Бизнес процесс составление плана продаж

Эффективный способ планирования продаж

Планирование – один из самых действенных инструментов для достижения любых целей, и конечно, для успешного ведения бизнеса.

Планирование продаж это один из элементов в цепи общей стратегии развития предприятия. Может ли отдел продаж работать без составления плана?

Да, может, но эффективность его работы тогда будет гораздо ниже. Хотите увеличить объемы производства и/или продаж – тогда начните с планирования!

Этапы составления плана

Делать планирование только на основе результатов и доходов, полученных в прошлых периодах, самый простой, но очень ошибочный метод. Это приводит к «типовой ситуации», когда планы как бы и существуют, но их выполнение и даже перевыполнение не требует от менеджеров каких-либо дополнительных усилий. Конечно, анализ предыдущих периодов как для предприятий оптовой или розничной торговли, так и для производства очень важен и помогает выявить сезонность. Но это только один из шагов в планировании продаж.

Типовая ситуация	Как и должно быть
У руководителей и продавцов разное понимание «правильных планов»; Планы систематически не выполняются либо систематически перевыполняются; Гарантированные продажи, не требующие усилий продавца, включены в планы.	План «снизу» разложен по всем сечениям (квотам); Попадание в план лежит в интервале от 85-105% плана; Перевыполнение плана лежит в интервале 105-120%; Каждый продавец имеет индивидуальный план.

1. Определение главной цели компании

Первый шаг – это определение цели. Цель должна обладать характеристиками, по которым ее можно оценить качественно и количественно. Поэтому при формулировке цели учитывают:

• конкретность и измеримость результата;
• ограничение срока для достижения цели;
• достижимость и реалистичность цели;
• «вызов» цели – достигнутым результатом можно будет гордиться.

2. Оценка факторов экономической среды

Здесь должны быть рассмотрены и учтены общие показатели оценки территории: численность населения, уровень доходов в регионе, наличие конкурентов, потребительские предпочтения и покупательская способность населения в целом.

3. Оценка потенциала рынка и потенциала продаж

Потенциал рынка – это максимальное количество товара, которое может быть реализовано всеми участникам рынка. А потенциал продаж – это тот объем и доход, который может быть получен конкретной фирмой.

4. Анализ продаж предыдущих периодов

Этот шаг очень важен для понимания того, где находится фирма, существует ли сезонный спрос на товары, какие факторы могут повлиять на увеличение выручки и объемов как оптовой, так и розничной торговли.

5. Составление прогноза продаж

Планирование продаж существенно отличается от прогнозирования. Потому что прогнозирование, основываясь на анализе различных факторов, представляет только возможные сценарии развития ситуации с учетом рыночных ограничений, но не содержит пошаговой инструкции действий, которые привели бы к выполнению плана и увеличению доходов.

Для прогнозирования продаж применяют субъективные и объективные методы. Субъективные методы не используют аналитических данных, а основываются на субъективных мнениях различных групп людей:

• мнения персонала занятого в оптовой или розничной торговле;
• мнения ключевых руководителей;
• метод Дельфи.

А объективные методы базируются на аналитических и количественных данных:

• рыночное тестирование;
• анализ временных рядов (используют данные за прошлые периоды);
• статистический анализ спроса.

На практике выбрать точный метод прогнозирования очень сложно, каждый из них может показать погрешность, поэтому лучше использовать несколько методов. И зачастую фирмы используют сценарный анализ. Обычно делают два прогноза – пессимистичный и оптимистичный. На основе данных пессимистичного прогноза строится бизнес-план, так как компания должна быть уверена, что даже при неблагоприятной ситуации сможет получить определенные доходы и выполнить все обязательства. Прогноз всегда меньше потенциала рынка и потенциала продаж.

6. Корректировка прогноза продаж

Если прогноз и цели компании существенно отличаются, то необходимо сделать корректировку или маркетинговой программы, или целей. Такой процесс прогнозирования продаж позволит определить реальные показатели для создания плана.

7. Планирование продаж

Важность такого инструмента как план продаж в цепи управления предприятием трудно переоценить. Так как именно планирование объема продаж позволяет построить планы производства, закупок, трудовых и других ресурсов на основе предполагаемых доходов. Как управленческий ресурс планирование продаж включает классические элементы цикла управления (по методологии Файлоля): планирование, организация, контроль, координация, мотивация.

8. Организация продаж

Для успешной реализации плана, спущенного «сверху», необходима его структуризация по различным сечениям. Это даст четкое понимание «снизу», сотрудникам отдела продаж, требований плана и путей его выполнения:

• По регионам – сколько и где будет продано;
• По времени – сколько и когда продадим;
• По продукции – сколько и чего будет продано;
• По клиентам (или каналам сбыта) – сколько и кому продадим;
• По продавцам – сколько и кто продаст;
• По характеру продажи (гарантированные и запланированные) – сколько и как будет продано.

Гарантированные продажи не зависят от человека, представляющего компанию, это уже сформированный спрос. А вот выручка от запланированных сделок зависит во многом от усилий представителя, и особое внимание им нужно уделять при выводе новой продукции, выборе новых целевых клиентов или выходе на новые территории как в розничной, так и в оптовой торговле.

9. Контроль выполнения плана

Нужно контролировать регулярно не только выполнение по каждому параметру структуры плана, но и качество планирования.

10. Координация плана

Если фактические продажи по какому-либо сегменту плана существенно отличаются от запланированных показателей (перевыполнение или невыполнение), то это свидетельствует о плохом качестве планирования, поэтому необходимо сделать анализ причин и принять меры, скоординировать план.

Перевыполнение плана возможно потому, что потенциал продукта (клиента, региона, продавца или маркетинговых мероприятий) был недооценен или планирование было сделано на основе прошлых периодов. А недовыполнение плана, скорее всего, следствие недостаточной активности менеджера. Потому что ждать, что все клиенты придут и купят сами возможно, только при «гарантированном спросе». Во всех других случаях, все ежемесячные планы отдела должны проецироваться в ежедневные планы работы менеджеров.

11. Мотивация персонала на выполнение плана продаж

Каждый менеджер и руководитель должны иметь хорошую мотивацию. Их зарплата должна напрямую зависеть как от выручки всей компании в целом, так и от выполнения своего индивидуального плана. Отдельно стоит премировать выполнение плана «в ассортиментных группах». Выполнение плана должно лежать в диапазоне, например от 90 до 105%, а перевыполнение от 105 до 120%.

Специализированные программы для планирования

Многие компании планирование продаж осуществляют с помощью таблиц в формате excel. Но есть ряд программ, которые способны значительно упростить и ускорить процесс разработки, а главное контроля за выполнением плана. Они предлагают большой ряд функций анализа данных, которые невозможно получить, используя стандартные возможности excel.

Одна из таких программ «Оперативный план», которая подходит для оптовой торговли и производства, а также возможно ее применение для розничной сети. Планирование с использованием excel все чаще заменяют специализированными программами.

Цели и задачи планирования продаж неразрывно связанны. Планирование нужно начинать с четко сформулированной цели, – что именно и в какой срок хотите достичь. А разложив определенную цель на задачи, посмотреть – что и как необходимо делать для осуществления цели. Для более четкого выделения задач потребуется разбить ключевую цель компании на составляющие (на 3-5 целей второго уровня) и сформулировать задачи для достижения каждой из них.

Пример разработки целей и задач таким способом для производителей или предприятия оптовой торговли приведен в таблице.

№	Составляющие общей цели по компании (цели второго уровня)	Задачи для достижения цели
1	Коммерческая цель выполнять план продаж продукта Б в размере 500 тыс. руб. в месяц на территории А в период с 01.01.14 по 31.12.14	Оценить емкость рынка продукта Б в рублях, в штуках. Провести анализ продаж продукта А за периоды с 01.01.13 по 31.12.13, с 01.01.12 по 31.12.12 определить сезонность, долю рынка. Сформировать план продаж на 2014 г с учетом сезонности. Сформировать индивидуальный план продаж для каждого менеджера на территории.
2	Коммерческая цель увеличить среднюю сумму отгрузки на 15% в период с 01.02.14 по 01.04.14	Проанализировать существующую базу клиентов, выделить ключевых клиентов, на которых приходится 80% оборота (клиенты группы А), и клиентов, имеющих оборот выше среднего. Выделить клиентов, которые имеют потенциал для увеличения суммы отгрузки. Выделить факторы, влияющие на увеличение суммы отгрузки. Сделать предложение действующим клиентам по увеличению средней суммы отгрузки.
3	Качественная цель увеличить количество клиентов на 10% в период с 01.01.14 до 01.07.14 на территории А	Проанализировать общее количество клиентов на рынке. Подготовить коммерческое предложение для потенциальных клиентов. Провести переговоры и заключить договоры.
4	Качественная цель разработать и провести мероприятие для 50 клиентов (30% ключевых и 70% потенциальных) в период с 01.02.14 по 01.03.14	Выявить потребности ключевых и потенциальных клиентов. Определить тему и формат мероприятия. Подготовить план проведения мероприятия (место, дата, программа, бюджет). Оценить эффективность проведенного мероприятия.

Здесь ключевая цель компании – выполнение плана продаж в период с 01.01.2014 по 31.12.2014 в размере 6 млн. руб. на территории А (500 тыс. руб./мес. х 12 месяцев) – разложена на коммерческую (или количественную) и качественную составляющие и на 4 цели второго уровня.

Источник

Бизнес-процессы отдела продаж: как описать

Бизнес-процессы отдела продаж — это все действия, которые осуществляют продавцы на пути к сделке.

Узнайте, как описать бизнес-процессы отдела продаж для того, чтобы управлять отделом эффективно.

Читайте в статье:

• Бизнес-процессы отдела продаж: что это такое
• Бизнес-процессы отдела продаж: продажа и обслуживания
• Бизнес-процессы отдела продаж: воронка продаж
• Бизнес-процессы отдела продаж: как описать за 4 шага

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Бизнес-процессы отдела продаж — это стандартный набор действий, которые выполняют ваши продавцы для того, чтобы получить результат.

Если вам нужен стабильный рост оборотов и прибыли, обеспечьте постоянный рост результатов на каждом этапе бизнес-процесса продажи.

По сути управление отделом продаж — это управление бизнес-процессами и этапами.

Если вы сокращаете время прохождения этапа, увеличиваете конверсию этапов, снижаете материальные издержки для каждого этапа, то повышаете этим результативность бизнес-процесса продажи и на выходе увеличиваете количество сделок.

Бизнес-процессы отдела продаж делятся на основные и вспомогательные.

Основные бизнес-процессы обеспечивает прямую коммуникацию с клиентом. Основные бизнес-процессы отдела продаж это два процесса:

1. процесс продажи;***
2. процесс сопровождения.

Вспомогательные бизнес-процессы отдела продаж поддерживает выполнение основных процессов.

Для того, чтобы выделить в режиме рабочего дня отдела продаж вспомогательные поддерживающие процессы, проведите анализ Карты рабочего дня и выявите, на какие активности кроме прямой коммуникации с клиентом тратят время ваши продавцы.

Варианты вспомогательных бизнес-процессов в отделе продаж:

1. Согласование условий Коммерческого предложения (КП);***
2. Составление и согласование договора;***
3. Разработка ценового предложения для клиента;***
4. Согласование условий поставки товара или внедрения услуги.

На вспомогательные бизнес-процессы менеджер отдела продаж может тратить от 30 до 50% своего времени. Это время он отнимает от основной задачи — продаж и коммуникации с клиентом.

Повышение эффективности управления бизнес-процессами отдела продаж часто следует начинать с устранения «узких» мест. Они возникают на стыках — когда менеджер по продажам вынужден отвлекаться от прямой коммуникации с клиентом на подготовку документов, на согласование счетов и платежей, на улаживание дебеторской задолжненности, на согласование текстов договора и проч.

Ваш продавец может согласовывать условия выставляемого клиенту Коммерческого предложения с экспертом технической службы. И в этом случае процесс продажи становится длиннее на время, в течение которого происходит это согласование. Также и с подготовкой договора.

Задача управления бизнес-процессами отдела продаж — выявлять проблемные места на стыках и устранять их.

Для этого необходимо описать все бизнес-процессы отдела продаж.

Таким образом кроме основного бизнес-процесса вам необходимо будет описать следующие суб-процессы отдела продаж:

1. Процесс подготовки КП;***
2. Процесс согласования КП;***
3. Процесс подготовки договора;***
4. и т.д.

Рассмотрим основные стадии бизнес-процессов отдела продаж: привлечения клиентов и обслуживания.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: ПРОДАЖА И ОБСЛУЖИВАНИЕ

Бизнес-процесс продажи и обслуживания в В2В состоит из 6 (шести) генеральных стадий. На каждой стадии может быть несколько этапов.

СТАДИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ПРОДАЖИ И ОБСЛУЖИВАНИЯ

Бизнес-процессы продажи и сопровождения клиента

1. Стадия Leads Generation***Стадия генерации лидов. Трафик может создаваться вашими маркетологами за счет форм захвата на сайте или лендинге, рекламы в соцсетях и в директ. Если отдел продаж делает исходящие холодные звонки, то на этой стадии вам необходимо подготовить базу для прозвона. Это подготовительная стадия. Поиск лидов может осуществляться вашими продавцами-хантерами на выставках и конференциях или с помощью холодных звонков.***Особенность этой стадии: если генерация лидов осуществляется с помощью исходящего холодного звонка, то эту функцию выполняет менеджер-хантер. А если привлечение корпоративного клиента осуществляете на профильных мероприятиях, эта задача может решаться менеджерами-клоузерами. При этом их распорядок дня и KPI должны в дальнейшем корректироваться c учетом необходимости выделения времени на исходящий обзвон новых лидов.///
2. Стадия Leads Development***Стадия утепления и развития лидов. На этой стадии бизнес-процесса продажи менеджер-хантер обрабатывает входящий звонок потенциального клиента или делает исходящий первичный холодный звонок. На этой стадии осуществляется квалификация лида с определением его категории, потенциала и вероятности сделки. С помощью квалификации менеджер определяет дальнейшую стратегию продажи клиенту для данной категории.***Хантер должен утеплить лид до стадии признания потребности и получить от него согласие на выставление Коммерческого предложения (КП).///
3. Стадия Leads Conversion***Стадия закрытия лида в сделку. Самая сложная стадия бизнес-процесса продажи. На ней продавец-клоузер должен согласовать заказ, провести переговоры по цене и закрыть лид в сделку. Часто на этой стадии лид «зависает», происходит несварение в трубопроводе продажи, бизнес-процесс замедляется.***Задача РОПа внедрить такие техники продаж, которые научат менеджеров завершать эту стадию как можно быстрее и завершить ее подписанием договора и получением денег.///
4. Стадия Сlient Fulfillment***Стадия исполнения условий договора. Считается, что эта стадия бизнес-процесса продажи является самой простой. Однако задача этой стадии на выходе получить лояльного клиента готового к повторному заказу. Поэтому несмотря на то, что на предыдущей стадии бизнес-процесса продажи вы «зкрыли» клиента, на этой стадии вы его «открываете» для долгосрочного и качественного сотрудничества.///
5. Стадия Account Management***Стадия возврата, удержания и развития клиента. На этой стадии менеджер по сопровождению клиентов осуществляет не только сбыт продукции по предварительным заказами или плану продаж, но и увеличивает свою долю в клиенте.***Задача компании повысить показатели LTV и NPS. Эти показатели полностью зависят от качества работы клиентских менеджеров.///
6. Стадия Key Account Management***Стадия обслуживания ключевых и ВИП клиентов выделена в отдельный блок бизнес-процесса продажи для того, чтобы указать на исключительную важность работы с важными клиентами. Эти клиенты требуют особых техник продаж и этапы работы с ними в бизнес-процессе могут отличаться от этапов работы на предыдущей стадии.

Все стадии бизнес-процессов продажи и обслуживания описываются в деталях.

Помните, что каждая стадия может быть описана как отдельный процесс. Например стадия Leads Generation — это отдельный процесс по лидогенерации. В нем несколько этапов, каждый должен быть описан и понятен исполнителям.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: ВОРОНКА ПРОДАЖ

Если вы знаете основные стадии бизнес-процесса продажи и обслуживания, то для вас не составит труда разработать воронку продаж — инструмент визуализации эффективности бизнес-процесса продажи от первого касания до сделки.

Типовые этапы бизнес-процесса продажи для рынков В2В:

На стадии Leads Conversion на этапах подготовки КП и договора могут возникать «узкие» места, о которых мы писали выше. Необходимо описать вспомогательный процесс для того, чтобы продавец знал детально свои действия. И, далее, обязать сотрудников поддерживающих подразделений участвовать в бизнес-процессе продажи и нести ответственность за счет выполнения специально сформулированных под них KPI.

Для стадий бизнес-процесса обслуживания клиентов также можно разработать воронку продаж. Это будет воронка продаж для действующей клиентской базы. Она будет отличаться от воронки продаж новым клиентам.

Если вы хотите визуально отслеживать эффективность работы менеджеров на этапах основных бизнес-процессов отдела продаж (процесса привлечения и процесса сопровождения), разработайте для этих двух бизнес-процессов воронки продаж.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: КАК ОПИСАТЬ ЗА 4 ШАГА

ШАГ 1. РАЗБЕЙТЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ НА ШАГИ — ЭТАПЫ

Разбейте бизнес-процессы отдела продаж на шаги. Желательно не превышать 7-12 шагов. Это то количество, которое ваши менеджеры смогут запомнить. Если шагов больше, то следует их объединить.

Назовите шаги бизнес-процесса продажи отглагольными существительными. Т.е. не «Согласовать КП», а «Согласование КП».

ШАГ 2. ОПИШИТЕ ЭТАПЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ПРОДАЖИ

Опишите все этапы бизнес-процесса продажи. Для каждого этапа сформируйте следующие параметры:

1. Назовите каждый шаг этапа бизнес-процесса: дайте ему определение, используйте в названии действия специалиста, которые осуществляет этап;***
2. Определите исполнителя этапа: назначьте менеджера, который должен осуществить данный этап бизнес-процесса продажи;***
3. Определите «вход» в этап, т.е. то, что начинает этап: например входящий звонок. Вход этапа будет выходом предыдущего этапа;***
4. Определите поставщика этапа, т.е. сотрудника, который обеспечивает вход этапа: выясните, кто осуществляет предыдущий этап, им может быть иной сотрудник чем исполнитель;***
5. Определите «выход» этапа, т.е. результат, который должен быть достигнут в результате данного этапа;***
6. Определите клиента этапа, т.е. сотрудника, который должен использовать выход этапа: определите, кто будет использовать результат этого этапа — это может быть исполнитель, а может быть иной сотрудник;***
7. Определите задачи, которые должны быть решены на каждом этапе: перечислите подробно цели и задачи, которые решает менеджер на этом этапе;***
8. Определите действия, которые должен осуществить исполнитель на этапе: опишите подробно все действия, которые должен совершить сотрудник на этом этапе;***
9. Определите КФУ (ключевой фактор успеха) для этапа: определите, какое действие менеджера предопределит получение нужного результата на этом этапе; это может быть компетенция и навык менеджера;***
10. Определите требования для CRM для дальнейшей наладки в системе (факультативно): опишите, какие функции в CRM должны быть доработаны для того, чтобы можно было автоматизировать этот бизнес-процесс.

Опишите этапы бизнес-процессов отдела продаж as is, то есть таким, какой он есть сейчас.

Затем опишите бизнес-процессы отдела продаж as to be, т.е. такими, какими они должны стать после исправления «узких» мест.

ШАГ 3. ОПРЕДЕЛИТЕ ЗОНЫ РАЗВИТИЯ В БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

В ходе описания этапов бизнес-процесса вы выявите узкие места процесса. Определите зоны ближайшего развития, т.е. то, что вы исправите уже завтра. И зоны дальнего развития, т.е. улушения, которые вы реализуете сроком на 1-3 месяца.

ШАГ 4. ОПРЕДЕЛИТЕ ПОКАЗАТЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

Сформулируйте показатели бизнес-процесса. Они могут быть сформулированы для каждой стадии. Показатели бизнес-процесса продажи измеряют результативность или эффективность этапов.

Показатели могут быть итоговыми (догоняющими) и промежуточными (обгоняющими).

Промежуточные показатели это активности менеджеров: звонки, коммерческие предложения, письма, клиенты.

Итоговые показатели — это данные по прибыли, обороту, итоговая конверсия воронки продаж за месяц. То есть результаты показывающие результат в конце периода.

После того, как вы описали бизнес-процесс продажи, составьте план действий (Action plan) по улучшению этапов. Разработайте дополнительные технологии продаж, материалы для менеджеров, скрипты и примеры писем.

Мы рассказали о том, какими бывают бизнес-процессы в отделе продаж, как их правильно описать для того, чтобы затем провести автоматизацию и внедрить управление по воронке продаж. Используйте эту информацию для повышения эффективности работы вашего отдела продаж.

Источник