Как организация может оценить эффективность своих коммуникаций

Методы оценки эффективности коммуникаций

Эффективность коммуникаций — Это отношение результата, полученного от организации коммуникативной деятельности к затратам на его получение. Отражает взаимообусловленность затрат на осуществление коммуникаций и получаемого результата при достижении целей коммуникации. Оценка эффективности коммуникаций может носить как количественный, так и качественный характер. Количественный аспект больше присущ коммерческим коммуникациям и связан с оценкой количественных показателей (например, на сколько изменился объем продаж, доля рынка; определяется эффективность рекламы , то есть отношение полученного в результате рекламы эффекта к рекламным расходам). Количественный характер коммуникаций труднее измерить, так как оценка производится по качественным показателям

На эффективность коммуникаций оказывают влияние: выбор коммуникационных каналов (вертикальные , горизонтальные , восходящие , нисходящие) организация доступа к информации способы передачи информации (вербальные и невербальные) качество информации характеризуется ее полнотой, открытостью, прозрачностью, достоверностью, четкостью формулировок, пониманием передаваемой информации всеми участниками адекватно. качество персонала подразумевает уровень квалификации, диапазон профессиональных компетенций персонала.

Показатели коммуникаций, влияющие на развитие организаций субъекты коммуникационного процесса — отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент); средства коммуникации (слова, картины, графики) а также каналы, по которым передаются сообщения от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио , интернет) предмет коммуникации (какое-то событие, явление) и отображающее его сообщение (статья, распоряжение) эффект коммуникации — последствия коммуникации, выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях

Совершенствование коммуникаций в организации Первый пункт предусматривает техническое обеспечение коммуникационных процессов. Современная организация обязана располагать необходимыми техническими средствами для обмена информацией по вертикали и по горизонтали. Такими средствами могут быть разветвленная внутренняя телефонная связь, компьютерная сеть, система связи по электронной почте с удаленными подразделениями, система видеоконференций. Вторым пунктом необходимо обозначить оптимальную организацию документооборота компании. Создание такой системы должно предусматривать как можно более быстрое прохождение документов от отправителей к получателям. Третий пункт это правильная расстановка фильтров на пути информационных потоков. Такие фильтры должны обеспечивать: адресацию информации по конкретным получателям; сортировку информации по степени важности для получателя; предупреждение информационных перегрузок участников коммуникационного процесса; Четвертый пункт устанавливает порядок работы с внешней информацией. Пятый пункт , касается особенностей речевых межличностных коммуникаций. Руководству необходимо разработать формы таких коммуникаций, отдельно для различных категорий персонала – для топ-менеджеров, для руководителей среднего звена, для рядовых работников и для всего коллектива в целом. Для топ-менеджеров наиболее оптимальным средством обмена информацией будут являться совещания, проводимые регулярно, установленные в принятом распорядке рабочего дня.

Шестой пункт программы предусматривает создание эффективной системы обратной связи, позволяющей, во-первых, контролировать своевременность и адекватность усвоения информации, и, во-вторых, ускорить реакцию руководства на инициативы, исходящие снизу. Обратная связь может быть организована в виде: регулярно проводимых опросов, как менеджеров среднего звена, так и рядовых работников; системы сборов предложений, организованной в виде ящиков для письменных предложений Седьмой пункт, предусматривает политику руководства по отношению к слухам. Желательно, чтобы руководство научилось управлять процессом распространения слухов. Сделать это можно, выявив каналы распространения слухов и поставив их под контроль. Слухи, наносящие вред общей атмосфере компании, должны немедленно пресекаться, публично или путем запуска контр-слуха по тем же каналам. Восьмой пункт , должен содержать мини-программу совершенствования культуры межличностного общения. Речь идет о том, что каждый руководитель должен научиться сам и научить подчиненных четко формулировать задачу, содержащуюся в передаваемой информации, правильно выбирать канал передачи информации, научиться следить за языком собственных поз, жестов и интонаций, научиться грамотно излагать свои мысли, быть открытым к общению.

Заключение

Коммуникабельность – способность человека налаживать деловые контакты, умение слушать и «слышать» собеседника, при этом соблюдая свои интересы.

Быть коммуникабельным – важное свойство, особенно для менеджера по продажам и продавца-консультанта, но и для других специалистов может сыграть важную роль в трудный момент. Расположить к себе работодателя, договориться об изменении трудового договора, быстро «влиться» в сложный коллектив – все это легко сделает коммуникабельный человек.

Является ли коммуникабельность врожденным качеством? Или можно «тренировать» общение с другими людьми, читая психологические книги или участвуя в тренингах? Безусловно, некоторым от природы дано чувствовать собеседника, находиться на одной волне даже с разгневанным клиентом. Но это совсем не означает, что остальным не надо работать над собой, не пытаться установить дружеские отношения с коллегами или соседями по лестничной площадке.

Коммуникабельность, на мой взгляд, в нашем современном мире является важнейшим критерием успешной жизни. Благодаря такому качеству как коммуникабельность, человеку намного проще строить отношения с окружающими его людьми. И это касается в равной степени как межличностных, так и деловых отношений. Потому что к специалистам в области сервиса предъявляются требования не только высокого профессионализма, но и глубокого понимания принципов общения. Специалисты по туризму, музейному сервису, домашнему менеджменту должны в совершенстве уметь квалифицированно вести беседу, в общем, чувствовать себя уверенно как в бытовой, так и в деловой сферах общения.

Список использованной литературы

1. Гойхман, О.Я. Речевая коммуникация/ О.Я. Гойхман, Т.М. Надеина. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 100 с.

2. Русский язык и культура речи: учеб. пособие / Под. ред. О.Я. Гойхман. – М.: ИНФРА – М, 2002. – 187 с.

3. Психология общения: учеб. пособие / А.А. Леонтьев .- 4-е изд. — М.: Академия, 2007. — 368 с.

4. Психология делового общения и управления: учебник /Л.Д. Столяренко .- 5-е издание. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. — 416 с.

5. Евсеева Л.А. Стратегия коммуникативной деятельности за рубежом // Инновации – 2002. — №4. – с. 59-61.

6. Иванов И.А. Инновационный менеджмент: Учебник для вузов. – Ростов-на-Дону: ООО «Издательство БАРО» – ПРЕСС, 2001.

7. Инновационный менеджмент: Учебное пособие / Под. ред. Л.Н. Оголевой – М.: ИФРА — М, 2002.

8. Инновационный менеджмент: Учебник для вузов / С.Д. Ильенкова, Л.М. Гольберг, С.Ю. Ягудин и др.; Под ред. С.Д. Ильенковой. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997.

9. Инновационный менеджмент. Учебник / Под ред. С.Д. Ильенковой, — М.: Юнити, 1997 г.

10. Круглова Ю.Ю. Инновационный менеджмент: Учебное пособие. 2-е изд., доп. – М.: Издательство РДЛ, 2001.

11. Радионова С. П., Радианов Н. В. Оценка инвестиционных ресурсов предприятий (инновационный аспект). СПб: «Альфа», 2001.

Источник

Оценка эффективности комплекса коммуникаций

Вы будете перенаправлены на Автор24

Понятие и сущность эффективности комплекса коммуникаций

Любая фирмы, функционирующая в условиях рынка, вынуждена взаимодействовать со своим внешним окружением. Определяющую роль при этом играет коммуникационное взаимодействие с потребителями. От качества его организации в значительной степени зависят общие результаты сбытовой деятельности.

В маркетинге под комплексом коммуникаций понимается вся совокупность используемых фирмой инструментов коммуникационного взаимодействия с потребителями и иными стейкхолдерами. К числу таких инструментов относится реклама, пропаганда и связи с общественностью, личные продажи, стимулирование сбыта и пр.

Важным показателем практической реализации комплекса маркетинговых коммуникаций выступает его эффективность. В общем смысле под ней принято понимать некий полезный эффект и общую результативность использования компанией различных коммуникативных маркетинговых инструментов.

Помощь со студенческой работой на тему
Оценка эффективности комплекса коммуникаций

Оценка эффективности практической реализации комплекса маркетинговых коммуникаций представляет собой структурированное исследование, объединяющее в себе качественный и количественный анализ. Ее проведение выступает одной из важнейших задач службы маркетинга, а также является составным элементом общей системы управления маркетинговой деятельностью фирмы. Результат подобной оценки служат основой для принятия управленческих решений и позволяют дать ответ на вопрос о рациональности построения комплекса коммуникаций.

В процессе проведения подобного рода оценки решаются следующие задачи:

• производится выбор оценочных показателей;
• подсчитывается общая величина затрат на финансирование комплекса маркетинговых коммуникаций;
• определяется положительные эффекты от реализации комплекса коммуникаций.

На сегодняшний день единого подхода к организации процесса оценки эффективности комплекса коммуникаций в маркетинге не существует. Одни исследователи основное внимание предлагают концентрировать на коммуникативном аспекте эффективности, другие – на ее экономических показателях, третьи – говорят о необходимости использования комплексного подхода. Рассмотрим основные направления оценки эффективности комплекса коммуникаций более подробно.

Направления оценки эффективности комплекса маркетинговых коммуникаций

Эффективность комплекса маркетинговых коммуникаций принято рассматривать в двух ключевых аспектах – экономическом и непосредственно коммуникационном.

Под экономической эффективностью в данном случае понимается некая материальная выгода, которую получает компания в результате реализации маркетинговых коммуникаций. В основе ее определения лежит сопоставление затрат на финансирование комплекса маркетинговых коммуникаций и полученных выгод, измеряемых в приросте стоимостных объемов сбыта, наращивании прибыли и иных показателях.

Под коммуникативной (информационной) эффективностью понимается улучшение рыночных показателей, таких как доля рынка, репутация и известность фирмы, потребительская лояльность и пр. Чаще все в качестве базовых критериев ее оценки выступают известность и репутация торговой марки, их анализ позволяет понять, как потенциальные потребители относятся к товару и сколько человек вообще знают о его существовании.

Помимо этого различаются и сами направления оценки эффективности коммуникативного маркетингового комплекса. В частности, выделяют оценку эффективности суммарных затрат на его финансирование, эффективность средств коммуникации и эффективность самих коммуникационных обращений (рисунок 1).

Рисунок 1. Направления оценки эффективности коммуникаций в маркетинге. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

В рамках каждого из обозначенных выше направлений производится оценка различных компонентов системы маркетинговых коммуникаций. При этом различаются и сами оценочные показатели.

Кроме того, производимая оценка может быть направлена на оценку эффективности как всего комплекса маркетинговых коммуникаций, так и отдельных его компонентов. Это позволяет реформировать действующую систему коммуникационного взаимодействия, повышая тем самым отдачу от его использования.

Методы и показатели оценки эффективности комплекса маркетинговых коммуникаций

В основе оценки эффективности комплекса маркетинговых коммуникаций могут лежать различные методы. Чаще всего их принято делить на качественные и количественные. Первые ориентированы на анализ результатов, не поддающихся количественной оценке (например, потребительская лояльность, рыночная репутация фирмы и пр.), а вторые основаны на статистической обработке данных (доля рынка, общий товарооборот, прибыль и пр.).

При использовании количественных методов оценки чаще всего используются различные показатели экономического результата. В основе их расчета лежит соотношение между полученным количественным результатом и затратами, понесенными для его достижения.

Использование качественных методов оценки опосредовано оценкой мнений, отношений и иных субъективных критериев. Для этого используются такие методы, как:

• опросы;
• фокус-группы;
• коммуникативные тесты;
• подсчет непосредственного отклика и др.

Как показывает практика имеет смысл использовать и количественную и качественную оценку, результаты которых должны дополнять друг друга.

В конечном счете, каждая компания самостоятельно определяет, какие методы оценки использовать. При этом чаще всего используются оценочные показатели промежуточные и конечные показатели экономического эффекта, а также показатели коммуникационного эффекта, оказывающие прямое и косвенно влияние на показатели экономического эффекта.

К промежуточным показателям экономического эффекта относятся натуральные и стоимостные объемы продаж, выручка от реализации, общее число клиентов, средняя стоимость совершенной покупки и пр. К категории конечных показателей экономической эффективности комплекса маркетинговых коммуникаций могут быть отнесены прибыль, доля рынка, стоимость бренда и пр.

К показателям коммуникационного эффекта, оказывающим прямое влияние на экономическую эффективность комплекса маркетинговых коммуникаций, может быть отнесено количество посетителей торговой точки, сайта или звонков в компанию, к оказывающим косвенное влияние – число рекламных контактов, известность рекламы, охват с заданной частотой и пр.

Источник

Привет студент

Эффективность коммуникаций в управлении

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

Эффективность коммуникаций в управлении

1.1. Сущность коммуникации его структура и характеристика……………….5

1.2. Коммуникационный процесс, основные элементы и этапы………………8

1.3. Роль и значение коммуникаций в системе управления…………………..13

2. Аналитическое исследование характеристики и опыта работы ОАО “Башкирская сотовая связь”…………………………………….16

2.1. Общая характеристика организации……………………………………….16

2.2. Анализ коммуникационного процесса в организации……………………20

3.Выявление проблем и разработка рекомендаций по их решению……….21

3.1. Проблемы, выявленные в организации и пути их решения……………. 21

3.2 Рекомендации по совершенствованию системы коммуникации в организации…………………………………………………………….25

Список использованных источников…………………………………………28

Введение

В ходе совместной деятельности люди обменивают­ся различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуни­кации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называ­ем коммуникации связующим процессом. А одним из важ­нейших инструментов управления в руках менеджера яв­ляется находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достига­лось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками». Поэтому данная тема является актуальной в настоящее время.

Целью данной работы является анализ процесса коммуникации.

Объектом исследования является компания ОАО “Башкирская сотовая связь”

Основные задачи, которые необходимо рассмотреть в работе:

— рассмотреть теоретические аспекты коммуникации;

— определить роль и значение коммуникаций в системе управления;

— на основе теоретических предпосылок проанализировать процесс развития коммуникации на примере компании ОАО “Башкирская сотовая связь”;

Для достижения поставленной цели были использованы методы статистический, сравнительный, описательный, а также методы сбора и обработки информации.

1. Теоретические аспекты коммуникации

1.1. Сущность коммуникации его структура и характеристика

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане — это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

1.Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2.Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

3.Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

Регулирование и рационализация информационных потоков. Коммуникации подразделяются на следующие виды:

-межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

-коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

-формальные или официальные. Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

-неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

-вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

-горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

-восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

-нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на:

-невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны. [1]

Различают коммуникационные барьеры макро — и микроуровня.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

К таким барьерам относятся:

• перегрузка информационных сетей и искажение информации;
• потребность во всё более сложной информации;
• интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах.

К ним относятся:

• отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
• отношение адресата к источнику информации;
• восприятие получателем информации многозначных слов;
• отсутствие обратной связи.

Все преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных коммуникаций также можно представить в виде схемы. (Рисунок 1)

Рисунок 1.Классификация преград в процессе коммуникаций

Затрудняют коммуникации также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

В результате искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс обратной связи, снижается результативность данного сообщения.[2]

1.2.Коммуникационный процесс, основные элементы и этапы

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Рассмотрим элементы и этапы процесса коммуникаций.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

Рисунок 2. Простая модель процесса обмена информацией.

Эти этапы проиллюстрированы на рис. 1. в виде простой модели процесса коммуникаций.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа — «не начинайте говорить, не начав думать».

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.[5]

Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

Еще один пример потенциальных проблем на этапе зарождения идеи дает нам начальник цеха, только что принявший сообщение от высшего руководства о том, что компании нужно на 6 % увеличить производство видеоигр без увеличения сверхурочных выплат. Если начальник цеха не сможет сообразить, каким путем лучше всего обменяться этой информацией с подчиненными и направит им это сообщение в точности таким, каким оно было получено, возможны недоразумения, поскольку рабочие поймут лишь сам факт того, что изменения необходимы. Если же руководитель в самом деле продумает те идеи, которые требуют передачи, он может прийти к следующим заключениям:

1. Рабочие должны понять, какие именно нужны изменения — прирост объема производства на 6% без дополнительных сверхурочных.
2. 2. Рабочие должны понять, почему нужны эти изменения, иначе они могут сделать вывод, что компания пытается выжимать из них побольше, а платить поменьше, и взбунтоваться.
3. Рабочие должны понять, каким образом следует осуществить изменения — качество продукции и уровень брака не должны измениться вследствие прироста объема производства, иначе эффективность может снизиться, а не возрасти, как того требует в своем сообщении высшее руководство.

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Если наши руководители склонны к принуждению или не откровенны в обмене информацией с нами, мы вполне можем повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство. Поэтому вовсе необязательно действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что в действительности необходимо, так это осознать — какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушении мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также с премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Обсуждая результаты этого исследования, профессор Терренс Митчел указывает: «Главный вывод этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение скорее всего делают обмен информацией более эффективным в большей части случаев». Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

Второй этап станет более понятным, если представить его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут такой упаковки, которую потребитель сочтет понятной и привлекательной одновременно. Подобным образом, многие люди с прекрасными идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит «сбыта».

ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Однако по ряду причин, о которых речь пойдет ниже, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.[5]

1.3. Роль и значение коммуникаций в системе управления

Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло не так давно (10 лет – это небольшой период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих описанных мной ситуациях есть исключения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

В данной работе характеризуются как плохие коммуникации (для того, чтобы понимать, как не нужно руководить предприятием), так и эффективные коммуникации, налаженные потоки и обратные связи.

Описывая работу менеджера в гл. 1, мы ссылались на исследования, согласно которым руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.[3,6]

Начнем с анализа коммуникационного процесса в организациях.

Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного процесса не­обходимо учитывать, что а условиях человеческого обще­ния важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуника­ция и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы коммуникация состоялась, необхо­димо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каж­дой из сторон определенных навыков и умений.

Общение нужно рассматривать не только как отправле­ние и прием информации, так как мы имеем дело с отно­шением двух индивидов, каждый из которых является ак­тивным субъектом — взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. По­этому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет зна­чимость информации, так как люди не просто обменива­ются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

Источник