Как оформить покупки работников организации за свой счет

Сотрудники сами покупают бумагу в офис. Это законно?

Секретарь никому не доверяет, поэтому сама покупает лучшую в городе белую офисную бумагу в магазине у дома. Так можно, если секретарь принесет чек и авансовый отчет.

Покупки через сотрудников — это законно, но есть риски

Нет закона, который запрещает сотрудникам покупать что-то для работодателя, например пачку бумаги или кресло в офис.

Ограничений по сумме покупок тоже нет. Но наличными компания может платить не больше 100 000 рублей по одному договору, и неважно, напрямую платит или через сотрудников. А вот по безналу можно тратить сколько угодно.

Есть две модели покупок через сотрудников:

• сотрудники покупают за свои деньги, и работодатель возмещает затраты. Например, маркетолог по пути на работу купил скрепки за сто рублей. Принес в офис скрепки и чек, а компания возместила ему 100 рублей;
• сотрудники получают деньги от работодателя авансом, тратят их и отчитываются. К примеру, начальник отдела продаж покупает новые кресла в кабинет. Компания выделяет 40 000 рублей на покупку — это аванс. После покупки сотрудник сдает в бухгалтерию чек и авансовый отчет.

Если сотрудники покупают что-нибудь нужное для бизнеса, затраты можно включить в расходы компании. Но понадобятся доказательства для налоговой. Такими доказательствами будут документы: чеки, акты, счет-фактуры.

Есть нюанс: нельзя купить принтер домой, а чек приложить к расходам по бизнесу. Налоговая попросит доказать, что покупка для офиса, а не для дома.

Объяснить расходы налоговой

Если компания не докажет, что купила принтер для бизнеса, владельцу выпишут штраф: 20% от суммы покупки, но не меньше 40 000 рублей.

Общие правила

Есть правила, которые помогут доказать налоговой, что сотрудники покупали бумагу в офис, а не домой начальнику. Вот что нужно делать.

Добавить пункт о покупках в устав компании и прописать все способы покупок — мало ли какой пригодится. Если налоговая попросит обосновать переводы денег сотрудникам, например, на карты, покажите ей пункт устава о покупках. И повод начислить лишние платежи или штрафы отпадет.

Если нет времени вносить изменения в устав или дело происходит у ИП, достаточно выпустить приказ. В приказе — суммы расходов, сроки возврата и другие условия.

Собирать документы о покупках: чеки, квитанции такси и службы доставки, билеты на поезд или самолет, акты выполненных работ. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов.

Оформлять покупки на имя компании. Когда сотрудник оформляет покупку, он называет продавцу не свое имя, а название компании и должность. Тогда продавец в накладной или счете-фактуре укажет получателем организацию, а не физлицо.

Это были общие правила для покупок через сотрудников. Их нужно соблюдать всегда, и неважно, как именно сотрудник покупает что-нибудь нужное. А еще есть специальные правила.

Сотрудник покупает, а компания компенсирует

Первый способ: сотрудник покупает за свой счет, и работодатель возмещает расходы. Это удобно, потому что не нужно заранее оформлять документы и рисковать, что работа встанет из-за ерунды. Бывает, что в офисе закончилась бумага, а плановая закупка будет через три дня. Чтобы работа не останавливалась, сотрудник идет в магазин и покупает пачку бумаги.

У этого способа правило одно: не возмещать расходы без документов. Понадобится авансовый отчет и приказ.

Авансовый отчет. Работает так: сотрудник покупает нужное, собирает чеки и заполняет авансовый отчет. Авансовый отчет вместе с чеками отдает бухгалтеру, гендиректору или человеку, который ведет отчетность.

Приказ о возмещении денег сотруднику. Нельзя просто так заплатить деньги сотруднику, даже если он потратился на благо компании. Для перевода понадобится приказ. У приказа нет строгой формы, можно написать так:

Когда готовы авансовый отчет, чеки и приказ директора, бухгалтер возмещает сотруднику расходы: выдает наличными или переводит на карту. Возместить нужно за срок, который написан в уставе или приказе директора.

С возмещением расходов есть риски. Причем рискуют и компания, и сотрудник.

Первый риск — сотруднику придется платить НДФЛ, если налоговая посчитает возмещение доходом.

Второй риск — расход не получится учесть в налогах для упрощенки 15%. Это может случиться, если в графе «Покупатель» в чеке стоит имя сотрудника, а не название компании.

Еще возможная проблема: сотрудник потратит больше, чем нужно. Например, купит компьютерную мышку за 25 000 рублей, хотя мог за 500. Тогда компания может отказаться возмещать эти деньги, а взамен выдать дешевую мышку.

Чтобы не вызывать подозрения налоговой, лучше просить сотрудников платить картой и возмещать безналично.

Сотрудник берет деньги под отчет

Второй способ: сотрудник сначала оформляет документы, а уже потом получает деньги компании и отчитывается о тратах.

Секретарь в офисе пишет заявление и получает авансом деньги на бумагу. Закупается в магазине у дома, а потом возвращает компании сдачу и сдает отчет с чеками в бухгалтерию.

Если в магазине неожиданно выросли цены на бумагу, не нужно оформлять новые документы: секретарь добавляет из своих, а компания возмещает.

Лимит расходов руководитель устанавливает приказом один раз. Можно писать приказ с разными условиями для каждого сотрудника или сделать один приказ на всех.

Деньги авансом компания выдает на представительские, расходы в командировке и расчеты по договорам от имени организации. Чтобы оформить покупку через аванс, нужны документы:

• заявление сотрудника;
• приказ о выдаче аванса;
• документы от сотрудника: билеты, чеки, счета из гостиницы;
• авансовый отчет: бухгалтер готовит, сотрудник подписывает.

Последовательность такая: сотрудник пишет заявление в свободной форме. Мол, прошу выдать авансом пять тысяч рублей на ужин с клиентом. Директор оформляет приказ и бухгалтерия выдает деньги. Сотрудник оплачивает ужин с клиентом деньгами компании, а в бухгалтерию сдает чек и авансовый отчет.

Вот так сотрудник может написать заявление на деньги:

Отчитываться о покупках нужно бухгалтеру, а когда его нет — руководителю. Сотрудник приносит все чеки и сдает остаток денег. Если потратил больше, чем выдали, компания возмещает перерасход на основании чеков и квитанций.

Если сотрудник потерял чеки или потратил деньги компании на что-нибудь ненужное, а теперь не может отчитаться, у него есть два выхода:

• добровольно вернуть деньги компании из своих;
• по согласованию с работодателем признать деньги своим доходом, заплатить с них НДФЛ и страховые взносы.

С деньгами под отчет сотрудник не рискует, а компания может лишиться денег, если вдруг сотрудник решит их присвоить. Взыскать из зарплаты можно только по согласию сотрудника, если не согласится — через суд.

Еще одно правило — нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Деньги выдают на срок, который указан в приказе. Когда срок истечет, у работника есть три дня, чтобы отчитаться о расходах.

Короче

Два способа оформить покупки через сотрудников:

сотрудник купил и компания возмещает затраты по чекам;

компания выдает деньги на покупку, сотрудник тратит и отчитывается

Риски, если оформить покупки неправильно:

налоговая начислит компании штраф;

сотруднику придется платить НДФЛ;

покупки не засчитают в расходы компании или ИП

40 000 ₽

минимальный штраф, если неправильно оформить покупки через сотрудников

Источник

Покупка или компенсация? Оформляем правильно полученное от работника имущество

Работа с подотчетными лицами обычно начинается с выдачи аванса, но иногда, когда нужно что-то срочно купить (запчасти на простаивающее авто, материалы для ремонта), а пересылка денег затянется, сотрудник сам совершает покупку, а потом идет в бухгалтерию за возмещением.

Собственники-директора тоже порой приобретают что-то для своей организации, а еще можно купить подешевле б/у технику, автотранспорт или другие нужные вещи у «своих». Как оформлять такие траты, удерживать или нет НДФЛ, какие требовать документы – сегодняшняя тема.

Что? Где? Когда?

На самом деле это действительно ключевые вопросы:

• Что приобретено?
• Где (у кого)?
• Когда происходит переход права собственности (и происходит ли вообще)?

От ответов зависит документооборот, налогообложение и возможность включения в расходы в учете. Еще важно, санкционировано действие руководителем или нет. Давайте по очереди разберем и разложим все по полочкам.

Закупить можно материалы, инструменты, основные средства, включая помещения, здания, транспорт, оборудование и т.д. Фирма может не только купить, но и взять имущество в аренду или временно использовать (как ни странно, это разные вещи), а еще просто возместить расходы.

Передающий может быть обычным сотрудником, собственником или подрядчиком (по договору ГПХ). Сочетаний тут невиданное множество. Сформируем список самых распространенных на практике ситуаций, а частные случаи разберем ниже:

1. Работник приобретает товар для организации за собственные средства.
2. Имущество временно используется для нужд компании.
3. Имущество передается во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.
4. Компенсируются затраты подрядчика в интересах организации.
5. Имущество полностью переходит во владение организации, оплата производится разом или в рассрочку.
6. Участник общества, он же, как правило, руководитель, передает безвозмездно организации свое имущество.

А теперь подробнее по каждому пункту, налогообложению и оформлению операций.

Верните деньги!

С таким требованием приходит обычно сотрудник в бухгалтерию, потрясая увесистой пачкой чеков. Он потратил свои деньги и хочет компенсации, но вправе ли бухгалтер вольно распоряжаться средствами организации? Конечно, нет. Правда, и отказать нельзя, пока не выяснены обстоятельства, поэтому для начала блиц-опрос:

• Работнику выдавали деньги под отчет? Если да, то, видимо, он израсходовал больше полученной суммы, значит, выясняем, почему вышел перерасход.

Объективные причины: подорожание, выбор импортного более качественного аналога, покупка у другого поставщика (без скидочной карты) и т.п. Необъективные: купил не то, что поручили, но оно все равно пригодится, принес чеки на не относящиеся к делу траты (впихнуть в авансовый отчет «левые» документы — для некоторых, видимо, хобби) и другие.

Дальше может быть несколько вариантов действий. Пусть заполнит отчет как есть, его передадут начальству, и оно либо санкционирует траты, утвердив отчет, либо потребует объяснительных.

Обратите внимание! Для получения денег положено писать заявление под отчет (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У) с указанием суммы, направления расходов и срока, на который они выдаются. Оно визируется руководителем.

Сразу «выбросить» все некорректные расходы, в т. ч. числе те, которые документально подтверждены не были, или по ним представлены не все документы (есть кассовый чек, но без расшифровки товарных позиций), и составлять уже более корректный авансовый отчет.

Отправить сотрудника разобраться с документацией и непонятными расходами (обсудить с начальником), писать объяснительные, а потом уже сдаваться. Порядок действий зависит от внутреннего регламента и должностных обязанностей каждого действующего лица. Если деньги не выдавались, переходим к следующему вопросу.

• Траты были санкционированы непосредственным руководителем или другим должностным лицом, отвечающим за закуп? Да – возвращаемся к первому пункту и следуем тем же путем. Нет – требуем объяснительную, но работник вправе отказаться ее писать и просто представить авансовый отчет. Отказать нельзя, но не факт, что директор одобрит нежданную покупку.

Примеры, когда могут отказать в возмещении расходов:

1. Куплена запчасть для ремонта, который решено было прекратить или отложить, либо на нее уже сделан заказ от имени организации, о чем работника известили.
2. Любая несанкционированная покупка, даже если имущество было использовано для нужд организации.
3. Если расход (перерасход) не был вынужденным, объективным или вызывает сомнения. Товар приобретен за цену гораздо выше обычной. ИП или ООО, чьи данные указаны в документах, отсутствуют в базе ЕГРЮЛ или ЕГРИП (подделка документов).
4. Имущество не соответствует требуемым параметрам. Электрика отправляют за силовым кабелем для подключения приборов, а он приносит «слаботочный», который организация не применяет и не сможет использовать в дальнейшем. Решать вопрос о компенсации можно в суде.

• Все ли подтверждающие документы приложены и правильно оформлены? Не перестаю твердить подотчетникам, что большинство ИП и организаций в 2020 году уже применяют онлайн-кассы, поэтому чек должен быть! И все равно «голые» товарники (порой без подписи, номера и других обязательных реквизитов) регулярно протискиваются в отчет. Ни в бухгалтерском, ни тем более в налоговом учете отразить эти затраты нельзя, значит, и возмещать их сотруднику мы не станем, ведь фактически нет подтверждения, что он действительно потратил деньги.

Итак, с подотчетными лицами все более или менее понятно: решение о принятии расходов остается за руководителем. Причем если бухгалтер не согласен с мнением директора, то имеет право написать служебную записку или попросить дать письменный приказ на принятие затрат, это обезопасит работника бухгалтерии от претензий проверяющих, штрафов и других кар от КоАП.

Кстати! ФНС раньше считала, что возмещение покупки, на которую не выдавался аванс, — это фактически выкуп товара у физлица, ее мнение не особенно переменилось, но при правильном оформлении проблем можно избежать. Укажите на такой вариант во внутреннем положении о расчетах с подотчетными лицами, потребуется объяснительная записка, руководитель одобрит авансовый отчет и издаст приказ о выплате.

Все свое ношу с собой

Работодатель не всегда готов предоставить все необходимое для труда, а иногда сами сотрудники хотят пользоваться собственными инструментами или техникой, к примеру, удаленщики. Тогда приходится договариваться, за чей счет банкет, кто оплатит текущие расходы и физический износ.

Компенсации предусмотрены Трудовым кодексом, размер определяется соглашением сторон. Правила заранее требуется прописать в положениях организации, включить в трудовой, коллективный договор или дополнительное соглашение.

В бухгалтерском учете такие затраты принимаются в полном объеме, в НУ есть некоторые ограничения. Предельные суммы по автомобилям или мотоциклам предусмотрены Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002. Суммы, конечно, смешные и не соответствуют реальности, но новых никто не принимал. Указанные нормативы применяются для расчета налога на прибыль и единого налога на УСН «доходы минус расходы».

Компенсирование относится к выплатам, необлагаемым ни НДФЛ, ни страховыми взносами, при условии что сумма была документально зафиксирована и доказана ее производственная необходимость. ФНС еще желает видеть обоснование расчета суммы. По авто он может включать:

• Расчет стоимости среднемесячного расхода ГСМ.
• Износ, с учетом среднерыночной цены авто и его срока безопасной эксплуатации, а также ее условий.
• Регулярные сервисные услуги (замена масла и фильтров, диагностика и прочее ТО).

Аналогичный подход применяется к компьютеру, мобильному телефону, принтеру, МФУ и другому оборудованию.

Использование принтера, скорее всего, налоговики сомнению не подвергнут (хотя и тут спорно – те же удаленщики не печатают документы, а обмен проводят через ЭДО, электронную почту или другие аналогичные средства связи), а вот автомобиль — это их любимое «лакомство», поскольку для подтверждения использования авто в служебных целях нужны путевые листы с маршрутом.

Важно! Путевые листы нужны всегда: свой автомобиль у организации, арендуемый – неважно. Без этого документа с вероятностью 100% расходы будут сняты, а компенсации ФНС превратит в облагаемые НДФЛ и взносами начисления.

Бухгалтерские проводки

Расчеты с сотрудниками по операциям, отличным от обычных зарплатных выплат, проводятся через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

• Д 20, 26, 23, 44 К 73 – начислена компенсация за использование имущества;
• Д 73 К 50, 51 ­– произведена оплата.

Так отражаются затраты по любому имуществу, кроме автомобиля. В БУ проблем с учетом нет, а вот тем, кто применяет ПБУ 18/02, придется учитывать разницы из-за того, что для налогообложения принимается только нормативная часть.

Важно! Имущество должно принадлежать работнику, получающему компенсацию, на праве собственности. Нельзя выплачивать ее третьему лицу.

Аренда

Возвращаемся к третьему пункту списка практических ситуаций. Там указано, что сотрудник предоставляет имущество во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.

Отличие этого случая от рассмотренного выше в том, что, если имуществом пользуются другие, а организация процесс контролирует (рандомно никто за руль не садится и принтер из кабинета в кабинет не таскает), речь уже об аренде. Ее оформить нетрудно, главное, договориться о сумме и сравнить ее с рыночной ценой на аналогичные услуги. Важно обоснование размера арендной платы перед ФНС.

Аренда облагается только НДФЛ, проводки по операциям проводятся через счет 73 или счет 76, в зависимости от учетной политики, затраты относятся на счета учета соответствующих затрат – 20, 26, 44 и т.д.

Возмещение затрат подрядчика

Совсем другое дело, когда компенсировать нужно какое-то имущество или его использование подрядчику (исполнителю) по договору ГПХ. Формально он не сотрудник фирмы и все затраты должен включать в стоимость своих услуг, если иное не указано в договоре. Смущает последняя фраза про «иное», правда? Как учесть такие выплаты, должен ли исполнитель подтвердить свои расходы и облагать ли их налогом и взносами?

Не все затраты стоит возмещать. Рассмотрите только расходы, которые исполнитель несет при производстве работ или оказании услуг для вас, как заказчика, это в основном материалы. Оборудование или технику не получится окупить, ведь они могут применяться и при выполнении других заказов и остаются у подрядчика.

Кстати! Предусмотреть возмещение можно в договоре или дополнительном соглашении к нему, издержки обосновываются документально и компенсируются в действительном размере, т.е. без наценки.

Необходимо разделить размер вознаграждения и возмещения, лучше всего дополнительно установить норматив (например, в проценте к сумме договора). Если соблюсти все правила, не нужно будет облагать оплату НДФЛ и взносами, ведь исполнитель ничего не зарабатывает, а использованные материалы остаются в распоряжении заказчика.

Для ОСНО и УСН подобные расходы рассматриваются в зависимости от сути подрядного договора:

• Ремонт, монтаж, реконструкция ОС – на счетах 07, 08, 01.
• Обслуживание оборудования – счета 20, 26, 23.
• Освоение нового производства – счет 97.
• Реклама – счет 44 и т.д.

Отмечу, что на УСН список расходов закрытый и определен статьей 346.16 НК РФ, поэтому нужно прежде заглянуть в него и определить, есть ли там соответствующий пункт.

Нельзя принять к вычету НДС, входящий в стоимость возмещенных материалов – в документах подрядчика значится именно он, а перевыставить их физическое лицо не может.

Продажа

Выкуп имущества у собственника также возможен. Сделка проводится в рамках обычного гражданского законодательства. Заключается договор купли-продажи, в котором особое внимание надо уделить моменту перехода права собственности.

Кстати! ФНС продолжает удерживать такую позицию: нужно применять онлайн-кассу при покупке у физлица товаров. Причем не только исключительных, вроде металлолома, а вообще всех (Письмо Федеральной налоговой службы от 13 апреля 2020 г. № АБ-4-20/6201@).

Вместо договора иногда применяется закупочный акт, к примеру, для мелких вещей (обычно он применяется для закупа у населения). В нем необходимо указать реквизиты:

• Наименование товара и его количество.
• Цену и сумму.
• Место и дату сделки.
• ФИО и должность представителя организации.
• ФИО, адрес и паспортные данные продавца.

Если имущество требует регистрации, перехода права собственности (автомобиль, недвижимость), необходимо подтвердить право владения и получить согласие супруга на сделку. Последнее не всегда обязательно, но рекомендуется.

Это один из самых выгодных для организации и продавца вариантов. Удерживать НДФЛ не нужно. Работник сам отчитывается за полученный доход, может применить имущественные вычеты.

Обратите внимание! По мнению ФНС и учитывая положения НК, физлицо, бывшее ранее ИП и использовавшее имущество (недвижимость) в предпринимательской деятельности, не вправе применять имущественные вычеты к доходам, полученным от его продажи. Вычет применяется только к жилым помещениям или земельным участкам для индивидуального жилищного строительства. Уменьшить налогооблагаемую базу можно на вычет в размере 250 000 (по прочему имуществу).

Алименты

Отдельный вопрос составляют алименты. Если получатель выплат – алиментщик, на которого организацией получен исполнительный лист, то следует ли удержать средства в пользу взыскателя?

Есть несколько позиций:

• С компенсации за использование инструмента удерживать алименты не нужно – пп. 8 «б» пункта 1 статьи 101 Федерального закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
• С остальных компенсаций логически проводить удержание не требуется, ведь дохода не возникает, но эту позицию, вероятно, придется организации и сотруднику отстаивать в суде. Есть положительная практика – Постановление Конституционного Суда РФ от 01.02.2019 № 7-П в отношении использованного в рабочих целях авто.
• С арендных платежей нужно произвести удержание – пп. «и» пункта 2 Постановления Правительства № 841 от 18.07.1996 (перечень видов доходов для взыскания алиментов).
• По доходам от продажи имущества мнения разделились. Юристы считают (их позиция поддерживается судебными решениями), что если продажа носит несистематический характер, т. е. не относится к предпринимательской деятельности, то нельзя удерживать алименты, что вполне справедливо. В то же время приставы пытаются оспорить такой подход. В первую очередь это относится к крупным сделкам: реализация квартиры, дома, автомобиля и т.п.

Незаконное предпринимательство

Если продать товар один раз, то, вероятно, сомнений сделка не вызовет, а вот при систематической реализации – наверняка. Потребуется ли сотруднику зарегистрироваться в качестве ИП? ФНС будет проверять заключенные договора и подписанные закупочные акты, рассматривать совокупность сделок: их регулярность, частоту, виды имущества (возможно, в одном случае проданы остатки стройматериалов, а в другом – гараж).

Помощь собственника

Особняком стоит имущественная помощь со стороны участника общества – руководителя (он может занимать и другую должность). Рекомендуется рассмотреть возможность передачи имущества от собственника.

НК содержит норму, по которой внесение имущества обладателем доли более 50% в организации (пп. 11 пункта 1 статьи 251) не считается доходом, что, конечно, выгодно компании-налогоплательщику. Существует оговорка – имущество нельзя передавать третьим лицам в течение 1 года, иначе льгота теряется. Удобный способ обзавестись оборудованием, транспортом или даже недвижимостью, которые фирма использует для собственного развития.

Источник