Что выбрать аутсорсинговую компанию или свою бухгалтерию

Штатный бухгалтер или аутсорсинг: что лучше?

Сегодня уже многие наслышаны о преимуществах аутсорсинга бухгалтерских, юридических и других услуг. Прогрессивные бизнес-эксперты рекомендуют отдавать на аутсорсинг всё, что можно передать.

В этом случае компанию ждет множество преимуществ: от экономии на самих услугах до оптимизации налоговых отчислений, получения более качественного и профессионального результата и освобождения времени, средств на основные задачи бизнеса, его развитие.

Несмотря на это, далеко не каждый руководитель готов передать такую важную для любого юридического лица часть деятельности, как бухгалтерия, «чужой» компании. И причин на это довольно много.

Почему многие предпочитают работать по-старому, и так ли неэффективен для современного бизнеса штатный бухгалтер — об этом пойдет речь.

Аутсорсинг — не панацея?

Прежде, чем начать разговор на тему плюсов штатной бухгалтерии, мы хотим сделать оговорку: этой статьей мы ни в коем случае не отрицаем всех преимуществ аутсорсинга.

Мы решили рассказать об альтернативе тем компаниям, для которых он неприемлем в связи с теми или иными обстоятельствами. Также мы хотим открыть причины, по которым некоторые юридические лица и индивидуальные предприниматели всё же предпочитают старые, проверенные годами методы ведения бухгалтерии, и отказываются от преимуществ аутсорсинга.

Представьте себе ситуацию: продвинутый зарубежный партнер или потенциальный инвестор изучает бизнес компании, смотрит на технологии, которые она использует, методы ведения дел и обнаруживает к своему изумлению, что у нее в штате 4 бухгалтера, не считая главного, а еще кадровик и канцелярия.

Это наталкивает его как минимум на две мысли:

1. Компания не использует современные эффективные методы, предпочитая работать по старинке. Весь современный мир на аутсорсинге, включая ведущих игроков рынка, а тут штатная бухгалтерия… повод задуматься;
2. Тут не умеют считать деньги, готовы сильно переплачивать за услуги бухгалтеров (непрофильных специалистов), значит, и мои инвестиции пойдут на их зарплату, а не на развитие и реализацию бизнес-планов.

В результате он принимает решение отказаться от инвестиций в такой бизнес, хотя оно далеко не во всех случаях оправдано. Именно тому, по каким причинам некоторые компании предпочитают содержать бухгалтера в штате, мы решили посвятить эту статью.

Почему многие организации отдают предпочтение штатной бухгалтерии

Для представителей среднего и крупного бизнеса расходы на содержание штатной бухгалтерии — не самая важная и существенная статья затрат. Поэтому экономия, которой бравируют аутсорсеры в первую очередь, для них не аргумент.

Для них гораздо важнее качество бухгалтерских услуг, чтобы бухгалтерия всегда была в порядке, ее задачи решались оперативно, прозрачно, не было проблем ни с контролирующими органами, ни партнерами и контрагентами.

За это они охотно готовы платить выше рыночной стоимости бухгалтерских услуг, особенно, если сфера деятельности компании, как и ее бухгалтерия очень специфична. Поэтому крупный стабильный бизнес убеждает не экономия, а качество услуг. Но с этим может справиться и профессиональный аутсорсинг бухгалтерии, поэтому стоит копнуть глубже.

8 причин, по которым выбирают штатного бухгалтера

У штатной бухгалтерии множество преимуществ, которые не очевидны на первый взгляд, но имеют важное значение для консервативных руководителей.

Бухгалтер под рукой

Профессиональные аутсорсинговые компании оперативно реагируют на поступившую задачу, у экспертов на это уходит не больше 15 минут. Они всегда на связи. Кроме того, такая компания выполняет за одно и то же время больше задач, чем штатный или удаленный частный бухгалтер, потому что аутсорсер может к ним привлечь нужное количество специалистов.

Тем не менее, не всех руководителей устраивает ждать даже 15 минут. Другое дело, когда можно зайти в бухгалтерию и решить нужную задачу прямо здесь и сейчас.

Пример: заглянул важный партнер или инвестор и в эту же минуту прямо перед ним бухгалтер распечатал отчет о финансовых результатах и передал для ознакомления. Всё прозрачно, это вызывает доверие.

В конце концов, для бизнеса 15 минут — это тоже время. Многие важные сделки заключаются в течение этого времени. Очень удобно, если нужно срочно подписать документы, взял с собой бухгалтера на бизнес-ланч и все вопросы решил. Не нужно ничего ждать.

Бухгалтер под личным контролем руководителя

С аутсорсингом хорошо — не нужно никого контролировать. Но что делать, если необходимость в этом все же есть?

Хочется оставаться уверенным в том, что учет ведется правильно, все документы вносятся вовремя. Хотя бы на первых этапах сотрудничества, пока не сформируется доверие. Особенно, если руководитель сам хорошо разбирается в этих вопросах.

Конечно, проверить, как ведется учет можно и с аутсорсинговой компанией. Но когда бухгалтер в штате, всё под непосредственным контролем руководителя: он видит, чем занимается бухгалтер и сколько времени у него уходит на выполнение непосредственных обязанностей. Это в том числе повод для перевода работника на почасовую оплату.

Личное общение, формирование доверия, благодаря тесному контакту

Обсудить текущее положение дел, принять новые, порой кардинальные решения, проще со специалистом, который работает с руководством «в одной упряжке». На штатного сотрудника часто можно возложить больше обязанностей, чем ему положено по должностной инструкции.

Аутсорсер тоже может давать профессиональные эффективные советы, но делать больше, чем предусматривает договор он точно не будет.

Гарантированная дисциплина

Сотрудники разные, за хорошим аутсорсером следить не нужно, главное — результат. Но мало кому понравится, если его бухгалтерия ведется после недосыпа или в плохом самочувствии. В случае со штатной бухгалтерией руководитель сам следит за тем, как соблюдается дисциплина, и в каком состоянии работают сотрудники.

Консервативные убеждения

Принято считать, что главный бухгалтер — вторая должность в любой организации после руководителя и его заместителя. Это материально ответственное лицо. Часто кабинеты директора и бухгалтерии располагаются рядом. Как можно такую должность вынести за пределы штата? Для многих руководителей это несовместимо с общепринятым понятием о нормальной деятельности компании.

В организации часто кадровый учет ведет бухгалтерия или отдел кадров, который тесно с ней связан, постоянно взаимодействует с канцелярией, регистрирующей всю входящую и исходящую корреспонденцию. У этих структурных подразделений крупной организации много общего: все они используют печати и штампы, работают с документацией.

Если бухгалтерию вынести за пределы штата, на первый взгляд может показаться, что будет нарушен порядок документооборота компании: если сотрудник решил уволиться, уходит в отпуск, на больничный — отдел кадров формирует приказ, бухгалтерия на основании этого документа делает расчет, оформляет платежные поручения, их регистрирует канцелярия. Каждый ставит свои печати, подписи и штампы.

Если бухгалтерия удаленная, кажется, что это нарушит или как минимум усложнит порядок. Не сразу ясно, что удаленному бухгалтеру для этого достаточно просто отправить приказ в виде скана, и он тут же оформит все документы.

Но опять же, если бухгалтер частный, не слишком опытный и при этом набрал много фирм для сопровождения — не справляется с нагрузкой, то оформление документов действительно может занимать много времени.

Конфиденциальность полученной информации

Профессиональная аутсорсинговая бухгалтерская фирма фиксирует в договоре на бухгалтерское обслуживание свою ответственность за разглашение полученной от компании информации и гарантирует, что данные никоим образом не попадут к третьим лицам.

Но для крупных игроков рынка такая гарантия — не аргумент, они не понаслышке знают, на что готовы идти конкуренты ради получения секретных данных. Это и подкуп сотрудников, и отправка на работу к конкуренту «засланного казачка».

Можно только представить себе, каковы были бы последствия, если бы о всех сделках и технологиях компании Apple узнали конкуренты до выхода нового iPhone… Это сопоставимо с крахом бизнеса.

Конечно, и штатная бухгалтерия не гарантирует стопроцентной защиты от утечки информации, но гораздо проще доверять бухгалтеру, с которым «в одной упряжке» работаешь несколько десятилетий, чем специалисту из «чужой» компании.

Штатная бухгалтерия — часть команды, объединенной одним делом

Разумеется, если тот или иной специалист, в том числе бухгалтер, длительное время работает в одной компании, со временем он начинает «болеть» за дело бизнеса, расстраиваться, если дела в компании начинают идти неважно и радоваться общим победам. Коллектив становится родным, многие именно на работе обретают друзей и встречают будущего супруга.

А если учесть, сколько сейчас разработано тренингов для объединения команды, мотивации на достижение совместных целей, коучи умеют соединять в работе над общим делом даже сотрудников, конкурирующих за повышение на одну и ту же должность. Не говоря уже о корпоративах, совместных уик-эндах и посещениях спортзала.

В такой компании бухгалтер больше замотивирован на достижение общих целей, чем удаленный сотрудник, для которого имеет значение только выполнение своих обязанностей.

Психологический комфорт

Аутсорсинг уже приобрел популярность в нашей стране, многие компании ежедневно оценивают его преимущества. Но всё же это направление и по сей день продолжает развиваться, тогда как опыт работы с штатным бухгалтером сложен десятилетиями. Руководителям старой закалки сложно перестроиться, и не до конца ясен формат аутсорсинга.

Когда в компании годами складывались отношения, и бухгалтер стал частью «семьи», в случае возникновения каких-либо трудностей, руководителю проще дать ему старый добрый «нагоняй» и продолжить работу в прежнем режиме. Он не всегда наказывает его штрафами, не предпринимает дисциплинарных взысканий.

Аутсорсиновая компания не будет терпеть никаких претензий. Ответственность надежных фирм застрахована, и они сами платят за свои ошибки — компенсируют штрафы, пени со стороны контролирующих органов.

Но часто для руководителя это не главное. Гораздо важнее, чтобы этих ошибок не было, репутация компании в глазах контролирующих органов не пострадала, а любые проблемы можно было решить внутри компании, выявить ошибку самостоятельно и исправить своими силами, не дожидаясь, пока ее обнаружит налоговая или акционер.

Нужно помнить, что аутсорсинговые компании, удаленные частные бухгалтеры далеко не всегда являются профессионалами в своей области. Бывают не только горе-бухгалтеры, но и откровенные мошенники, безответственные специалисты, которые берут деньги за обслуживание и пропадают при возникновении первых трудностей или еще до их появления.

Если вы не уверены в том, что сможете определить квалификацию удаленного бухгалтера и разобраться, кто перед вами: эксперт или профессионал в кавычках — аутсорсинг вряд ли вам подойдет.

Что делать, если свой бухгалтер не справляется?

Если вы не готовы передавать бухгалтерию на аутсорсинг, а собственная бухгалтерия не справляется — сформировался аврал, нужно срочно подготовиться к проверке, бизнес развивается и количество документов, операций выросло в десятки раз — в такой ситуации можно поступить двумя способами:

1. Расширить штатный бухгалтерский отдел и принять на работу еще одного бухгалтера. Это оптимальное решение в последнем указанном случае, когда вы знаете, что такая нагрузка будет теперь постоянно в связи с изменениями в самом бизнесе. Если же пиковая загруженность появилась внезапно, в связи с внешними обстоятельствами, то переходим к плану «Б»;
2. Обратиться за разовыми бухгалтерскими услугами в аутсорсинговую бухгалтерскую фирму. У нас в Налогофф помогут подготовиться к проверке, разгрести завал, выполнить специфическую задачу, с которой бухгалтерия не знает, как справиться, например, оптимизировать налогообложение или подготовить специфическую отчетность для иностранных акционеров и т.д.

В большинстве примеров мы ведем речь о крупном бизнесе, но разумеется, с этими проблемами сталкиваются и представители среднего, только вставшего на свой путь развития бизнеса. Потому что, как известно, каждый мелкий бизнес приходит на рынок со стремлением стать крупным.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг сложно переоценить, если для сотрудничества выбрана надежная компания — эксперт в своем деле.

Но если вы не уверены в репутации и профессионализме фирмы, она навсегда для вас останется «чужой», и для вас это критично и неприемлемо — не стоит рисковать такой важной и ответственной частью работы бизнеса, как бухгалтерия.

Вполне возможно, что штатный бухгалтер в таком случае действительно надежнее и эффективнее.

Источник

Что лучше для бизнеса: собственный бухгалтер или аутсорсинг?

У Вас появилась гениальная бизнес-идея. Вы составили бизнес-план, зарегистрировали фирму, и начали воплощать свои грандиозные идеи в жизнь. Однако перед каждой компанией очень скоро встает вопрос: как лучше вести бухгалтерию?

Традиционно выделяют три возможных варианта решения проблемы:

• Штатный бухгалтер
• Аутсорсинг бухгалтерских услуг
• Самостоятельное ведение учета в специализированном интернет-сервисе

Последний вариант является самым дешевым, но он подходит совсем небольшим предпринимателям, у которых есть время и желание собственноручно заниматься вопросами учета и налогообложения. Подобные сервисы предоставляют автоматизированный налоговой календарь и необходимые шаблоны бланков для ведения учета. При этом опыт показывает, что, выбирая этот путь, желательно уметь разбираться в бухгалтерии и налогах. На основании решения Арбитражного суда города Москвы (по делу №А40-28999/18-161-202) интернет сервисы не несут ответственности за онлайн-учет, а их обещания не служат гарантией, а как правило являются частью маркетинговой стратегии.

В результате самыми застрахованными от рисков альтернативами становятся “свой” или “внешний” бухгалтер. В этой статье разобраны плюсы и минусы каждого варианта.

Он всегда рядом и живет жизнью Вашей фирмы. Идеальный кандидат всей душой радеет о ее благополучии, изыскивая возможные пути сохранения баланса интересов собственников и государства.

Поскольку штатный сотрудник всегда в Вашем распоряжении, Вы всегда можете поручить ему дополнительные обязанности, например: ведение кадровой работы, составление договоров и тд. При этом вы не обязаны увеличивать его заработную плату. Более того, рост оборотов компании также не пропорционален повышению его оклада.

Однако, у бухгалтера в штате есть минусы. В первую очередь, содержать бухгалтерию весьма накладно, так как квалифицированный специалист стоит недешево. К тому же, Вы обязаны платить страховые взносы с его зарплаты, что автоматически повышает расходы на оплату труда более чем на 30%.

Бухгалтеру нужно предоставить рабочее место и ресурсы. Без ПК, канцелярии и специального ПО, которое необходимо регулярно обновлять, он не сможет работать. Его также необходимо обеспечить правовыми базами и специальной литературой, в условиях стремительно меняющегося российского законодательства без этого не обойтись.

Бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск и даже уволиться в самый неподходящий момент. То есть, непрерывность работы бухгалтерии сотрудник обеспечить не может.

Как и каждый человек, бухгалтер имеет право на ошибку, но его ошибки могут обойтись собственнику очень дорого. Если при налоговой проверке всплывут недочеты, то денежных санкций не избежать, а ответственность штатный бухгалтер несет только в рамках Трудового Кодекса, то есть получить полное возмещение причиненного ущерба невозможно.

Выбирая аутсорсинг, компания, прежде всего, ориентируется на финансовые выгоды. Стоимость услуг аутсорсинговых компаний обычно ниже расходов на зарплату штатного бухгалтера. В первую очередь это связано с тем, что Вам не придется платить за компьютеры, программы, правовые базы, повышение квалификации и т.д.

Аутсорсинг обеспечивает бесперебойность работы бухгалтерии. Если бухгалтер, ведущий учет вашей фирмы, заболеет или уйдет в отпуск, ему найдут замену. На Вас работает целая команда профессионалов: бухгалтеры, юристы, финансовые аналитики. Соответственно, у Вас нет необходимости дополнительно искать сторонних специалистов.

Отношения предпринимателя с аутсорсинговой компанией регулируются ГК РФ. Аутсорсеры несут ответственность за допущенные в работе ошибки, и причиненные ими убытки можно взыскать в полном объеме. Однако в солидной аутсорсинговой компании, заботящейся о своем имидже, обязательно существует система внутреннего контроля, которая позволяет минимизировать вероятность возникновения ошибок в учете.

Сотрудничество с аутсорсинговой компанией тоже имеет подводные камни. Основной проблемой является конфиденциальность: вся финансовая информация Вашего предприятия передается в руки сторонней организации.

Аутсорсер может выполнять ряд различных функций, но за дополнительную работу, скорее всего, будет необходимо доплатить. Все, что не включено в Ваш тарифный план, должно оплачиваться сверху.

Компания становится изолированной от бухгалтерии, и Вы теряете полный контроль над процессом. Удаленное взаимодействие с бухгалтером снижает оперативность решения поставленных задач.

Так как аутсорсеры независимы, у Вас остаётся мало рычагов давления, но в любом случае они обязаны работать в рамках закона. Однако в этом есть свой плюс: Ваша работа тоже останется в рамках закона.

Ваш ведущий бухгалтер не робот, то есть, может заболеть или уйти в отпуск. Хотя Вам обязательно предоставят другого бухгалтера, новый человек не будет знать всех нюансов Вашего бизнеса, ему будет необходимо время, чтобы вникнуть. То есть, возможна ситуация, когда быстро решить возникший вопрос аутсорсер не сможет.

Не все аутсорсеры одинаково полезны.

Подходить к выбору внешнего бухгалтера надо не менее тщательно, чем к выбору штатного. Основное правило: лучше не ориентироваться на самый дешевый сервис. Низкая стоимость обслуживания, как правило, обусловлена невысокой компетентностью привлекаемых к работе специалистов. Качество обслуживание также не гарантируется размером аутсорсинговой фирмы: клиентов много, работа поставлена на поток, контролировать работу своих бухгалтеров сложнее.

Приведем пример из существующего кейса. Один из клиентов перешел к нам на обслуживание, после того как предыдущая аудиторская фирма несвоевременно ответила на требование ФНС. Выяснилось, что бухгалтеры в компании постоянно менялись, а также некорректно вели учет. В результате клиент не только заплатил штраф государству, но и вынужден был оплатить услуги по исправлению многочисленных ошибок предыдущих бухгалтеров.

Минусы сотрудничества с аутсорсинговой компанией можно «свести на нет», если грамотно заключить договор на обслуживание. Главное обратить внимание на ответственность, условия о конфиденциальности, перечень выполняемых операций и отчетности, порядок обмена документами. Важно обсудить подробно все пункты договора и желательно познакомиться с ведущим бухгалтером, чтобы выяснить его нагрузку и сколько времени он сможет уделять вашей фирме.

Если в процессе обсуждения представитель компании-аутсорсера избегает подробностей взаимодействия, а бухгалтер не показывает уровень нужной компетенции, то сотрудничество с такой компанией имеет риски для бизнеса. В худшем случае Вы не сможете контролировать их работу, а решение возникших в результате сотрудничества проблем принесет существенные убытки. Испорченная репутация налогоплательщика может тяжело сказаться на будущем компании.

Порядок действий при поиске квалифицированного бухгалтера должен быть следующий:

• Проанализируйте потребности своего предприятия и определите, каким критериям должен соответствовать Ваш будущий бухгалтер.
• Оцените предстоящие затраты на содержание бухгалтерии Вашей мечты.
• Оцените предстоящие расходы на аутсорсинг при тех же вводных.
• Определитесь с выбором: «свой» или «чужой» бухгалтер.
• Приняв решение взять бухгалтера в штат, начинаете непростой процесс поиска своего лучшего кандидата. Однако на этом этапе достоверно оценить квалификацию сложно, но процесс обещает бесценный опыт.
• Остановившись на внешней бухгалтерии, исследуйте рынок, ищите рекомендации, проводите переговоры, и рано или поздно достигнете поставленной цели.

Желаем Вам успехов в выборе своих партнеров.

Источник