Бизнес процессы с использованием бизнес планов

Методология развития бизнес-процессов и бизнес-планирования

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 17.11.2019 2019-11-17

Статья просмотрена: 1064 раза

Библиографическое описание:

Туголуков, Е. А. Методология развития бизнес-процессов и бизнес-планирования / Е. А. Туголуков. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 46 (284). — С. 361-364. — URL: https://moluch.ru/archive/284/64064/ (дата обращения: 12.06.2021).

Научная статья посвящена анализу методологии развития бизнес-процессов и бизнес-планирования и их роли при управлении предприятием. Рассмотрены теоретические аспекты и основы бизнес-планирования и управления бизнес-процессами. Проанализированы задачи и функции бизнес-планирования и место бизнес-процессов при его формировании.

Ключевые слова: бизнес-процессы, бизнес-планирование, бизнес, управление бизнесом, планирование.

В развитии системы управления бизнес-процессами и бизнес планирования нуждается каждое предприятие, как вся национальная экономика в целом, так отдельные отрасли промышленности и сектора услуг. Спланировать создание и развитие своей предпринимательской структуры — это, в первую очередь, суметь верно провести оценку возможности, объемы производимого товара, и его конкурентоспособность.

Стоит отметить также нестабильность внешней экономической среды, на которую работники и руководители могут адекватно реагировать, лишь проявляя гибкость и инициативность. Поэтому в сегодняшних условиях управление организацией принимает все более инициативный характер, но основанный на заранее спланированной схеме (плане). Это можно наблюдать в возрастании роли анализа предстоящих событий, стратегического планирования в управлении всей организации в целом [4].

С одной стороны, бизнес-план — это план осуществления бизнес-операции, действий фирмы, содержащая сведения о предприятии, товаре, его производстве, рынках сбыта, маркетинге, организации операций и их эффективности, и в то же время необходимый инструмент производства продукции или оказания услуг в соответствии с потребностями рынка и сложившейся ситуации [1].

С другой стороны, бизнес-план — это инструмент, с помощью которого предприниматель может продемонстрировать свою идею другим заинтересованным лицам (стейкхолдерам), которые участвуют в становление коммерческого предприятия, с целью привлечения партнеров, поставщиков, кредиторов и инвесторов.

Бизнес-процессы — это внутренние операции организации, в рамках которых происходит вход/выход ресурсов. При этом, бизнес-процессы, в общем, как система, формируют сам операционный и производственный цикл/процесс предприятия

Необходимо выделить основную классификацию бизнес-процессов внутри каждой организации [5]:

– основные процессы (производство, реализация и т. д.);

– сопровождающие процессы (доставка, обработка информации и т. д.);

– управленческие процессы (администрирование и т. д.);

– развивающиеся процессы (внедрение инновация, разработка и т. д.).

В целом, процессный подход к управлению организацией, включая все его элементы и этапы, можно отобразить на рисунке 1.

Рис. 1. Концептуальная схема процессного подхода к управлению предприятием [6]

Как видим, ключевыми элементами процессного подхода являются входы и выходы процессов, а также сами бизнес-процессы, которые получают ресурсы и преобразовывают их в готовый продукт. Их же процесс организации исходит из самого этапа бизнес-планирования.

Роль бизнес-планирования при организации управления предприятием – неотъемлемый атрибут для каждой компании, предпринимателя, кредитора или инвестора. При этом, вопрос о роли бизнес-планирования для предприятия является актуальной проблематикой с давней поры. Единственное, что стоит отметить — это наличие периода советского прошлого, во время которого из-за командно-административной системы экономики бизнес-планированию уделялось не столь важное внимание. Но, сейчас, в связи с переходом до рыночной формы экономики, бизнес-планирование играет роль для предприятий всех отраслей. Существует общее предпринимательское правило, что «От бизнес-плана предпринимателя зависит судьба всего будущего бизнеса». Ведь именно в рамках развития бизнес-планирования руководство организации формирует систему управления бизнес-процессами, отвечающих за функционирование производственной, финансовой и реализационной деятельности.

Почему бизнес-планирование столь важный аспект управления предприятием? Найти ответ на данный вопрос можно с помощью анализа основных элементов, которые входят в бизнес-план, а также функции/задачи, которые он обязан выполнять.

В первую очередь, обратим внимание на основные элементы, которые составляют полноценный бизнес-план. К ним относятся:

– описание предприятия, начиная от уставного фонда и заканчивая количеством работников и т. д.;

– маркетинговый анализ рынка;

– производственный план операционного цикла;

– финансовый план, бюджетный план и т. д.;

– расчет эффективности деятельности предприятия, начиная от срока окупаемости заканчивая ожидаемой доходности.

Исходя из этих элементов, мы можем сделать заключение о том, что каждый из них играет важную роль не только в формирование нового предприятия, но и в дальнейшей его деятельности. Многие предприниматели совершают ошибку, когда считают, что бизнес-планирование необходимо лишь для начала организации своего бизнеса, но, они забывают о том, что в дальнейшем все ключевые элементы плана играют неотъемлемую роль при реализации различных бизнес-процессов (производство, логистика, аудит и т. д.).

Бизнес-планирование включает в себя обязательное выполнение следующих задач [2; 3]:

– определение целей, задач и миссии компании;

– формирование стратегического развития в краткосрочной и долгосрочной перспективе;

– формирование кадровой политики, системы мотивации и контроля;

– изучение и анализ рынка, составление маркетинговой стратегии и продвижения бренда;

– оценка финансового положения предприятия во времени и т. д.

В конечном итоге, бизнес-планирование выполняет функции, которые относятся к будущему периоду. Так же, как и по итогу анализу элементов бизнес-плана, мы видим одну и ту же картину, по которой наглядно продемонстрированы основные причины того, почему бизнес-планирование важно не только для организации нового предприятия, но и для его поддержания в будущем периоде.

Исходя из этого, не могут возникать сомнения о высоком уровне важности бизнес-планирования при организации управления предприятием. Бизнес-планирование является ключевой основой и фундаментом в процессе формирования коммерческой деятельности предприятия, а также влияет на его этапы становления, развития и конкурентной борьбы в выбранной отрасли.

Таким образом, необходимо тщательное проявление внимания к процессу бизнес-планирования, где важное место отводится прогнозированию основных показателей коммерческой деятельности предприятия, его финансам, организационной структуры, системы управления персоналом, продвижения товаров на рынке и т. д. В случаи отсутствия должной проработки данного вопроса — организация производственной деятельности предприятия может оказаться неудачной попыткой сформировать успешный бизнес, тем самым, станет для предпринимателя и его партнеров — убыточным инвестиционным проектом. При этом, важнейшим элементом бизнес-планирования является организация бизнес-процессов, описание их входа/выхода, особенностей, задач, ключевых показателей эффективности и степени влияния на общий операционный цикл предприятия.

Источник

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Определение и суть бизнес-процессов

Каждое предприятие можно рассматривать как целостную структуру взаимодействующих объектов, субъектов и функций. Взаимодействия, в результате которых происходит преобразование исходного материала в целевой материал, называют процессами, а всю структуру часто называют архитектурой процессов. Читайте также, как внедрить систему 5S на производств е.

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

1. Инфологическая – предприятие как база данных.
2. Коммуникационная – предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой – «договаривающиеся стороны».
3. Трансформационная – предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы – это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

• целью является производство продукции или услуги;
• в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы постановки бизнес-процессов на предприятии

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

1. Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель «AS IS» (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
2. Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
3. Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится «неработающим».
4. Реализация – это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
5. Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться «волшебная кнопка». После нажатия на «волшебную кнопку» автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

Важным, но непринципиальным моментом является вопрос выбора инструментария для описания бизнес-процесса. Эффективность инструмента определяется гибкостью и простотой применения, а также способностью учитывать все парадигмы описания деятельности предприятия. В современной методологии управления чаще всего упоминается инструмента описания бизнес-процессов: BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Его отличают:

• умеренная плотность подачи информация;
• гибкость;
• широкая аудитория (бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий. BPMN 2.0 призван учесть все возможные аспекты деятельности компании. Благодаря этому подходу, существенно облегчается внедрение и автоматизация бизнес-процессов.

В результате описания получается графическая иллюстрация и текстовое сопровождение, поясняющее ключевые аспекты процесса (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пример графического описания бизнес-процесса в рамках нотации BPMN 2.0

BPMN 2.0 – это своего рода баланс между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процесса. Инструмент находится в свободном доступе на сайте Object Management Group.

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

В литературе и практике встречается несколько видов классификаций. Чаще всего процессы классифицируют по следующим группам:

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

• выбор направлений развития компания;
• контроль за исполнением поставленных задач.

Принято считать, что все бизнес-процессы важны, и нельзя расставлять жесткие приоритеты. Но на практике проблемы в основных подразделениях могут обойтись компании на порядок дороже, чем во вспомогательных.

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

Владелец – это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов. Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс. Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Кроме разделения по ролям, участников разделяют по степени контролируемости или простым языком – по месту работы.

Внутренние – сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.

Внешние – участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса – все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Практика работы с бизнес-процессами

Можно отказаться от сложных инструментов описания в пользу упрощения. Например, использовать стандартную блок-схему с описательной частью. Выбор в пользу того или иного решения зависит от жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Добавочная стоимость часто формируется в большей степени в участках, где требуется творческий подход. Излишний контроль может привести к обратным от ожиданий последствиям. Во всех других случаях, внедрение управления бизнес-процессами при сбалансированном подходе оправдывает себя в полной мере.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.

2. Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.

3. Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.

4. «First things first». Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.

5. Все участники должны быть осведомлены и мотивированны. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:

• свои задачи;
• сроки для исполнения задач;
• формулу и способы измерения результата;
• вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.

6. При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса – сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.

7. Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.

8. «Лучшее – враг хорошего». Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс «сбоит», то можно использовать стандартные методы:

• упрощение (исключаются несущественные звенья);
• стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
• исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
• аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
• оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).

9. Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.

10. Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса – это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов – это сложный и цикличный процесс. Описание бизнес-процессов – ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля, процесс не даст ожидаемого эффекта. Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям. При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

Внедрение управления бизнес-процессами особенно эффективно при необходимости минимизировать в работе влияние человеческого фактора. Первостепенное влияние при внедрении и описании стоит уделить основным процессам: проблемы в ключевых процессах не могут быть компенсированы конкурентоспособным уровнем во вспомогательных процессах.

Источник