте для регулярного обновления портфолио.

Конечно, лучший рекламный метод для любого бизнеса – «сарафанное радио».

Чтобы вас рекомендовали друзьям, никогда не «халтурьте».

Одна неудачная ситуация может стать пятном на репутации.

Выполняйте работу качественно, и информация о вас будет распространяться.

Сколько денег потребуется, чтобы открыть такое агентство?

Размер стартового капитала зависит от списка услуг, формы сотрудничества с исполнителями, набора оборудования.

Рассмотрим статьи расходов для организации среднестатистической фирмы.

Капитальные вложения в дело

Статья расходов	Сумма (руб.)
Итого:	150 000 руб.
Покупка ноутбука, принтера, мобильника	39 000
Приобретение музыкального оборудования	60 000
Регистрация бизнеса	5 000
Полиграфия (визитки, буклеты)	6 000
Создание сайта	30 000
Непредвиденные расходы	10 000

Регулярные вложения в бизнес

В процессе масштабирования бизнеса регулярные траты на бизнес могут расти в геометрической прогрессии.

Однако в первые месяцы сумма может быть сравнительно скромной:

Статья расходов	Сумма (руб.)
Итого:	60 000 руб.
Инвестиции в работу и продвижение сайта	3 000
Рекламная кампания	5 000
Зарплата штатным сотрудникам	30 000
Аренда офиса (если необходим)	15 000
Расходные материалы (канцтовары, декор)	1 000
Непредвиденные траты	6 000

Сроки окупаемости агентства по проведению праздников

Однако постепенно прибыль будет расти (займет это 6-7 месяцев).

Оценим потенциальную прибыль спустя полгода работы фирмы:

• 4-6 мероприятий/месяц;
• «средний чек» — 50 000 руб.;
• среднестатистический доход – 200 000-300 000 руб./месяц;
• сумма прибыли – от 140 000 руб./месяц.

С такими показателями event-агентство может окупиться уже через 7-12 месяцев.

Главное, добиться стабильного потока клиентов и повышать средний чек.

Своим опытом открытия и ведения бизнеса по организации праздников

делится успешный российский предприниматель в видео:

Потенциальные риски для бизнеса в event-сфере

Зависимость спроса от сезона.

Этот риск более характерен для агентств детских праздников и ориентированных на корпоративного клиента.

Так как большая активность этих категорий приходится на новогодний период.

Регулярные непредвиденные ситуации.

Каждое мероприятие «строится» с нуля.

Потому предугадать все проколы просто невозможно.

Артисты, попавшие в пробку, отключение электричества, перепутанные сценарии – возможно все.

Подготовиться к этому нельзя, но можно развивать навык быстро и с улыбкой решать любые сложности.

Агентство по организации праздников – одна из особо актуальных бизнес-идей для нашего времени.

Праздновать стильно и с размахом стало не просто модной тенденцией, а даже неотъемлемым атрибутом.

То, что раньше казалось прихотью «богачей», теперь активно используют люди и со средним достатком.

Потому, несмотря на все растущую конкуренцию, место для вхождения новых «игроков» на рынке ивент-услуг остается.

Источник

5 этапов запуска бизнеса по организации и проведении мероприятий

Организация и проведение мероприятий, как бизнес: плюсы и минусы запуска бизнеса + 6 шагов по регистрации проекта + ОКВЭД + 3 формата запуска + список услуг агентства + решение производственных моментов + 4 эффективных метода рекламы бизнеса + расходная часть

Организация праздников для человека, который в этом деле не разбирается, — настоящая проблема. В дополнение к стандартным нюансам, возникает ряд неудобств, связанных с нынешней пандемией короны. Обращение к сторонним организациям за помощью в решении вопроса становится не желанием, а необходимостью.

В сегодняшней статье мы рассмотрим организацию и проведение мероприятий, как бизнес. О нюансах и этапах запуска данного проекта будет рассказано во всех подробностях далее.

Актуальность запуска бизнеса по организации и проведений мероприятий

Если рассматривать нишу на английский лад, то организацией и проведением мероприятий в нашей стране сейчас занимаются Event-агентства. В своем старом проявлении – это коммерческие предприятия со штатом сотрудников и тамадами в качестве основной движущей силы праздников. Сама компания контролировала организационные мелочи, а тамада выполнял роль ведущего.

По мере европеизации в нашей стране, классические конторы отошли на второй план или переименовались в ивент-агентства. Подобные агентства могут работать по 2 схемам – напрямую или через посредников . Во втором случае организация выступает в качестве среднего звена между заказчиками и творческими личностями, желающими подзаработать. Детальнее о плюсах и минусах подобного бизнеса расскажем в таблице ниже.

Достоинства бизнеса	Недостатки направления
Низкий порог вхождения в нишу бизнеса. Человек избавляется от существенного кредитного ярма еще на старте проекта.	Конкуренция. Рынок по РФ уже имеет состоявшуюся аудиторию почти по каждому из крупных и средних городов. Выбиться в топ новичку может быть очень сложно.
Маленький штат сотрудников. Заниматься бизнесом может даже всего один человек.	Зависимость от числа жителей. Спрос на услуги стабильно высок в городах от 500 000 человек. В мелких городках открывать такой бизнес бессмысленно.
Экономическая свобода в выборе специализации + краткие сроки окупаемости.
Минимум рисков с издержками. Подобные организации работают по полной предоплате. Даже при некачественном мероприятии и негативе со стороны заказчика, дальше негативного отзыва дело не пойдет.	Сезонность бизнеса. Если речь о крупных государственных праздниках, то здесь будет прослеживаться волнообразная тенденция. Больший спрос наблюдается летом и осенью.

Работать по направлению рекомендуется энергичным личностям с ярко выраженными творческими склонностями. При таком раскладе бизнес будет приносить не только деньги, но и удовольствие от самого процесса.

Этапы реализации бизнеса по организации и проведении мероприятий

1) Регистрация проекта

Для открытия агентства по организации и проведению мероприятий не требуется специальных лицензий либо специализированной разрешительной документации. Исключением служит только деятельность, которая может быть потенциально опасной для жизни человека. Например, роуп-джампинг или прыжки с парашютом.

Важно: если вы ориентируетесь на корпоративных клиентов, то нужно регистрировать ООО. Индивидуальный предприниматель не имеет доступа к крупным коммерческим заказам, из-за чего целевая аудитория существенно уменьшается.

Заниматься регистрацией ООО можно как самостоятельно, так и через специализированные агентства-регистраторы. Во втором случае придется выложить от 2 000 до 15 000 рублей в зависимости от скорости оформления дела.

1. Подготовка протокола решения о создании. Если в ООО несколько участников, требуется организация собрания учредителей.
2. Оформление заявления на регистрацию. В документе указывается место размещения компании и коды деятельности.
3. Внесение уставного капитала в размере 10 000 рублей. Деньги нужно положить на счет организации в течении первых 4 месяцев с момента регистрации.
4. Определиться с названием.
5. Оплата государственной пошлины в размере 4 000 рублей. При оформлении через сайт услуг ФНС данный взнос не взимается.
6. Уведомляем о выбранной системе налогообложения.

Сроки регистрации ООО от 3 до 5 суток. По завершению владельцу бизнеса советуется изготовить печать и открыть расчетный счет в банке. Из-за специфики бизнеса советуется открывать агентство с созвучным и ярким названием – это облегчит рекламу + сделает бизнес более узнаваемым в рамках региона распространения.

ОКВЭД	Тип деятельности
90.1	Искусство исполнительного типа Группа включает деятельность ансамблей, театральных групп, организацию концертов и прочее. В коде предусмотрен пункт и для частников
90.2	Вспомогательная деятельность исполнительного типа, а именно работа продюсеров, режиссеров, монтажеров декораций и прочих вакансий по направления.
90.3	Художественное творчество. Деятельность охватывает работу писателей и независимых журналистов.
93.29	Зрелищно-развлекательный тип деятельности. Состоит из видеоигр, прокат транспорта, прокат оборудования по отдыху, работа на ярмарках или шоу, кукольные театры, тиры, фейерверки и прочее.
59.12	Деятельность в области компоновки + монтажа кинофильмов, видео и телевизионных программ.

Чем шире спектр услуг со стороны агентства, тем больше потребуется указать кодов деятельности. Окончательный список можно расширить в любой момент, но, чтобы не переплачивать лишние деньги, советуется оглашать весь список на момент регистрации ООО.

2) Форма запуска + определение спектра услуг

Форма запуска	Особенности
Продюсерская студия	Агентство самостоятельно запускает какое-либо мероприятие с целью раскрутки заказчика и прочих спонсоров. Происходит продажа билетов, реклама в СМИ и другие акции по раскрутке мероприятия. Основная область работы такого проекта – выполнение частных заказов.
PR-агентство	Основная задача — формирование общественного мнения. По сути немного отличается от классического ивент-агентства, ибо задача не «дарить радость», а заставлять их одобрять других.
BTL	Организации, которые занимаются продвижением товаров или услуг за счет торжественной подачи. Особенности направления – минимум рекламы и локализованность.

В зависимости от выбранного формата, разнится и целевая аудитория агентства. Почти 50% заказчиков будут составлять частные лица, остальная половина за коммерческими заказами. На страте долевое отношение оговоренных параметров будет составлять 10% к 90% в сторону частников, но по мере раскрутки, распределение сможет достигнуть отношения 80% к 20% в сторону корпоративных заказов. Детальнее изучить аудиторию поможет SWOT-анализ.

Теперь о перечне услуг. Тут следует выделить основной список и дополнительный.

Основные услуги	Вспомогательные услуги
Праздники корпоративного типа	Букеты на заказ
Тематические квесты (виртуальные также зайдут)	Составление меню для праздников
Организация свадебных церемоний	Покупка продуктов и напитков для мероприятий
Услуги художника для портретов и шаржей	Помощь повара
Мероприятия для детей	Помощь официантов
Технологические «приколы» — светящиеся костюмы, механизация и прочее	Торжественное оформление столов
Индивидуальные заказы праздников	Украшательства для помещений
Цирковые номера	Украшательства автомобилей
Проведение вечеров досуга	Музыкальное сопровождение праздника
Цирковые номера (фокусы, клоуны)	Фотосъемка и монтаж видео
Организация конференций и семинарных занятий — и здесь никак не обойтись без качественных канцтоваров, которые предлагает и поставляет известная и популярная фирма https://vanco.com.ua	Культурна программа
Мастер-классы	Фейерверки

Список основных и вспомогательных услуг можно расширить еще больше. Окончательный вердикт выносится на основании закупленного оборудования и количества нанятого персонала, который наняло агентство для воплощения проекта в жизнь.

3) Производственные моменты

При запуске мелкой компании, организовать мини-офис можно у себя на дому, хотя при найме сотрудников данный вариант отпадет автоматически. Помещение для ивент-агентства по площади должно составлять от 50 квадратов. Также потребуется оформить 3 зоны – отдел реализаций услуги, подсобка и переговорная . Выбирайте место с максимальной проходимостью, желательно в центральной части города, где постоянно много траффика.

Какое оборудование потребуется:

• персональные компьютеры для администрации и менеджера;
• телефон + факс;
• принтер;
• плазма;
• мебель в приемную – диванчик, кресла, стойка и прочее;
• чайник;
• кофеварка.

В дополнение может идти различная тематическая атрибутика. Если агентство работает в сфере детских праздников, можно закупиться базовым оборудованием для проведения дней рождения и прочих мероприятий с детской аудиторией.

При работе с корпоративными клиентами нужно в первую очередь потратиться на качественное звуковое оборудование. Стоимость колонок, микшера, пульта ди-джея и прочих мелочей для проведения громких мероприятий составит от 100 000 рублей. С целью экономии можно закупиться бывшим в употреблении товаром, или вовсе арендовать на пару месяцев, пока не удастся отбить стартовые вложения и выйти в плюс.

Набор персонала в ивент-агентство:

1. Менеджер. На плечи работника ложатся все переговоры и обработка заявок на проведение мероприятий. В сезон таких заявок может быть больше 20 в сутки, и умело разобраться с каждой сможет далеко не каждый. Проводите жесткий отбор и закрывайте вакансию только профессионалами своего дела. Оплата у менеджера, как правило, сдельная — ставка + 5%-15% от заработка с каждого заказа.
2. Оформитель. Человек с задатками дизайнера. В обязанности входит качественное оформление залов для будущих мероприятий, которые принял в обработку менеджер. Оплата, как и предыдущей вакансии, сдельная – ставка + процент от заказа.
3. Тамада-ведущий. Неотъемлемая часть любого мероприятия. Вакансия может быть, как постоянная (если заказов много всегда) итак и договорной. Во втором случае удастся сэкономить до 40% от заработной платы.
4. Водитель. Ищите человека с собственным авто. Обязанность работника одна –доставка коллектива на место проведения мероприятия. Заработок водителя фиксированный – от 13 000 до 20 000 рублей.

Мы же понимаем, что организация мероприятий не обойдется без творческих личностей. Нанимать музыкантов, художников и прочих людей на постоянку не рационально, ибо переплата за простой будет колоссальной. Здесь следует делать упор на договорные отношения. К примеру, делать предварительный заказ музыкальной группы с почасовой оплатой. В большом шоу-бизе все работают только через аутсорсинг.

Обратите внимание: при сдельной работе не нужно слишком увлекаться наценкой. Если танцевальный коллектив просит 5 000 рублей за выступление, это не значит, что заказчику можно выдвигать ценник в 10 000 рублей. Тот попросту отменит заказ, и наймет коллектив напрямую.

Оптимальным значением прайса считается 15%-20% поверх основной суммы заказа. Полученные деньги перекрывают ежемесячную расходную часть + дают неплохой чистый заработок непосредственно предпринимателю, который данную идею запустил.

Разбор нюансов по запуску ивент-агентства с нуля:

4) Реклама + финансовая часть проекта

Event-агентство относится к бизнес-направлениям, которые без существенной рекламной кампании являются пустышками без светлого будущего. Начинать раскрутку бизнеса следует еще до его официального представления . Специалисты советуют запускать слухи о новом игроке в нише еще за месяц до запуска – на момент открытия можно будет сразу получить небольшую базу клиентов. О методах продвижения расскажем в таблице ниже.

Метожд	Суть	Эффективность (из 5 ★)
Сайт	Имеется в виду личный сайт-визитка. Так как деятельность всем своим видом намекает на эффектность, то и ресурс должен вызывать «Вау» -эффект. Услугу по разработке сайта под ключ можно по адекватной цене заказать на фриланс-площадках.	★★★★★
Промо-акции	Штат ивент-агентства состоит из ярких и неординарных личностей (другим там делать нечего). Если сесть за «круглый стол» и обсудить вариации акционных предложений, можно получить вполне приемлемый результат.	★★★★
Соцсети	В 21 веке большинство целевой аудитории агентств по организации и проведению мероприятий сидят в социальных сетях. Пара страничек в ВК, Инстаграм и Faceboook привлекут внимание ЦА и пропиарят ТМ среди жителей города.	★★★★
«Сарафанное радио»	Слухами живет этот мир. Если ваше агентство предоставило качественную услугу коммерческой организации, предприниматель получит не только одобрение в качестве отзыва, но и друзей заказчика в качестве бонуса.	★★★★★

Не стоит брезговать и классической рекламой – тематическое оформление вывески и витрин, полиграфический раздаточный материал, растяжки, билборды, благотворительные акции ну и холодные звонки.

Статья расходов	Размер, ₽
Всего:	470 000
Регистрация бизнеса	20 000
Аренда помещения и ремонт	80 000
Закупка оборудования	200 000
ФОТ	80 000
Налоги	20 000
Реклама	50 000
Прочее	20 000

Расходная часть составит порядка 500 000 рублей. В отношении доходной составляющей, организация и проведение мероприятий, как бизнес, может обогатить бизнесмена на 80 000 рублей в месяц и более. Таким образом, окупаемость проекта наступит спустя 6 месяцев.

Источник