Как организовать свою деятельность чтобы она была успешной

Инвестиционный портал

Всегда выбирайте самый трудный путь — на нем вы не встретите конкурентов

Главная
1. Статьи
2. 15 эффективных советов как организовать себя и свое время

15 эффективных советов как организовать себя и свое время

Время любит жесткие рамки, поэтому организация и планирование повседневных и рабочих дел является неотъемлемым шагом на пути к успеху. Эффективный тайм менеджмент поможет успевать всегда и везде, не оставлять невыполненных дел на завтра, а также придаст несколько часиков для заслуженного отдыха. 15 простых и эффективных советов решат основную проблему — нехватку времени.

1. Планирование — основной шаг в организации времени

Без четкого планирования эффективность дел будет очень низкой, а часы побегут сквозь пальцы как песок. И планирования в уме тоже не выход, ведь забыть о деле очень легко — это человеческий фактор. Поэтому в помощь вам придет, в первую очередь, обычный блокнот. Главное, чтобы ваши планы и цели были записаны на бумаге. Считайте, что без записи их просто не существует. Спланируйте день заранее. Записывайте в блокнот тезисами список всех дел на день, включая пробуждения, время на умывание и подготовку к выходу из дома. Смотрите записи в блокноте за завтраком и в течение всего дня. Не забывайте записывать новые дела и вычеркивать уже сделаны. Такие записи покажут, что вы успели сделать в течение дня и не провели ли вы свое время впустую, а также повысят эффективность работы на 30%. В конце дня вы сможете с улыбкой взглянуть на обширный список сделанных дел и гордиться собой.

При планировании помогут также календари, записи на рабочем столе в ноутбуке или планшете, заметки и напоминания в мобильном телефоне. Хорошим способом напомнить о важных делах будут цветные наклейки на видных местах, специальные доски для записей и тому подобное. Современные технологии позволяют быстро и просто спланировать свое время и организовать себя с помощью различных онлайн-сервисов и программ. Такими помощниками являются онлайн-органайзеры Evernote, Google Calendar, Todoist, Wunderlist и другие. Эти программы позволяют вести блокноты и календари, размещать записи на рабочем столе ПК или мобильного устройства. С помощью вышеперечисленных программ можно планировать дела, получать напоминания о поставленных задачах и даже позволяют доступ для нескольких пользователей, чтобы вы могли ставить задачи другим.

Для совместной работы и совместного планирования времени в помощь придут таск-менеджеры. Такие онлайн-сервисы помогут ставить, обсуждать и планировать задачи. Таск-менеджерами являются сервисы Wrike, Teambox, Teamer, Podio, Trello и другие. Эти сервисы являются бесплатными и удобными в общем пользовании.

2. Научитесь расставлять приоритеты

Разделите свои дела на категории. Такими категориями могут быть срочные дела, важные дела, дела, которые не подлежат переносу, дела которые могут подождать, и тому подобное. Если хвататься за все и сразу — вы не успеете ничего. Не тратьте драгоценное время на мелочные и ненужные дела. Отмечайте категории дел разными цветами, пометками, чтобы всегда видеть, что нужно сделать, а что можно отложить на другой день. Это второй шаг в планировании времени и организации себя, который в сочетании с первым увеличивает эффективность работы до 40%.

Оригинальным способом избежать хаоса мыслей и расставить приоритеты в делах — это ментальные карты, или как их еще называют «карты мыслей». С помощью таких карт вы сможете графически отобразить свои планы и задачи, расставить их в виде диаграммы, дерева или веток, разместив задания от основных к второстепенным. Вы сможете создать собственную карту для организации времени, распечатать ее и прикрепить на видном месте. Создать ментальную карту можно на сервисах Mindomo, Mind42, Bubbl.us.

Обратите внимание! Составляйте список дел, которые реально выполнить. Не делайте ваше время резиновым и не ставьте себе заоблачных целей. Иначе ваш план будет вгонять вас в депрессию, а он должен мотивировать!

3. Ставьте конкретные цели

Выполнение каждого задания имеет какую-то цель при завершении. Ее нужно конкретно сформулировать. В этом помогут критерии постановки цели системы SMART. Эта система является определенной методикой, которая учит ставить цели и правильно их достигать. Каждая буква названия системы расшифровывается как характеристика цели и рассказывает о том, какой должна быть цель, чтобы ее можно было реализовать. Итак, ваша цель должна быть:

— конкретной (направленной на один аспект из одной области),

— измеримой (чтобы измерять прогресс),

— назначаемой (должна указывать на того, кто отвечает за результат цели),

— реальной (учет ресурсов и возможности выполнения поставленной цели)

— связанной со временем (четко сформирован дедлайн достижения цели).

4. Учтите потребности организма

Прислушайтесь к потребностям своего организма, вычислите собственные биоритмы. Узнайте когда у вас пик эффективности, а когда спад и по отношению к этим биоритмов выполняйте поставленные задачи. Сложные дела выполняйте в пик эффективности, а при спаде энергии и эффективности сможете выполнять легче. Чтобы рассчитать биоритмы собственного организма, не нужны специальные исследования и сложные техники. Просто отследите, когда вам трудно выполнять дела, а когда вы чувствуете прилив энергии и вам легко их выполнять, в какое время суток вам легче это делать. После расчета вы сможете составить режим работы, удобный для вашего организма.

И впоследствии работа станет более приятной, и не будет казаться такой тяжелой.

5. Сконцентрируйтесь на задаче

Во время выполнения заданий мы можем отвлекаться на множество дел — посиделки в социальных сетях, рекламу на ТВ, разговор с коллегами или друзьями, телефонные звонки. Это все пожирает время и растягивает выполнения задач. Концентрируйтесь на деле, которое делаете от начала до конца и обязательно определите дедлайн. Так вы быстрее выполните одну задачу, сможете несколько минут отдохнуть и успеете сделать еще много других дел.

Составьте черный список мелочей, которые вас отвлекают от основного дела, и всегда просматривайте его.

6. Всегда мотивируйте себя

Выполнение дел всегда имеет какой-то результат. Пусть этот результат будет вознаграждением и мотивацией перед началом выполнения задания. Самомотивация не только поднимает настроение и вдохновляет, но и увеличивает эффективность и качество труда.

7. Научитесь говорить другим людям слово «нет»

Научитесь говорить людям, которые используют вас и ваше время «нет». Это волшебное слово освободит не один час в рабочем дне. Ведь некоторые люди ищут на кого можно бросить свою работу, поэтому будьте исполнителями чужой и ненужной вам работы.

8. Удобно обустройте рабочее место

Правильный и мягкий свет, удобное кресло, чистый рабочий стол — все это имеет большое значение не только для удобства в работе, но и для ее эффективности. Ведь работать, когда вокруг беспорядок и неудобства невозможно.

Также психологи советуют соблюдать правило «закрытых дверей». То есть, работать в отдельной комнате, в которой вас никто не будет беспокоить. А еще лучше работать в офисе, где отвлекающих моментов будет намного меньше, чем дома.

9. Забудьте о работе после ее выполнения

Научите свой мозг переключаться с работы на отдых. Не думайте о незавершенных или завтрашних делах вне работы. Ваш мозг не может быть в постоянном напряжении, а организм в постоянном стрессе — это снижает эффективность работы в течение всей недели. Переключайтесь на домашние дела, когда возвращаетесь с рабочего места, дайте вашей голове освободиться от ненужных мыслей. Заканчивайте рабочий день с друзьями, любимыми или семьей, набирайтесь положительных эмоций на следующий день, и тогда ваша эффективность повысится до 20%.

10. Работайте не более 8 часов в день и не забывайте об отдыхе

Всей работе не переделаешь, а всех денег не заработаешь. Поэтому старайтесь работать не более 8 часов в день, если вы не хотите «сгореть». Организм каждого человека требует сочетания работы и отдыха. Не забывайте во время работы делать перерывы, а после каждого выполненного задания порадуйте себя чашечкой ароматного кофе или чая, или просто выйдите на улицу и подышите свежим воздухом.

А в конце недели не забудьте взять выходной, чтобы набраться творческого вдохновения и сил для выполнения поставленных задач на начало рабочей недели. Не сидите в офисе круглосуточно, пытаясь сделать больше чем нужно, и больше чем вы можете. Это только займет у вас энергию и снизит эффективность работы.

11. Не отказывайтесь от помощников

Если у вас есть возможность поделиться с кем-то вашей задачей — не отказывайтесь от помощи.

Ни один успешный бизнесмен не выполняет все дела самостоятельно, для этого есть секретари и помощники. Если вы можете найти специалиста, который сделает ваше дело качественнее и быстрее — не думайте, а отдавайте ему свою задачу. Это сэкономит ваше время и силы.

12. Не забывайте об автоматизации работы

В наше время немало дел и задач можно автоматизировать с помощью технологий. Начнем с очень простого — проверки электронной почты. Если вы каждый день вынуждены проверять свою «электронку», автоматизируйте задачу – установите программу оповещения о новых сообщениях на мобильный телефон. Так вы всегда будете в курсе новых сообщений, всегда вовремя будете читать важные письма, а также на вашей электронной почте не будут накапливаться непрочитанные письма.

13. Разработайте свой алгоритм действий

Каждый человек выполняет задачи по своей методике, так как ему удобнее и эффективнее. Разработайте собственную методику выполнения задач с учетом всех вышеперечисленных советов, отработайте ее и пользуйтесь ею при ежедневном выполнении поставленных задач.

14. Организуйте систему хранения информации

Если информация, необходимая для вашей работы находится на бумаге – сортируйте ее по папкам, в алфавитном порядке или по отраслям информации. Если же вы обычно работаете с электронными носителями, организуйте их работу. Посчитайте сколько времени у вас занимает поиск того или иного необходимого для работы файла, удаляйте ненужную информацию, сортируйте папки с информацией, укомплектуйте все папки. Это сэкономит время при поиске информации и облегчит вашу работу.

15. Поборите свою лень

Лень — главный враг в работе. Через нее много задач так и остаются невыполненными. Научитесь бороться с этой «черной дырой». Поднимайтесь с постели раньше, беритесь за выполнение заданий утром, выполняйте более сложные задачи в первую очередь и тогда вы быстрее достигнете своей цели.

12 cекретов успешного бизнеса от Билла Гейтса

4 самых эффективных способов общения с клиентами

10 лучших компаний Украины в сфере ІТ за 2016 год

Как заработать на экологическом бизнесе и превратить экологический проект в доход расскажет новый партнер InvestGo24 – Зеленая школа

Бизнес-планирование: 10 полезных советов офисным работникам

Источник

Как организовать свою деятельность эффективно: 10 простых, но работающих советов

В настоящее время существуют сотни книг и тысячи доступных мобильных приложений, позволяющих повысить продуктивность. Тем не менее, самоорганизация может стать для вас жестким и сложным испытанием.

Далеко не каждый человек стремится к упорядоченной жизни, пребывая в восторге от бесконечных списков дел. Этот опыт может быть подавляющим для творческих личностей или для тех, кто не любит тратить время на организацию процесса. Да, люди обладают разными характерами, темпераментом и типом личности. Поэтому нельзя всех без исключения уместить в одни и те же рамки.

Но если существуют лучшие решения для повышения производительности, почему мы не можем воспользоваться их преимуществами? Это облегчит вашу рабочую нагрузку, а не усложнит вашу жизнь. Перед вами 10 лучших советов, позволяющих управлять временем. Взяв их за основу, вы навсегда расстанетесь с прокрастинацией и ленью.

Правильные инструменты для работы

Чтобы освоить азы тайм-менеджмента, вам необходимо запастись правильными инструментами для работы. Впрочем, этот совет пригодится вам во всех сферах жизни, поэтому точно не будет лишним. Потратьте время, чтобы купить хороший ежедневник (я предпочитаю с пронумерованными крупным шрифтом датами и ленточной закладкой), цветные клейкие стикеры, маркеры, блокнот с отрывными листами, хорошую ручку. В обязательном порядке вам понадобится приложение «Календарь» и «Таймер».

Упрощение

Не выбирайте сложные пути, поэтому откажитесь от ведения электронного ежедневника или приложения «Напоминание». По своему опыту знаю, что когда под рукой находятся ежедневник, блокнот и ручка, тратится в два раза меньше времени на заполнение. Еще один очевидный минус гаджетов: пока вы загружаете нужное приложение, вы упустите гениальную мысль, которая только что пришла к вам в голову.

Откажитесь от идеи приобрести умные часы

Умные часы на вашей руке – это не обязательный инструмент для управления временем. Вряд ли этот модный гаджет увеличит ваши интеллектуальные способности в глазах других людей. Но если вы придете на встречу и достанете из сумки стильный ежедневник и ручку, окружающие немедленно подумают о высоком уровне вашего профессионализма.

Держите свое место в чистоте

Отсутствие признаков беспорядка на рабочем столе станет благодатной почвой для достижения целей. Без сожаления расстаньтесь с вещами, которые вы не используете, переместите старые документы в архивные файлы. Творческий беспорядок хорош только при рождении шедевров живописи и поэзии. У чистого рабочего места есть еще один несомненный плюс: вы значительно экономите время на поиски нужных вещей.

Составление списков дел

В течение дня вам предстоит сделать много дел. Какие-то из них будут важными, а какие-то второстепенными. Только представьте, сколько информации придется удерживать вашему мозгу, если вы не будете составлять списки! Терпеть не можете упорядоченность? Упростите себе задачу, не расписывая по времени каждое дело. Это даст возможность сохранять спокойствие и ничего не упустить из вида.

Предварительное планирование

Заранее планируйте свой день. Это позволит сэкономить время и нервы. Даже пятиминутный просмотр записей в ежедневнике позволит избежать стресса и перегруженности. В вашей голове поселится уверенность в том, что вы держите в руках нити управления над своей жизнью.

Ранний подъем

Все мы знаем эту поговорку: кто рано встает, тому Бог подает. Ранние утренние часы могут быть самыми продуктивными. Ваш мозг работает на высокой скорости и еще не перегружен усталостью. Возьмите за правило вставать раньше на час. В это время вы можете сделать что-то полезное для себя или заняться планированием на ясную голову.

Не позволяйте спонтанным событиям вклиниваться в ваши планы

Помните, что ни одно событие не должно вклиниться в ваши существующие планы. Назначайте встречи в соответствии с вашим существующим графиком. Даже если партнеры убеждают вас в срочности мероприятия, вы должны быть непреклонны.

Источник