Как фирмы управляют своей задолженностью

Как управлять дебиторской (кредиторской) задолженностью БУ

Автор: Орлова О. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Современная система денежных расчетов предполагает как данность несовпадение сроков оплаты и отгрузки товаров (оказания услуг). В результате такого несовпадения в балансе организаций, включая БУ, возникают дебиторская и кредиторская задолженности. Расскажем о том, как происходит управление задолженностями, в чем заключается специфика этого процесса в бюджетных учреждениях.

Механизм возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей

Дебиторская задолженность образуется за счет как доходных, так и расходных операций. Когда БУ оказывает услуги и предоставляет своим потребителям отсрочку платежа, то у него возникает дебиторская задолженность по доходам. Когда БУ выступает покупателем товаров (работ, услуг) и производит предоплату, то у него возникает дебиторская задолженность по расходам. Сальдо дебиторской задолженности в балансе показывает, сколько средств должны учреждению третьи лица. При погашении (взыскании) дебиторской задолженности пополняются денежные средства БУ или ему поступает иное имущество.

Зеркальные операции приводят к формированию кредиторской задолженности. Если БУ получает от потребителей предоплату услуг, у него возникает кредиторская задолженность по доходам, погашение которой производится путем оказания услуг. Если учреждение выступает покупателем товаров (работ, услуг) и получает от поставщика отсрочку платежа, у БУ образуется кредиторская задолженность по расходам, ее погашение производится деньгами. Таким образом, кредиторская задолженность представляет собой денежную оценку возникших, но не исполненных обязательств.

Роль дебиторской и кредиторской задолженностей

У коммерческих организаций доля «дебиторки» в активах и доля «кредиторки» в пассивах обычно велики. Связано это с тем, что частный бизнес развивается в основном за счет внешних источников, формируя многочисленные связи с контрагентами. Подобный выбор развития (со ставкой на внешние связи, а не на капитал) выгоден, так как позволяет экономить средства, финансируя вместо одного два и больше проектов. Но, как известно, обратной стороной выгоды являются риски. В данном случае они выражаются в зависимости от финансового «самочувствия» третьих лиц. Чем больше дебиторская и кредиторская задолженности в балансе, тем вероятнее возникновение денежных проблем при кризисах, спаде в экономике и других внешних неблагоприятных факторах.

Деятельность БУ отличается небольшим количеством расчетов со сторонними лицами. Учреждения развиваются за счет средств собственника их имущества, что резко снижает зависимость от внешней среды. Одновременно БУ, конечно, лишаются потенциала, который им могли бы придать свободные средства других организаций.

Особенности формирования дебиторской и кредиторской задолженностей БУ

Размер и состав обеих видов задолженности у БУ ограничен нормативно. Выданные авансы в основном попадают в зону действия законодательства о госзакупках, главная цель которого заключается в обеспечении равной конкуренции и противодействии коррупции. БУ при заключении контрактов (договоров) о поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг), предусматривающих авансовые платежи, обязаны соблюдать требования, определенные нормативными правовыми актами. В частности, федеральные бюджетные учреждения обязаны учитывать ограничения, предусмотренные п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496. Причем такие ограничения распространяются и на договоры, оплачиваемые за счет собственных доходов БУ.

Дебиторская задолженность клиентов БУ также имеет особенность, вызванную в данном случае отраслевой спецификой. Коммерческие организации идут на предоставление отсрочек из-за высокой конкуренции на рынке товаров массового производства, и потому такая практика наиболее характерна для торговли и производства. В сфере услуг отсрочка клиентам менее распространена. Поэтому использование отсрочек в отношении с потребителями услуг БУ, скорее всего, ограничится задачами тактического характера, такими как поощрение крупного корпоративного клиента, сегментирование покупателей, управление сезонностью, ликвидация излишков материальных ценностей.

В части «кредиторки» гражданским законодательством (гл. 42 «Заем и кредит» ГК РФ) предусмотрены следующие способы привлечения средств: заем, банковский кредит, коммерческий кредит, товарный кредит. Получение банковских кредитов хоть и не запрещено, но считается не соответствующим целям создания такой организационно-правовой формы, как бюджетное учреждение (Письмо Минфина РФ от 30.01.2017 № 02-05-12/4613). Однако государство не ограничивается препятствованием в привлечении кредитов учреждениями, но тщательно следит за размером, динамикой кредиторской задолженности, стараясь свести ее к минимуму. Это стремление учредителей вполне объяснимо: привлечение средств в крупном размере провоцирует возникновение финансовых проблем БУ, решение которых, возможно, потребует выделения субсидии на погашение долгов.

Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей

При планировании дебиторской задолженности нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).

Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.

Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:

1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.

3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.

4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.

5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.

6. Контроль исполнения Положения.

Организация управления задолженностью

Организация управлением дебиторской задолженностью включает разработку условий продаж и условий закупок, непосредственную договорную работу, оценку кредитоспособности должников, а также расчет показателей, отражающих качество «дебиторки», например, скорость ее оборота.

К сведению: на первом плане стоит задача управления рисками, а не доходами.

Организация управлением кредиторской задолженностью связана с повседневным исполнением требований кредиторов, что предполагает ранжирование поставщиков и иных заимодавцев по важности, а платежных документов – по срокам погашения с целью определения приоритета платежей.

По мнению автора, в первую, самую важную группу кредиторов следует включить сотрудников и налоговые органы.

На втором месте находятся поставщики, обеспечивающие БУ жизненно важными услугами (коммунальные и телекоммуникационные услуги, техобслуживание, страхование и пр.). Такие контрагенты, зная о своей незаменимости, в случае задержек с оплатой их услуг прекращают обслуживание, для них это самый эффективный способ борьбы с «просрочкой».

На третье место можно поставить всех остальных кредиторов, которые и страдают в первую очередь при финансовых трудностях должника. Ценность данной группы кредиторов заключается не только в том, что можно относительно безнаказанно задерживать платежи в их адрес, но и в том, что они, как правило, конструктивно относятся к переговорам об отсрочке погашения долга, правда, требуя в дальнейшем взамен некоторых уступок (по цене, по объему, иным условиям).

Безусловно, свою роль в управлении дебиторской и кредиторской задолженностями вносит государство, в частности это выражается в казначейском сопровождении госконтрактов (Порядок осуществления операций по казначейскому обеспечению обязательств при банковском сопровождении государственных контрактов, утвержденный Приказом Минфина РФ № 122н и ЦБ РФ № 4474-У от 31.07.2017). С недавних пор в качестве полной или частичной замены авансовых платежей начала применяться такая специальная форма расчета, как казначейский аккредитив. В ближайшем будущем она должна полностью вытеснить авансовые платежи и, как следствие, привести к исключению образования дебиторской задолженности по расходам.

Учет дебиторской, кредиторской задолженности

Учет дебиторской и кредиторской задолженностейпредполагает формирование их реестров в различных разрезах:

по срокам, оставшимся до погашения (свыше года, от шести месяцев до года, от трех до шести месяцев, от одного до трех месяцев; до востребования и менее одного месяца);

по видам контрагентов (поставщики, покупатели, банк, бюджет, сотрудники, прочие дебиторы и кредиторы);

по покрытию обеспечением (необеспеченная, обеспеченная залогом, обеспеченные поручительством или гарантией);

по правовому критерию (срочная и просроченная).

Напомним, что в состав отчетных форм пояснительной записки бухгалтерской отчетности БУ входят «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения» (ф. 0503769). Данную форму можно считать примером отчетности, в которой производится классификация задолженностей по следующим признакам: краткосрочная и долгосрочная, срочная и просроченная; связанная с денежными и неденежными расчетами.

Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей

Контроль задолженности заключается в установлении разного рода лимитов и нормативов, расчете и создании резервов по сомнительным долгам, работе с просроченной задолженностью и иных мероприятиях контрольного характера. В целях снижения рисков рекомендуется утвердить следующие лимиты: максимальный срок отсрочки, максимальная сумма задолженности в отношении одного дебитора (кредитора), максимальная совокупная сумма дебиторской (кредиторской) задолженности. В качестве базового показателя, по отношению к которому разрабатываются нормативы, можно принять размер чистых активов, например, установить, что лимит задолженности в отношении одного кредитора (дебитора) составляет 5% величины чистых активов.

К сведению: доля просроченной кредиторской и дебиторской задолженности по расходам определяет качество финансового менеджмента.

В особом контроле нуждаются просроченные долги. Как отмечалось выше, «просрочка» отражается в форме 0503769. Кроме этого, в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.12.2017 № 264н доля просроченной кредиторской задолженности и дебиторской задолженности по расходам входит в число показателей, определяющих качество финансового менеджмента.

Управление просроченной дебиторской, кредиторской задолженностью

Задолженность, по которой обязательства не исполнены в предусмотренный правовым основанием срок, считается просроченной (п. 69 Инструкции № 33н). Гражданским законодательством предусмотрены различные способы работы с проблемными долгами: реструктуризация, получение обеспечения по долгу (залог, поручительство), отступное, переуступка права требования, перевод долга, судебное взыскание.

Прекращение обязательства путем предоставления отступного в виде уплаты денежных средств или передачи иного имущества (ст. 409 ГК РФ) возможно при наличии у должника объекта, свободного для распоряжения (например, БУ может погасить свои долги основными средствами, не относящимися к особо ценному имуществу). Зачет встречного однородного требования (ст. 410 ГК РФ) является самым очевидным, быстрым и простым способом прекращения обязательств и носит скорее технический характер. Обязательство также может быть прекращено новацией, то есть заключением соглашения сторон о замене первоначального обязательства, существовавшего между ними, другим обязательством (ст. 414 ГК РФ). Например, БУ может погашать свой долг услугами, а не деньгами.

Система управления как дебиторской, так и кредиторской задолженностью БУ имеет ярко выраженный акцент в сторону контроля размера задолженности и недопущения возникновения «просрочки». То есть на первом плане стоит задача управления рисками, а не доходами (прибылью, денежным потоком), в этом проявляется специфическое отличие государственного сектора от коммерческого. И, действительно, учредителя в первую очередь волнует бесперебойная работа БУ в целях осуществления полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Поэтому в глазах учредителя все риски, связанные с «дебиторкой» и «кредиторкой», – это прежде всего угроза выполнению государственного задания.

Вместе с тем государство обозначило намерение обеспечить доступ к оказанию государственных (муниципальных) услуг негосударственным организациям. Последние же, не скованные нормативными рамками, получают преимущества по сравнению с учреждениями госсектора. В частности, одним из преимуществ является свободное формирование дебиторской и кредиторской задолженностей. Поэтому в будущем не исключена либерализация управления финансами БУ, в противном случае учреждениям будет чрезвычайно сложно конкурировать с частным сектором за бюджетные средства.

Источник

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

• контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
• у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
• вы столкнулись с недобросовестным партнером;
• ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
• контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

• организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
• обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
• обеспечить контроль эффективности звонков;
• привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

• экономия времени и средств на работу с должниками;
• не нужно обучать персонал;
• с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
• нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

• проверять репутацию партнеров;
• внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
• документально оформлять договоренности;
• собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
• регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
• заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Источник