Что сделать чтобы улучшить работу своего предприятия

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Улучшение процессов организации – с чего начать

Улучшение процессов организации – с чего начать

Улучшение процессов организации – одна из основных задач руководителя. Но когда руководитель или собственник бизнеса принимает решение о внедрении процессного подхода, он сталкивается с очень распространенным вопросом – с чего начать? С одной стороны, оптимизация бизнеса через призму бизнес процессов интуитивно понятна. С другой стороны, подходы и методики кажутся сложными и громоздкими. Но они являются таковыми до тех пор, пока вы не приняли для себя план из простых и понятных действий. Итак, с чего стоит начинать управлять бизнес процессами.

В учебной литературе рекомендуется начинать с вопросов идеологии управления, видения, миссии и стратегии. Это действительно важные вопросы, однако с них нужно начинать тогда, когда вы готовы безоговорочно встать на путь управления бизнес процессами и рассматривать проект как долгосрочный. Если же решение повседневных задач является для вас более актуальным, то и начинать нужно с другого.

Давайте для начала определим вот какой вопрос – подходы к оптимизации бизнеса через процессы имеют три горизонта. Один является долгосрочным и направлен на кардинальное изменение подходов к управлению и организации работы. Это и есть то, что называют оптимизацией наши зарубежные коллеги. Второй горизонт – это быстрое улучшение того, что можно сделать в процессах. О нем мы сейчас не будем говорить. Третий же подход, который я называю наведением порядка, и есть то, с чего необходимо начинать.

Если вы хотите что-то оптимизировать, т.е. существенно улучшить качественное и количественное выполнение процесса, начинать нужно с наведения порядка. Тут как с вашим рабочим местом – если хотите сделать так, чтобы оно было эффективно, т.е. оптимизировать его, то начинать нужно с разбора завалов.
Итак, для того чтобы управлять, нужно понимать, чем вам предстоит управлять. А значит, управление бизнес процессами начинается с наведения порядка. А с чего начинается наведение порядка? Правильно, с разбора того, что у вас имеется. С инвентаризации.

Улучшение процессов организации начинается с инвентаризации

По сути моделирование бизнес процессов и иное их описание – это и есть инвентаризация. В самом правильном и лучшем исполнении. Но даже мы, специалисты в управлении бизнес процессами, не начинаем описание без предварительного сбора информации о том, что у нас имеется. Даже в черновом варианте.

Что необходимо определить:

1. Продукты и услуги
2. Функции, работы и задачи, которые выполняют сотрудники
3. Сами сотрудники
4. Инструменты, которыми пользуются сотрудники
5. Правила, регламенты, принципы, подходы, которые определяют деятельность сотрудников.

Продукты и услуги

В первую очередь, необходимо собрать и рассмотреть все ваши продукты, услуги и разбить их на составляющие. Зачем это делать? Тут есть 2 причины:

1. Необходимо понять, насколько то, что вы производите соответствует вашему представлению и требованиям рынка.
2. Все ли продукты и услуги должны находится в вашем продуктовом портфеле.

Не редкость, когда собственники и/или менеджмент компании считает, что они производят продукты с определенным качеством, хотя на самом деле оно отличится от этого представления. Вы же понимаете, что и продукт, и услуга представляют из себя не просто основной товар, но весь комплекс сервиса и дополнительных товаров, которые продаются вместе с ним. Так вот, если вы считаете, что, например, при покупке кофе ваш клиент должен получать 2 пакетика сахара, то стоит проверить, действительно ли это так. На деле может оказаться, что клиент получает 3 пакетика и это приводит к лишним затратам с вашей стороны, или ничего не получает, в таком случае клиенту надоест дополнительно просить сахар, что не есть гут.

Еще пример. Менеджмент компании уверен, что клиент всегда получает благодарственное письмо после приобретения продукта. Де-факто этого не происходит. То есть состав продукта несколько иной, чем вы себе это представляете.
Это что касается проверки вашего представления о продукте. Но еще нужно проверить, насколько продукт соответствует потребностям клиента. Для этого нет необходимости проводить комплексные исследования, зачастую достаточно посмотреть на поведение конкурентов на рынке и понаблюдать, поговорить с клиентами. Вы можете удивиться.

Улучшение процессов организации начинается с продуктов и услуг.

Обязательно нужно оценить продукт с двух точек зрения:

1. Экономика, т.е. насколько продукт или услуга являются экономически выгодными для вас.
2. Привлекательность для клиента. Не все продукты в портфеле могут быть экономически выгодными, но это еще не повод сразу избавляться от них. Существуют такие продукты, услуги или их составляющие, которые привечают клиентов и тем самым способствуют продаже ваших основных продуктов. Нужно понять, какие продукты или услуги являются такими драйверами.

После того, как структура продуктов стала понятной, сделайте две простые вещи: избавьтесь от того, что не создает ценности для клиента и не приносит вам прибыли, и удостоверьтесь в том, что работа персонала обеспечивает производство продуктов и услуг в нужном составе и качестве.

Функции, работы и задачи, которые выполняют сотрудники

Теперь нужно наводить порядок в том, что делают ваши сотрудники. А для этого нужно точно знать, нуу…, что они делают.
Я бы не рекомендовал проводить такую инвентаризацию с помощью письменного опроса, но вы сами вольны выбирать методы исследования. Главное, чтобы каждый сотрудник ответил на 3 вопросы:

• Что вы делаете?
• Как часто вы это делаете?
• Сколько времени это занимает?

Таким образом, вы получите список того, что делают ваши сотрудники.

А вот дальше самое интересное. Сделать нужно следующее:

1. Разделите задачи сотрудников на те, что производят продукты и услуги, и на те, что не имеют к этому отношения.
2. Проверьте, все ли составляющие продуктов и услуг производятся через задачи сотрудников. Например, если сотрудник не указал у себя в задачах выдачу сахара клиенту (ну вы поняли), то скорее всего он этого не делает, а значит, продукт производится не в том виде, в котором должен. Если нашли такие расхождения, их нужно устранять первыми. Да, вот еще что – обеспечьте максимально эффективное с точки зрения производства продуктов / услуг выполнение задач сотрудников. Если сотрудник занимается обслуживанием клиентов, то не надо делать так, чтобы он постоянно мотался на склад и искал товар. Это не создает ценности ни для продукта, ни для клиента.
3. Проверьте список задач, не имеющих отношение к производству, на необходимость. Вполне вероятно, что какие-то задачи не нужны вовсе. Избавьтесь от них.
4. Проверьте соответствие задач. Бывает так, что задачи выполняются не теми сотрудниками, а тот, кто должен их делать по должности, занят совсем другими вещами. Назовите наконец вещи своими именами и разложите по своим местам.
5. Подумайте о том, как можно облегчить работу сотрудников. Просто, да?

Как только вы проделали эту работу, не стоит бросаться писать тонны должностных инструкций. Улучшение процессов организации не с этого начинается. Достаточно сделать простые списки функций и задач, обсудить их с сотрудниками, и попробовать работать по-новому. В большинстве своем этого будет достаточно для начала.

Сотрудники

Если вы все правильно сделали на предыдущем шаге, то у вас есть стопроцентное понимание не только того, кто и что делает, но и его загрузки.
Вы можете обнаружить, к примеру, что часть сотрудников перегружена, а часть халявит. Понятное дело, несправедливость должна быть устранена, а баланс восстановлен. Очень часто это становится просто глотком свежего воздуха и для сотрудников, и для компании.

Инструменты, которыми пользуются сотрудники

Составьте список всего, чем пользуются сотрудники в своей работе. И что важно, поймите – какие препятствия возникают в использовании этих инструментов. Использование инструментов часто связывается с тремя проблемами, показывающими влияние на эффективность процессов:

1. Неэффективное использование инструментов
2. Неправильное использование инструментов
3. Использование неправильных инструментов

Неэффективное использование инструментов
Если инструмент позволяет существенно облегчить выполнение задач сотрудников или повысить эффективность процесса, необходимо сделать все, чтобы инструмент работал на полную. Например, очень часто сотрудники не пользуются всеми возможностями систем CRM и учета. Да что уж говорить, даже использование почтовых клиентов и календарей далеко от эффективности. Иметь инструменты и не использовать их возможности – это все равно что ездить на танке за хлебом: эффектно, расходно и бесполезно.

Неправильное использование инструментов
Отличается от неэффективного использования тем, что инструмент не используется по назначению. Это как забивать гвозди микроскопом. Например, система документооборота используется исключительно в целях архивирования вместо того, чтобы выполнять функции согласования и визирования. Ну или, ага, сделать скриншот и вставить его в файл word… Тут комментарии излишни.

Использование неправильных инструментов
Использовать обычный календарь в качестве инструмента управления проектами – вот типичный пример неправильного инструмента. Или пытаться выстроить систему управленческого учета, которая, к слову, сильно отличается от бухгалтерского (это для примера), на основной 1С.

У каждого инструмента есть свое предназначение. Используйте их по назначению.

Так вот. Проведите учет всех инструментов и их использования. Уберите ненужное и неэффективное, а далее сделайте акцент на максимальном использовании существующих инструментов. Ну и если есть возможность, купите наконец принтер девочкам в бухгалтерию, чтобы они не бегали каждый раз к секретарю))

Правила, регламенты и принципы

Один из важных, но самых простых пунктов.
Начните с того, что соберите в кучу все приказы, регламенты, инструкции и прочее. Затем выясните, работает ли это все в жизни. Подумайте над тем, реально ли необходимо все то, что написано. 100% многое устарело и не работает. Все, что работает, вынесите в один список.
Выпишите все правила, которые работают в компании (действительно работают). Причем обязательно внесите туда правила, которые существуют, но нигде не описаны. Например, вы не принимаете посетителей в понедельник вечером)))
Поговорите с сотрудниками и выясните те принципы, по которым они работают и выстраивают отношения.
Соберите все в один список. Отбросьте все ненужное, неактуальное, то, что не добавляет ценности вашим продуктам, не позволяет повысить эффективность, управляемость и конкурентоспособность.
Перед вами управленческий скелет вашей компании. Именно так.
Разбейте все это по категориям, согласно функциональных направлений. Отдельно вынесите категорию «Управление и принципы компании».
Эти списки должны заменить все управляющие документы.

Таким простым способом вы не только проведете инвентаризацию, но и существенно повысите уровень порядка по всем направлениям в компании. А значит, вы будете готовы к тому, чтобы улучшение процессов организации приобрело системную основу.

Источник

Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше

Вот тебе раз! Мы-то думали, что в рунете много сказано о том, как заставить коллектив работать эффективнее. А вот и нет: статей на эту тему очень мало, а если они и есть, то какие-то однобокие. Но мы исправили ситуацию и подготовили по-настоящему полный материал. Несколько дней изучали вопрос, добавили много знаний из личного опыта. Не то что мясо — вырезка!

Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.

Часть первая — прокачиваем себя и коллектив

Начните с себя

Руководитель — душа коллектива. Как полководец в армии. Вы либо можете повести за собой людей, либо нет. Если нет — вы плохой руководитель и идти дальше бесполезно. Поэтому самый профессиональный, замотивированный и дисциплинированный человек в команде — это босс.

Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”

Вы всегда должны быть в гуще событий, особенно в сложных ситуациях. Ничто так не расхолаживает коллектив, как начальник, приезжающий на работу к обеду подписать бумаги. Уж если ему наплевать, думают подчиненные, то нам — тем более.

Далее — профессионализм. Самый прокачанный спец в команде — это руководитель. Он должен навскидку отвечать на большинство рабочих вопросов подчиненных. Не можете навскидку — бегите гуглить. Но не оставляйте вопросы без ответов и не давайте сотрудникам вариться в собственном соку.

Для того, чтобы стать профи, нужно постоянно учиться. Семинары, книги, обучающие видео — все пойдет в дело. Идеально, если обучение войдет в привычку. Час в день — на обучение. Ищите новые веяния, подсматривайте новшества конкурентов, словом, держите руку на пульсе.

И последнее — мотивация лидера. Для себя вы можете работать ради чего угодно, но подчиненные должны думать, что вы трудитесь ради идеи. Человек, по-настоящему любящий свое дело и верящий в него, вызывает восхищение у любого. Восхищение и зависть. Все хотят заниматься любимой работой. Поэтому еще раз: ваш главный мотиватор — светлые идеалы. Это должны видеть подчиненные. А теперь переходим к первому киту эффективного коллектива.

Мотивация

Мотивация — это желание работать. Замотивировать сотрудника — значит предложить ему цель, ради которой он станет трудиться. Бывает материальная и символическая. Примеры материальной мотивации:

• деньги. Не будем лукавить — это самый мощный мотиватор в мире. Можно сколько угодно кормить соловья (сотрудника) баснями о великой цели, но за копейки он работать не будет. Сама по себе большая зарплата — не мотиватор, к любым деньгам быстро привыкают. Деньги начинают мотивировать, когда работник чувствует связь между хорошей работой и суммой на банковском счете. Поработал ударно — получил премию. Сдал проект раньше срока — прибавка к окладу. Вот так это работает;
• карьера. В принципе это тоже деньги, но с примесью статуса. Быть старшим менеджером круче, чем простым. А получать за это в два раза больше денег — вообще красота;
• бонусы и привилегии. Компенсация стоимости проезда, питание, корпоративная сотовая связь — все это тоже хорошие мотиваторы.

Символическая мотивация:

• вклад в общее дело. Когда сотрудник чувствует, что от него что-то зависит, к нему прислушиваются, его идеи воплощаются в жизнь, это сильно повышает лояльность и эффективность работы;
• командный дух. Если работник понимает, что коллектив — его вторая семья, он старается больше. Отшельники и одиночки работают менее эффективно бывают и исключения;
• простое человеческое спасибо. Похвалы за успешную работу, одобрение руководителя и коллег мотивирует не по-детски.

Это были примеры положительной мотивации, а есть еще и отрицательная. Тоже бывает материальная и символическая. Наказать рублем и лишить премии — отрицательная мотивация. Заставляет быть внимательнее и ответственнее относиться к своим обязанностям. Выговор, замечание — способ заставить работать лучше, не прибегая к финансовым инструментам.

К мотивации можно применить творческий подход. Например, выбирать лучшего сотрудника недели и поощрять его. Только лучший сотрудник недели — это скучно. Пусть лучше это будет “Монстр маркетинга месяца”. И наоборот “Свинюшка недели” — антипремия самому неаккуратному работнику, чей стол вечно завален хламом.

Дисциплина

Железная дисциплина серьезно повышает эффективность коллектива. Даже если рассуждать математически, то получится, что чем больше сотрудники пинают валяют дурака, тем меньше они работают. Но это не главное. Если с дисциплиной в отделе бардак, то бардак будет и в головах у сотрудников. Перечислим главные правила дисциплины. Мы подсмотрели их на режимных предприятиях советского образца — там с дисциплиной все в порядке:

• внутренний трудовой распорядок. Это режим работы. Рабочее время — с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00. Два перерыва по 10 минут в течение рабочего дня. Напечатать на листочках и развесить в отделах, строго следить за соблюдением. Хочешь задержаться или уйти раньше — все только с письменного согласия начальника;
• субординация. Старший менеджер подчиняется начальнику отдела, а ему — менеджеры по продажам. Вассал моего вассала — не мой вассал. Через голову прыгать нельзя. Приказы не обсуждаются;
• должностные инструкции. Это документ, в котором подробно перечислены права и обязанности сотрудников. Они у каждого свои: у менеджеров, у маркетологов, у бухгалтера. Можно скачать из интернета типовые инструкции и переделать их под свою специфику;
• замещение отсутствующего руководителя. Начальник уехал в отпуск и в офисе праздник — все дружно забросили дела и зависают в соцсетях? Чтобы этого не произошло — назначайте исполняющего обязанности. Приказом, под роспись работников. Пусть знают, что в отсутствие начальника отдела должны подчиняться старшему менеджеру;
• дресс-код. А почему бы нет? Никто не говорит, что нужно по полной закрутить гайки и заставлять сотрудников ходить исключительно в костюмах. Но запретить шорты, треники и глубокие декольте — вполне разумно.

В дисциплине главное — система. Здесь тоже нужна мотивация на соблюдение правил. Штрафа за опоздание, выговоры за невыполнение распоряжений — все это должно быть систематизировано. Главное правило — никаких исключений. Если что-то можно, то можно всем и всегда. Нельзя — значит нельзя никому и никогда. Точка.

Профессионализм

Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:

1. Первичный инструктаж при приеме на работу. Проводится для введения новичка в курс дела. Лучше, если инструктаж проведет непосредственный руководитель. Нужно рассказать, чем тут занимаются, как происходит рабочий процесс и что вообще за работа.
2. Чтение должностных инструкций. Не нужно сразу направлять человека в гущу событий. Дайте ему денек-другой на изучение нормативной документации. А вместе с ней подсуньте почитать дельные книги, например, по маркетингу и основам продаж. Потом устройте небольшое собеседование и посмотрите, как новичок усвоил материал.
3. Работа под присмотром опытного сотрудника. Помогает новичку адаптироваться в коллективе и быстрее освоить обязанности. На роль наставника выбирайте самого грамотного работника, который сможет не только показать, но и рассказать и объяснить.
4. Обучение в учебных центрах. Повышение квалификации нужно проводить постоянно. Чем чаще, тем лучше. Единственное, на что нужно обратить внимание — качество обучения. Сейчас из каждой дырки лезут желающие научить вас и ваших сотрудников всему и сразу. Поэтому тщательно подходите к выбору курсов. Хорошее обучение стоит приличных денег. Спикеры имеют хорошие отзывы, их работы легко найти в интернете. Молодые мальчики и девочки, которые бесплатно готовы поделиться своими знаниями, на эту роль не годятся.
5. Посещение семинаров, конференций и выставок. Если к вам в город едет известный бизнесмен и хочет почитать лекции — не упускайте эту возможность. Езжайте на мероприятие сами, посылайте сотрудников — хотя бы несколько человек. Так они наберутся новых мыслей и будут фонтанировать свежими идеями.
6. Заведите в офисе небольшую библиотеку. Тематику литературы подбирайте исходя из рода вашей деятельности. Для продажников подойдут книги по маркетингу и SMM, для копирайтеров — литература по написанию статей. Пусть каждый сотрудник имеет доступ к книгам.

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

• ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
• разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
• проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
• проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
• устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Источник