Бизнес планы для документооборота

Бизнес план внедрение электронного документооборота

В ходе реализации проекта была автоматизирована деятельность обособленного подразделения «Зарубежнефть-добыча Харьяга», а также удаленных рабочих мест – без очного присутствия на рабочих местах. Особенность проекта еще и в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга.

Обучение, консультирование и поддержка сотрудников предприятия осуществлялась полностью удаленно с помощью видеосвязи, что позволило сократить затраты на реализацию проекта, не повлияв на качество оказанных услуг.

Возможности системы позволили решить вопросы автоматизации трудоемких повторяющихся операций, оперативности и прозрачности получаемой отчетности, создания единого информационного пространства в компании. Система работает с входящими и исходящими документами, с организационно-распорядительной документацией, с закупочной и договорной документацией.

Для руководителей разработан персональный интерфейс, который позволяет оптимизировать работу с поступающими задачами и документами, а также оперативно контролировать работу сотрудников. В интерфесе доработана форма «Задачи мне». При создании подзадачи на основании собственной задачи, созданная подзадача отображается на форме.

Одна из особенностей проекта в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга

Реализована группировка задач по типам (исполнение, согласование), добавлено цветовой отображение новой поступившей задачи, а также префикс «Новая!». На форме задачи добавлены активные ссылки на связанные документы, на визы по документу. Доработана вкладка «Отчет о выполнении поручения» на форме задачи с возможностью сохранения хода исполнения поручения.

Кроме того, при создании системы были сделаны следующие доработки решения «1С:Документооборот»:

1. Доработка журнала регистрации договоров (универсальный отчет).
2. Разработан отчет «На контроле ЗНДХ» и «Отчет по выполненным поручениям» по контрольным поручениям генерального директора на основании документов.
3. Доработан механизм контроля исполнения поручений. Если ответственный исполнитель выполняет своё поручение и оно снимается с контроля, то у соисполнителей поручение автоматически завершается.
4. Разработан отчет о выполнении контрольных поручений от генерального директора для заместителей генерального директора.
5. Доработана команда «Вопросы деятельности». Если настройка установлена, то в разделе Нормативно-справочная информация появится команда «Вопросы деятельности», в документах появится поле «Вопрос деятельности».
6. Доработан лист согласования для внутренних и исходящих документов.
7. Разработан отчет о средней длительности согласования. Отчет формируется за заданный период, позволяет настраивать иерархию вывода информации и менять уровень группировки от заместителя генерального директора до сотрудников отдела.
8. В печатной форме протокола совещаний добавлена возможность вывода строки «Отметили».
9. В печатной форме протокола добавлено автоматическое заполнение регистрационного номера и даты из связанного внутреннего документа, а так же автоматическое заполнение реквизитов «Номер протокола» и «Дата протокола» в карточке мероприятия.
10. Доработана форма задач не принятых к исполнению. Добавлено отображение у исполнителя задач по делегированию полномочий. Форма позволяет посмотреть задачи, приходящие на роль или на конкретного исполнителя.
11. Доработана форма «Дела (тома)». Реализовано создание связи с внутренними документами с помощью реквизита «Дела постоянного хранения». Дела закрываются автоматически после согласования связанного документа.
12. Разработаны всплывающие окна о поступлении новых задач.
13. Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для заявки на закупку.
14. Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для дополнительного соглашения и договора.
15. Разработан лист голосования в соответствии с шаблоном для «Решения тендерного комитета».
16. Добавлена возможность настройки прав на сохранения листа результатов согласования для определенного круга пользователей в редактируемом формате.
17. В блоке «Мероприятия» доработан функционал по запуску поручений по протоколам: Настроено разграничение по запуску контрольных и неконтрольных поручений в зависимости от вида мероприятия (внутренние совещание; совещание у генерального директора).
18. Реализована возможность настройки запрета на удаление определенного шага в шаблоне комплексного процесса перед стартом.

Для чего нужно внедрение системы

Чтобы эффективно решать задачи бизнеса, ECM-система должна максимально соответствовать потребностям предприятия — быть настроена под его текущие процессы. Грамотная организация проекта внедрения специалистами Directum и партнеров обеспечивает получение гарантированного эффекта в установленные сроки.

Источник

Проект оптимизации документооборота, или Как на примере 8 видов документов сделать работу компании проще и легче

Рассказ пойдет о проекте по оптимизации документооборота одного из клиентов ООО «МайТэк».

Компания N — российская группа производственно-сервисных организаций. Основные виды деятельности: производство и поставка продукции различного назначения, инженерная поддержка заказчиков и сервисные услуги.

На момент обращения к нам компания N уже несколько лет работала в ECM-системе. Несмотря на то, что процессы по согласованию документов были переведены в электронный вид, средний срок согласования приказа, например, составлял более 15 дней против отведенных по регламенту 4.

Как выяснилось, компания оказалась в такой ситуации по совокупности различных факторов. Из ключевых стоит обозначить следующие:

● Отсутствие четких регламентов по согласованию документов. В итоге документ, требующий согласования всего четырех руководителей, попутно обрастал еще десятком согласующих;

● Наличие бизнес-единиц, работающих «в полях» и не имеющих возможности использовать какую-либо СЭД в формате реального времени;

● Отказ некоторых подразделений переходить на новые системы под предлогом «У нас все работает! Вы только сделаете хуже!».

Но все верили, что документооборот должен и может быть простым и понятным, а самое главное – эффективным.

Бизнес-процессы «как есть»

Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота. Мы подготовили предварительный план работ, но, как оказалось, подобную работу заказчик уже проводил, и она ни к чему не привела.

Причиной неудачи послужили несколько факторов:

· Несколько систем для работы с документами, а также оставшиеся этапы работы с бумажной копией документа (подписание, занесение скана с подписью в систему и т.д.);

· Переплетение документов внутри бизнес-процессов.

В таком ключе рассматривать бизнес-процессы было невозможным, т.к. на понимание и описание схем процессов ушло бы от 1,5 до 2 лет. Разумеется, такой роскоши, как время, у нас не было, а значит, этот вариант не подходил.

Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, проектная команда стала искать точки входа для аналитики документооборота компании N. Рассуждали долго: обдумывали каждый возможный вариант, но постоянно заходили в тупик… До определенного момента. На очередном обсуждении, спустя 3 часа непрерывного совещания, когда казалось, что решения нет, была предложена идея двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов.

От процессов к матрице документооборота

Этот подход позволил нам взглянуть на проблему «по частям», подробно разобрав весь документооборот компании на составляющие. На первом этапе была составлена детальная матрица документооборота компании N, куда вносились все данные о существующих документах:

● В каком виде документ заносится в организацию;

● В каком виде проходит каждую из стадий жизненного цикла;

● Сколько документов формируется в год;

● Сотрудники, работающие с документом;

● Обязательность хранения в бумажном виде;

● Взаимодействие с контрагентами;

● В какой системе с документом проводится та или иная работа;

● Что служит основанием для создания документа;

● Что является следствием рассматриваемого документа;

Список был весьма внушительным, а к моменту сбора всей информации матрица документооборота превратилась в таблицу с 1 200 строками.

Сбор данных и структурирование результатов

Второй этап работы – выяснение процентных долей каждого вида документа от всего документооборота компании. Было установлено, что 95%, то есть 233 212 шт., составляли всего 8 видов документов: акты, счета, документы фонда оплаты труда, приказы, договоры, письма (входящие и исходящие), авансовые отчеты, бухгалтерские документы.

Тогда мы бросили все силы на изучение каждого из этих 8 документов. Это позволило более глубоко изучить проблему и погрузиться в нюансы работы с ними, а также найти главную цель – узкие моменты для оптимизации процесса работы с документами.

Изучение документов началось с анализа нескольких показателей:

● Количество создаваемых документов в год;

● Количество сотрудников, работающих с документом;

● Временные затраты на выполнение заданий по работе с документом;

● Стадии жизненного цикла документа;

● СЭД и другие системы, где документ фигурирует;

● Проблемные места в работе с документом;

● Стоимость процесса работы с документом.

И обратно к процессам

Собранных данных хватало на детальные отчеты по каждому документу. В итоге было установлено, что проблемы все схожи:

● Документы вносились разрозненно;

● Жизненный цикл документа протекал в нескольких системах одновременно;

● Процессы согласования не были оптимизированы в части отказа от бумажных копий;

● Процессы согласования не были оптимизированы или даже регламентированы в части согласующих лиц;

● Большое количество возвратов документов на доработку происходило в результате некорректного выполнения заданий (отсутствие необходимых вложений; неверное оформление реквизитов);

● Сотрудники не использовали функционал ECM-системы на необходимом уровне.

Мы разработали комплекс мер по оптимизации процессов и разных аспектов работы с документами. Так, например, при работе с договорными документами нужно отказаться от распечатки бумажных копий для подписания и перенести весь процесс в одну систему – в ECM. Дополнительно следует улучшить существующие шаблоны документов, актуализировать формы и реквизиты, провести обучение сотрудников по работе в ECM-системе.

Итоги этапа аналитики

В результате детального исследования процессов, связанных всего с 8 видами документов, удалось прийти к нужному результату. Завершив проект оптимизации, Компания N придет к следующим показателям:

Какой можно сделать вывод из этой истории? Всегда нужно помнить, что конечная цель – эффективность предприятия, с понятной логикой и приемлемыми сроками выполнения внутренних процессов. Какие методологии будут использоваться для решения поставленных задач оптимизации – не так важно, бизнесу важен результат.

Да, современные веяния подсказывали нам, что надо идти от процессов. Но процессы бывают разные. Какие-то из них связаны с документами, какие-то идут без них. В данном конкретном случае схемы процессов оказались бесполезны – они тяжелые и в отрыве от контента (документов) ничем помочь не смогли. Зато, когда мы пошли от документов, удалось быстро вернуться к процессам и оптимизировать их.

Конечное исполнение процессов заказчик реализовал в ECM, а не в BPM-системе. Это может кому-то показаться странным. Но еще раз подчеркнем, что контент и процессы неотделимы, поэтому на современном рынке многие ECM-системы имеют движки workflow и поддерживают управление процессами, в то время как BMP-системы добавляют работу с контентом (внутри себя или посредством интеграции с внешними хранилищами).

Неважно какая система и какая методика, главное, чтобы работа пользователя стала проще и легче.

Источник

GLX Консалт

Организация документооборота в компании

Шаблон регламента бизнес-процесса документооборота взят у крупной компании, он используется на практике.

Оглавление:

Общее введение о документообороте.

Юридическая сила любого документа складывается из нескольких элементов. С начала 70-х годов (20 века) в СССР начал действовать государственный стандарт, который установил требования к оформлению документов. Стандарт не распространяется на деятельность негосударственных организаций, но к его положению стоит приглядеться, так как он достаточно чётко отразил опыт ведения документооборота и практику работы с документами в учреждениях и организациях.

На некоторых предприятиях устанавливают единую систему документирования и организации работы с документами, обязательную для всех сотрудников компании. Целью делопроизводства в компании является учет и хранение документов, своевременность их доведения до исполнителей, систематизация документов и получение информации о них.
Для этого готовят инструкцию которая определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в компании.

Данная работа выполнена в виде инструкции применимую для организации делопроизводства.

Бизнес-процесс регламентирующий и описывающий организацию документооборота в компании

Основные понятия в делопроизводстве:

Делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Документирование – запись информации на бумаге или другом носителе, осуществляемая по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеющая юридическую силу.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

1.Инструкция по организации документооборота.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в компании.

Процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие:

• информационную поддержку решения (обеспечение решения достоверной и достаточной информацией);
• документирование решения (создание распорядительного документа);
• контроль за его выполнением (организация работы, выполнение задания, соблюдение сроков).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
— движение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
— порядок прохождения и процесс обработки однотипных категорий документов должен быть максимально единообразным;
— однократность операций одинакового целевого назначения;
— исключение лишних инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Все документы, обращающиеся в компании, можно разделить на три документопотока:

К входящим документам относятся документы, поступившие в компанию из внешних организаций.
К исходящим документам относятся документы, отправляемые во внешние организации.
К внутренним документам относятся документы, разработанные и имеющие хождение внутри компании: организационно-распорядительные документы (уставы, приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, решения, порядки, процедуры, руководства и т.д.), планы работ и мероприятий, служебная переписка, заявки, справочные материалы, договоры и изменениями к ним, акты приема-передачи, акты сверки и т.п.

2.Входящие документы

Входящие документы могут поступить по почте, факсу, электронной почте либо доставляться нарочным. Входящие документы для руководства регистрируются в канцелярии.

При приеме почтовых отправлений канцелярия проверяет правильность доставки и целостность вложений, фиксирует факт поступления документов в компанию и проводит предварительное рассмотрение документов с целью распределения их для обязательного представления руководству или направления непосредственно в структурные подразделения. При получении документов с пометкой «Срочно» проставляется время получения. Не вскрываются пакеты с пометками «Лично» и «Конфиденциально».

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля на конверте необходима как доказательство времени отправки документа отправителем (как правило, для арбитражной и претензионной переписки). Рекомендуется оставлять конверты получаемые от поставщиков с договорами и дополнительными соглашениями.

Принятые документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. При регистрации на документе должна быть проставлена отметка о поступлении документа в компанию, состоящая из даты получения и регистрационного номера.

Входящие документы, адресованные руководству, регистрируются сотрудниками канцелярии и представляются руководству компании для рассмотрения и принятия решений по существу вопроса. Остальная корреспонденция, не требующая рассмотрения руководством компании, также регистрируется и направляется на исполнение непосредственно в структурные подразделения.
Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. Входящие документы, рассмотренные руководством компании, в соответствии с наложенными резолюциями перенаправляются ответственным исполнителям для совершения предписываемых действий. Исполненные оригиналы документов группируются сотрудниками канцелярии в дела для текущего хранения и информационно-справочной работы.

3.Исходящие документы

Проект исходящего документа создается исполнителем на бумажном носителе.

Проверка правильности оформления документа и редактирование/корректировка текстов осуществляется сотрудниками канцелярии.

Проекты исходящих документов, требующие рассмотрения руководством компании, представляются на подпись или визирование руководству компании через канцелярию.

Руководство вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Документы составляются, как правило, по одному вопросу и оформляются на утвержденном бланке компании, в соответствии с нормами общероссийских стандартов.

Заголовок к тексту документа должен в краткой форме отражать содержание документа, отвечать на вопрос «О чем?» и формулироваться с помощью отглагольного существительного («О внесении изменений…»).

Документы адресуют в организации или их структурные подразделения.

Допускается адресование конкретным должностным лицам, если отправитель уверен, что именно это лицо должно быть ознакомлено с содержанием документа.

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

— наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
— наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
— указание должности получателя (в дательном падеже);
— инициалы, фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);
— почтовый адрес (при необходимости).

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Пример оформления исходящего письма – в приложении А.

Текст документа не должен допускать различных толкований и состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй части излагаются просьбы, предложения, рекомендации.

Приложения к документу должны иметь: наименование вида документа, заголовок к тексту, подписи, дату и т.п.
Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: на _______ л.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, необходимо указать их наименования с указанием количества листов в каждом приложении.

Пример: Приложение: 1. Накладные (копии) на 5 л.
2. Акты выполненных работ (оригиналы) на 5 л.
Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Подготовленные исходящие документы за подписью руководства компании (на бланке регистрируются в канцелярии. Исходящие документы за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются в соответствующих подразделениях компании.

Вместе с проектом исходящего письма могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

4.Внутренние документы

4.1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения)

Руководитель подразделения в пределах своей компетенции издает следующие распорядительные документы:

• приказы, которые подразделяются на две группы и подписываются генеральным директором компании:
— приказы по личному составу (1 группа);
— приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (2 группа);
• распоряжения, которые оформляются по установленной форме и подписываются генеральным директором компании.

Приказы регистрируются и хранятся в:

— отделе кадров (приказы первой группы);
— канцелярии компании (приказы второй группы).

Оформлению приказами по основной деятельности подлежат:

• решения и поручения руководства компании, связанные с организацией и правовым регулированием деятельности компании; совершенствованием структуры компании; вопросы проведения важных организационных мероприятий;
• утверждение и введение в действие положений, правил, инструкций и других нормативных документов, издаваемых компанией и, при необходимости, решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением указанных документов;
• отмена приказов, распоряжений, других нормативных документов компании;
• решение вопросов о контроле за исполнением функциональных обязанностей;
• итоги работы, результаты ревизий;
• введение в действие протокольных решений руководства компании;
• основные вопросы планирования, в том числе по размещению объемов закупок и доставок;
• основные вопросы в области кредита и финансов (по эффективному использованию основных фондов, оборотных средств, банковских кредитов, ассигнований и перераспределения денежных средств);
• основные вопросы капитального строительства;
• основные административно-хозяйственные вопросы и вопросы материально-технического снабжения;
• создание комиссий для решения основных задач и вопросов деятельности компании, за исключением мелких вопросов административно-хозяйственного значения.
  Все операции по подготовке, представлению на подпись руководству компании, доведению до исполнителей, учету и хранению приказов первой группы (по личному составу, по вопросам штатной и организационной структур, связанные с утверждением положений о структурных подразделениях и должностных инструкций) осуществляются отделом кадров.

Приказы 2 группы разрабатываются в следующем порядке:

Проекты приказов (распоряжений) в формате служебной записки готовят и вносят руководители структурных подразделений на основании поручений руководства компании, директора департамента, либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проект приказа считается согласованным при наличии виз на служебной записке, необходимость которых (согласующих лиц) определяет исполнитель. Обеспечение правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

При составлении проекта приказа или распоряжения необходимо:

• увязать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание противоречий и повторений;
• излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская двоякого его толкования;
• определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
• обеспечивать юридически правильные наименования организаций и предприятий, должностей, документов;
• указывать перечень отмененных или утративших силу приказов и распоряжений или их отдельных пунктов; если изданные распорядительные документы подлежат изменению частично, то в проекте дается новая редакция конкретного пункта (п. 2 приказа по компании от ________ № _____ изложить в следующей редакции: дается новый текст, заключенный в кавычки). Перечень документов, утративших силу с изданием данного документа, помещается в конце текста документа перед пунктом, определяющим ответственного за контроль исполнения распорядительного документа;
• указывать на кого возлагается контроль за исполнением данного приказа или распоряжения.

Повторные распорядительные документы по одним и тем же вопросам издаются только в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений.

Проект приказа должен иметь заголовок, кратко формулирующий содержание и указывается предмет приказа.

Например: «О введении пропускного режима»; наименование приказов по личному составу должно содержать слова «По личному составу»). Заголовки располагаются над текстом посередине.

Текст приказа подразделяется на две части:

• преамбула (констатирующая часть) — излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или основание, послужившие причиной издания документа. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула должна заканчиваться словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле);
• основная часть (распорядительная) — делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте необходимо указать исполнителя (в дательном падеже), предписываемое действие (выраженное глаголом в неопределенной форме). Если проведение предусмотренных мероприятий поручается нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель при перечислении указывается первым.
• Срок исполнения, который должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, приводится в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий.
• Последним пунктом распорядительного документа, как правило, указывается структурное подразделение или конкретное лицо, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа в целом.

Формулировки распорядительной части приказов и распоряжений должны быть конкретными, четкими, не допускающими различных толкований и не противоречить смыслу ранее изданных распорядительных документов.

Распорядительные документы могут быть подписаны лицом, официально исполняющим обязанности руководителя; при замене подписи руководителя на подпись другого ответственного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ.

Если к приказам (распоряжениям) имеются приложения, то их наличие должно обязательно оговариваться в тексте (например: приложение 2), они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте основных документов должны быть ссылки на них.

В случаях, когда приложение одно, номер ему не присваивается.

Приложения к распорядительному документу (приказу/распоряжению) должны содержать в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия вида распорядительного документа, его номера и даты по форме:

Пример: Приложение к приказу/распоряжению от _________
№ _____________

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1, Приложение 2» и т.п.

Текстовая схема распоряжений аналогична схеме приказов. Отличием является отсутствие в тексте слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (приложение В).

Текст распоряжения начинается либо непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия, либо со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

4.2. Протоколы совещаний

Протоколы совещаний , проводимых руководством компании, оформляются секретарем, избранным из числа присутствующих на этом совещании.

Обязательные реквизиты протокола:

• наименование организации,
• наименование вида документа,
• дата заседания,
• регистрационный номер протокола,
• место составления,
• список присутствующих (по алфавиту),
• заголовок,
• текст,
• подписи.

Заголовок протокола отвечает на вопрос «Чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Протоколы совещаний должны быть краткими, содержать конкретные решения по обсуждаемым вопросам с указанием сроков и ответственных исполнителей.

Датой протокола является день проведения совещания.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер совещания или заседания в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собрания отдела, протоколы собрания департамента, протоколы еженедельного оперативного совещания, протоколы совета директоров и т.д.

Текст протокола состоит из двух частей:

1. первая содержит сведения о председательствующем, секретаре и присутствующих (в алфавитном порядке без указания должностей). На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а по-фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Пример: Присутствовали: 43 человека (список прилагается);
2. вторая фиксирует ход заседания или совещания и принятые на нем решения.

Протокол подписывается председательствующим лицом и секретарем собрания.

Подписанный протокол не подлежит исправлению.

4.3. Служебная переписка

Служебная переписка – это переписка между структурными подразделениями компании, касающаяся вопросов их деятельности, носящая информационно-справочный характер.

Служебные записки содержат информацию о фактическом положении дел в компании и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам (приказам, распоряжениям и т.п.).

Служебная записка – документ, адресованный руководителю компании/подразделения и:

1) информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;

2) поясняющие содержание отдельных положений того или иного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или разъясняющие причины какого-либо события, факта, поступка.

Служебная записка готовится автором (исполнителем) по собственной инициативе или по указанию непосредственного руководителя.

Цель инициативной служебной записки – побудить руководство принять определенное решение.

Поэтому текст ее четко делится на 2 части:

• первая – констатирующая (описательная), где излагаются имеющие место факты или описывается ситуация,
• вторая — где излагаются предложения, просьбы, выводы.

Служебная записка, информирующая руководителя о ходе работ, может представляться регулярно.

Служебные записки, адресованные руководству компании, могут быть подписаны только руководителями структурных подразделений/начальниками отделов.

Служебная записка готовится на бланке компании с указанием департамента и структурного подразделения по установленной форме.

Регистрация и учет служебных записок в структурном подразделении обязательна.

Служебные записки, адресованные руководству компании, регистрируются.

5.Правила оформления документов

Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.

Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

5.1. Порядок оформления реквизитов документа

Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.

• Наименование вида документа
  Наименование вида документа должно быть на каждом документе за исключением писем и соответствовать содержанию документируемого вопроса.
• Дата документа
  Датой документа является дата его подписания. Датой утверждаемого документа — дата его утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Дата документа проставляется при его подписании, утверждении или при регистрации. При этом число и месяц вписываются от руки, год – может быть впечатан заранее. Пример: «01» января 2020г.
  Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 01 января 2020г.
• Регистрационный индекс (номер) документа
  Индексированию подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
• Ссылка на индекс и дату входящего документа
  Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ, и проставляется на бланке исходящего письма в специально отведенном месте; в текст не включается.
• Место составления или издания
  Реквизит указывается на бланке вида документа (например: приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация; место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией; место составления документа.
• Гриф ограничения доступа к документу
  Гриф ограничения доступа к документу (например: конфиденциально, для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа на верхнем поле справа.
• Адресат (адресование)
  Документ адресуют организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно. Например: Директорам филиалов
• Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес (при необходимости).
  Реквизит «адресат» помещается в правой верхней части бланка напротив реквизитов организации-отправителя. При этом все строчки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю либо центрируются по самой длинной строке.
• Заголовок к тексту
  Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок отражает в краткой форме основное содержание документа и используется при регистрации. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок на бланке обычно располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту договоров, актов и т.п. располагают над текстом по центру документа. Точку в конце заголовка не ставят.
• Текст документа
  Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по этому вопросу документами.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

— объективность и достоверность содержания,
— полнота информации, краткость изложения;
— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:

— нейтральный тон изложения;
— точность и ясность изложения;
— исключение повторов и излишних подробностей;
— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);
— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
— использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
— безличный характер изложения;
— употребление специальных терминов;
— использование сокращенных слов;
— исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются

• Резолюция
  Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция оформляется руководителем на самом документе и состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:
— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);
— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.
Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

• Подпись
  Реквизит «подпись» располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала, а на договорах, актах и т.п. – ниже наименования организаций-участников сделки, их платежных реквизитов, указания юридических и фактических адресов сторон.
  Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личную подпись и расшифровку подписи, например:

Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

Главный бухгалтер Петров А.В. Петров

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»
Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов

Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.

Пример:
Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов

Генеральный директор Генеральный директор
личная подпись личная подпись
М.Ю. НИванов С.П. Семенов

5.2. Парафирование документов

Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.

5.3. Заверение документов

Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.

Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.

Источник