Дерево целей
Дерево целей – широко известный термин в менеджменте. Это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням) совокупность целей экономической системы, программы, плана.
В 1957 году американский учёный Рассел Линкольн Акофф предложил методику построения дерева целей. С того времени и до сегодняшнего дня эта методика не утратила популярности и активно используется при планировании задач менеджерами и бизнесменами.
Что это такое и для чего оно нужно
Метод дерева целей считается одним из наиболее эффективных методов планирования задач. Этот метод включает в себя все общие принципы планирования, простые и лёгкие для изучения. По сути, это граф, отражающий план решения той или иной задачи.
Дерево целей имеет стандартную структуру. «Стволом» дерева целей является главная проблема, для которой требуется найти решение.
«Ветки» — это задачи второго, третьего, четвёртого и так далее уровней.
При планировании решения задачи, как правило, используют графическое изображение дерева. В таком изображении дерево имеет перевёрнутый вид, где «ствол» представляет собой вершину графа и находится на самом верху. А из неё, вершины, растут стремления последующих уровней, образуя крону.
Графическое изображение задач в таком виде помогает человеку чётко продумать план достижения намеченного. Изобразив свои планы в виде графа, человек видит с какими проблемами он столкнется и какие дополнительные ресурсы ему потребуются, чтобы достичь задуманного.
Также по графу приблизительно оценивается срок достижения целей. При таком представлении решения проблемы, становятся видны связи и зависимости одних задач от других. Сегодня методом дерева целей пользуются в научном прогнозировании менеджеры при ведении проектов, а также для планирования личных вопросов.
Правила, используемые при построении дерева целей, весьма простые:
Вначале определяется главная задача, которую необходимо решить. Она то и будет вершиной или «стволом» дерева. Обычно такую задачу называют генеральной. Она, как правило, не может быть достигнута сразу. Для того чтобы её достичь, необходимо решение других подцелей, результат которых нужен для выполнения генеральной.
Они, подцели, будут называться «ветвями». Ветвь тоже может иметь подцели.
При построении дерева целей нужно чётко и детально описывать каждую ветвь. Каждая цель также должна иметь нужное количество подцелей, для того чтобы быть реализованной. В итоге должно получиться такое дерево, которое полностью сосуществует решению той или иной проблемы. Оно должно содержать все необходимые шаги и ресурсы для решения главной задачи.
В менеджменте приняты следующие принципы построения дерева целей:
Учитывайте потребности и ресурсы
Постановка цели предполагает, что есть некоторая проблема, которую необходимо решить. Как правило, задачи, требующие планирования, решить сходу невозможно. Потому что они достаточно сложные и требуют комплексного подхода к решению.
Бывает так, что поставленная задача не может быть решена, потому что не хватает ресурсов для её решения. Или нет возможности оценить наличие ресурсов, так как проблема слишком большая. В этом случае дерево целей хороший вариант для анализа ситуации. Учитывайте потребности и ресурсы, которые есть в вашем распоряжении, при построении дерева целей.
Используя в планировании дерево целей, формулируйте задачи конкретно. Учитывайте, что они должны быть конечными. Опишите параметры, по которым в итоге можно будет определить выполнена она или нет. Также необходимо установить время, которое нужно для выполнения поставленной задачи.
Разбейте постановку на этапы
Рационально будет ставить задачи в несколько этапов. Первым этапом ставится генеральная цель. Затем для её выполнения ищутся и анализируются ресурсы. После чего, как правило, понадобится поставить подцели. Аналогично для реализации подцелей тоже ищутся ресурсы.
Таким образом, продолжается разворачивание главной задачи, пока не будет продумана вся схема её решения. Задачи уточняются и проясняются до тех пор, пока это необходимо.
Подцели должны быть достаточными для решения главного замысла, то есть если достигаются все подцели, то это приводит к решению главной задачи. Не должно получиться так, что при выполнении всех подцелей, для решения главной задачи потребуются дополнительные действия или ресурсы. Если получается так, то это говорит о том, что дерево целей было построено неверно.
Соответствие структуре предприятия
Если деревом целей пользуются для организации работы бизнеса или предприятия, то структура его должна соответствовать структуре предприятия. Таким образом, чтобы каждый отдел или подразделение достигали своих стремлений, что в дальнейшем должно привести к достижению общего замысла предприятия. Это наиболее удобное построение дерева целей для систем, состоящих из нескольких элементов или предприятий.
При построении дерева целей часто используют метод декомпозиции. Суть этого метода в том, чтобы произвести разбиение главной цели высшего уровня на частные подцели. Или же в обратном порядке, из подцелей составляется план достижения замысла высшего уровня. Для решения конкретной проблемы всегда стоит выбирать вариант создания дерева целей максимально подходящий и оптимально использующий ресурсы.
Разберём построение дерева целей на следующих примерах целей: поступление в ВУЗ и финансовое благополучие. Как получить дерево целей?
Пример с поступлением в ВУЗ описывает постановку главной задачи, подцелей, выделение ресурсов. А так же каким образом используются ресурсы для решения вопроса. В примере о финансовом благополучии рассматривается ещё одни вариант построения графа.
ПОСТУПЛЕНИЕ В ВУЗ
Допустим, главная задача — поступление в ВУЗ. Построение дерева целей для будущего студента требует учесть имеющиеся ресурсы и выделить подцели. Какие могут быть ресурсы для поступления в ВУЗ.
К ресурсам в этом случае относятся:
Образование, полученное в школе;
Финансовые возможности семьи;
Учитывая имеющиеся ресурсы необходимо получить дерево целей. Для этого выделяются подцели. Они зависят от ресурсов. Например, у семьи мало финансов, нет связей, молодой человек окончил школу без медали, имеет средние оценки знания.
Получаем следующие подцели:
Наладить связи, при возможности;
Взять кредит на обучение или найти источник дополнительного заработка;
Заниматься с репетитором.
В свою очередь, эти цели могут иметь подцели. Рассмотрим на примере цели о занятиях с репетитором. Сюда нужно отнести:
Организация дополнительных доходов, чтобы оплачивать услуги репетитора;
Поиск репетитора обладающего нужными знаниями;
Выделение дополнительного времени на занятия.
Конечно в каждом конкретном случае будут свои ресурсы и варианты решения проблемы. Ведь бывают богатые родители со связями и ребенок, который плохо учится. Тогда структура всего плана поменяется очень сильно.
Так же она будет зависеть от того, в какой ВУЗ хочет поступить человек. Так как для поступления, например, в обычный малопопулярный ВУЗ, где конкурс, возможно один человек на место, это один вариант планирования. А поступление в заграничный престижный ВУЗ, это уже совсем другое. Тут дополнительно понадобяться и знание языка, и изучение возможностей проживания в другой стране во время учебы, и получение визы и многое другое.
Теперь разберём пример построения графа для создания финансового благополучия.
Начнём строить дерево целей с постановки главного замысла: финансовое благополучие.
Дерево целей можно изобразить графически, так будет более наглядно.
Условно финансовое благополучие можно достичь при исполнении трёх подцелей:
Организации пассивного дохода;
Организации активного дохода;
Везения и халявы.
Таким образом, дерево целей имеет три пункта второго уровня. Затем каждый из пунктов разбивается на подцели, которые образуют третий уровень. Например, организация активного дохода может иметь следующие пункты:
Смена места работы;
Получение дополнительного образования;
Переезд в другой город;
Самостоятельное развитие в профессиональной области;
Налаживание связей в коллективе;
Опять же, это всего лишь общий пример. Представления и ресурсы для организации финансового успеха у дворника, например, будут очень сильно отличаться от финансовых планов богатого бизнесмена. Для кого-то дополнительный заработок в несколько тысяч рублей будет большим успехом или приобретение скромного жилья в пригороде. А для кого-то приобретение еще одного завода станет лишь маленькой частью плана.
По аналогии граф строится дальше. Дерево целей может иметь сколько угодно подцелей на каждом уровне, кроме первого. На первом уровне всегда одно главное стремление. Важно, чтобы оно полностью описывало план решения проблемы.
Планировать свою деятельность при помощи графа очень удобно. Это наглядный инструмент, позволяющий увидеть каким образом взаимодействуют задачи и ресурсы для их решения.
При помощи такого построения легко обнаруживаются недостающие ресурсы и появляются новые задачи, которые необходимо решить для восполнения не хватающих ресурсов.
Также при графическом изображении становится видно взаимодействия целей между собой, их зависимость друг от друга, влияние выполнения той или иной задачи на вышестоящие, её значимость в общем результате.
Граф удобно использовать не только при ведении бизнеса или планировании рабочих вопросов. Он легко трансформируется для решения личных вопросов, таких как учёба, финансы, саморазвитие и другие.
Источник
Дерево целей: построение и применение в бизнесе
Впервые дерево целей использовал ученый Рассел Линкольн Акофф для планирования своих действий. Уже тогда принцип его построения был похож на современный. Американец предложил стандартную схему построения. Чтобы удобно отобразить все цели, используется графический метод. В качестве ствола дерева – центральная проблема, требующая решения. Ветки – это мелкие проблемы нескольких уровней. На рисунке дерево имеет перевернутый вид. Основание располагается сверху, а ветки опускаются вниз.
Если у человека есть подобное схематичное изображение, ему проще продумать план своих действий. Он сразу видит возможные проблемы и может планировать ресурсы, которые ему потребуются. Кроме того, по дереву можно спрогнозировать примерный срок достижения глобальной цели.
Нужно ли дерево целей
Если у фирмы есть структурирование планов и задач, составленное по правилам, скорее всего, она выполнит планы быстрее и с меньшими затратами сил.
Например, есть компания, у которой стоит цель – увеличить прибыль с продаж. Руководитель бизнеса не составляет дерево целей, а просто делегирует задачу отделу продаж и маркетинга. Несколько месяцев отделы трудятся над продажами, пытаясь их повысить. Но резкого скачка прибыли не происходит. После неудачи руководитель фирмы вынужден проводить более глубокого исследование. Выясняет, что прибыль с продаж нельзя повысить без доработки продукта. Тогда соответствующее распоряжение поступает на производство. Еще через несколько месяцев продажи действительно растут, но время потеряно.
Если в компании не используется структурирование, это приводит к негативным последствиям:
- работники не понимают, что они делают, зачем и когда должен появиться эффект от их действий. Они не заинтересованы в продуктивной работе;
- планы оказываются недостижимыми;
- тратится время на решение тех задач, которые не ведут к достижению глобальной цели;
- возникают сложности при делегировании задач, ведь руководитель не понимает, в чем заключается ответственность каждого работника;
- задачи делегированы, но продублированы – за одно и то же отвечают два отдела или специалиста;
- прибыль остается низкой или повышается, но медленно, ведь в фирме нет четкой системы управления, а значит, она не может улучшать свои показатели.
Дерево целей одинаково подходит как для крупных компаний, так и для малого бизнеса. Методика встраивается в концепцию Management by Objectives. Это управление по целям, при использовании методики развитие компании прочно связывается конкретными целевыми установками и показателями – прибылью, выручкой, количеством проданных товаров или числом клиентов.
Построение дерева целей
Есть несколько правил построения схемы. Сначала необходимо определить главную задачу, которая станет основой и вершиной. Важно, чтобы глобальная задача была составлена по технике SMART.
Мелкие цели тоже нужно подробно прописать. От ствола будут отходить несколько ветвей. Какие именно проблемы будут расположены на ветвях, станет ясно при использовании СМАРТ-планирования. От ветви отходят мелкие веточки-подцели.
Во-вторых, следует соблюдать при построении некоторые принципы:
- учитывание потребностей и ресурсов. Наличие глобальной цели подразумевает, что есть проблема, нереализованная потребность. Из-за сложности цель не может быть достигнута сразу, поэтому она требует детализации. Иногда задача не может быть выполнена из-за нехватки ресурсов. Если это так, то в дереве целей важно указывать, что именно потребуется для работы в выбранном направлении. Построение схемы – хороший способ проанализировать ситуацию;
- конкретизирование. Чтобы инструмент работал, все задачи, даже мелкие, должны быть сформулированы четко. Важно заранее выбрать параметры, по которым можно будет определить, решена ли уже задача. Кроме того, необходимо ограничить время на решение проблемы;
- декомпозиция целей. Декомпозиция – это разделение задачи на несколько этапов. Нет ограничения по количеству допустимых этапов. Цель нужно разворачивать, пока не станет кристально ясно, как ее достигнуть;
- использование принципа дедукции. При построении дерева необходимо идти от общего к частному;
- проверка на совместимость. Все ветви-подцели должны вести к решению глобальной проблемы. Если все подцели выполнены, а глобальная цель не достигнута, значит, дерево составлено неправильно;
- соответствие оргструктуре предприятия. Когда инструмент используется компанией, она должна составлять дерево с учетом своей организационной структуры. Все ветви-подцели должны быть распределены между отделами компании.
Структура дерева целей
Все цели, прописанные в схеме, можно разделить не только на «ствол» и «ветви». Есть другая классификация.
Стратегическая цель
Во главе дерева находится стратегическая цель, расположенная в вершине. Она формулируется на основе миссии компании и является большой и грандиозной. Обычно ее невозможно достигнуть быстро. Примеры стратегических целей – стать лидером рынка в своем направлении, создать самую популярную страницу в Инстаграм, повысить прибыль в пять раз, создать разветвленную сеть с самым большим числом филиалов в регионе.
Чтобы понять, какая именно цель является стратегической, можно использовать такой алгоритм:
- Разработать миссию компании.
- Визуализировать ее, то есть придумать зрительный образ.
- Изучить внешнюю среду в рамках SWOT-анализа, место, которое занимает компания на рынке.
- Проанализировать активы компании, кадры.
- Выявить ключевые преимущества и сильные стороны компании. Это тоже будут ресурсы, которые можно использовать при достижении цели.
- Выявить, где находится граница возможностей компании, исходя из ресурсов.
Тактические цели, расположенные в ветвях
Они необходимы для успешной реализации стратегической цели. Существуют тактические цели первой, второй и третьей категорий. Цели первого уровня – это самые толстые ветви, они необходимы для реализации главного плана. Вот пример таких тактических целей – ежегодное увеличение производительности на 20 %, создание нового стандарта качества, увеличение числа подписчиков в три раза. Важно, чтобы задач этой группы было не более 3–4, иначе в организации будет хаос.
Помощь в достижении задач первого ранга оказывают тактические цели второго уровня. Например, ежегодное увеличение производства на 15 % может быть достигнуто с помощью:
- перехода на более мощное оборудование;
- уменьшение бракованных экземпляров;
- поиск более выгодного сотрудничества с поставщиками сырья.
Чтобы выполнить цели второго уровня, необходимо выполнить тактические цели третьего уровня. Например, чтобы уменьшить количество брака, необходимо обучить сотрудников, повысить их квалификацию. Все эти задачи являются среднесрочными – их необходимо ставить на 1–3 года.
Оперативные цели
В дереве целей есть не только ветви, но и побеги от ветвей. Они необходимы для лучшего представления, как выполнить тактические цели. Эти задачи считаются более мелкими, простыми, поэтому в структуре дерева целей называются оперативными. Они также могут располагаться на нескольких уровнях. Конкретное число уровней зависит от сложности тактической цели.
Все оперативные цели считаются краткосрочными. Их можно выполнить за полгода.
Подцели и задачи
Чтобы достичь оперативные цели, компания выполняет мелкие задачи и подцели. Например, чтобы сделать популярный профиль в соцсетях, необходимы такие мелкие действия:
- нанять автора для написания постов;
- запустить таргетированную рекламу;
- купить инвентарь для фотографий в соцсети.
Эти задачи мелкие, поэтому нет смысла растягивать их выполнение более чем на месяц.
SMART-техника для формулировки целей
Чтобы дерево оказалось эффективным, каждая из целей и задач должна быть не только правильно определена, но и грамотно сформулирована. Для этого подходит техника SMART. Суть техники зашифрована в ее названии. Это аббревиатура, которая расшифровывается следующим образом:
- S – Specific. Цель должна быть сформулирована четко и однозначно. Не допускаются абстрактные формулировки, например, «стать лучшими на рынке»;
- M – Measurable. Цель должна быть измеримая. Необходимы конкретные показатели, по которым можно понять, что цель достигнута. Например, можно измерять прибыль, выручку, количество новых клиентов;
- A – Aggressive, Achievable. Цель должна быть достижима без надрыва, но при этом оставаться амбициозной. Например, если для измерения используется выручка, можно взять за основу текущие показатели и увеличить их на 10–20 %;
- R – Resource, Relevant. Необходимо иметь ресурсы для достижения цели – деньги, работников, оборудование, материалы, знания;
- T – Time Bound. Необходимо иметь ограничение во времени, чтобы достижение цели не растягивалось.
Площадки для построения дерева целей
Самый простой способ нарисовать дерево целей – на бумаге. Если стратегическая цель выполняется относительно легко и имеет 1–2 ответвления, можно использовать этот способ. Однако есть недостатки: на бумаге сложно делать корректировки.
Более современный метод заключается в визуализации дерева на компьютере. Составить разветвленную схему можно в Microsoft Word, Google Docs. Есть специальные программы, в которых удобно делать разветвленные схемы – Mind-карты. Например, MindMaster, Coogle, NovaMind. Эти сервисы позволяют не просто сделать схему, но и персонализировать ее. Можно вставлять картинки, соединять блоки, маркировать задачи разными цветами.
Источник