Бизнес план обучения сотрудников

Как организовать бизнес-процессы по обучению персонала

Как можно выстроить разные виды обучения персонала внутри компании, используя процессный подход, рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.

Фото с сайта skycenter.aero

– Как и процессы найма, адаптации и мотивации, о которых я писал в прошлых материалах, деятельность по обучению персонала должна реализовываться системно, преследовать корпоративные цели. Она является частью общей системы бизнес-процессов компании. О том, как организовать систему обучения, используя процессный подход, я расскажу в этой статье.

Начнем, как обычно, с построения структуры бизнес-процессов обучения. Выделим их, исходя из:

• типов и задач обучения;
• инициирующих обучение процессов;
• конечного продукта процессов.

Первоначальное обучение

Предположим, что цель обучения – подготовка сотрудников-новичков к самостоятельному исполнению обязанностей. В рамках этого процесса проводится:

1. Обучение новой специальности;

2. Обучение работников, имеющих необходимую подготовку, работе с учетом особенностей компании: ее процессов, оборудования, программного обеспечения, клиентов и т.д.

3. Обучение специфическим внутренним процессам: кадровое делопроизводство, выплаты заработной платы, предоставление отпусков и отгулов и т.д., а также процессам, связанным с выполнением работниками служебных обязанностей: закупки и получение материальных средств, внутренняя переписка, обращения к вышестоящему руководителю и т.д.

4. Обучение правилам корпоративного поведения.

Первоначальное обучение необходимо проводить со всеми новыми сотрудниками. Для некоторых категорий (обычно не требующих наличия особого опыта и образования) необходимо включить в программу приобретение специальности/навыков по специальности.

Фото с сайта www.u-b-s.ru

Кроме того, рекомендуется разрабатывать различные программы первоначального обучения для менеджеров среднего и высшего звена, инженерно-технических работников, специалистов по обслуживанию клиентов и т.д.

В основном, первоначальное обучение целесообразно проводить силами внутренних преподавателей. Не забывайте про роль практики, стажировки и наставничества. При этом последнее не должно носить формальный характер (когда наставник просто назначается приказом и на этом работа с новым сотрудником заканчивается). Рекомендую обязательно проводить обучение наставников.

Основой для планирования первоначального обучения является план набора персонала. Он составляется на основе статистики и планов развития компании. Конкретные группы комплектуются по заявкам, поступающим из процесса найма персонала.

Для проверки качества обучения, а также допуска к самостоятельной работе, используйте различные тесты, зачеты, результаты выполнения практических заданий, заключения наставников и руководителей о стажировке работника. Не забудьте получить у работников обратную связь об обучении.

Повышение квалификации и переквалификация

Цель этого типа обучения – развитие персонала за счет повышения квалификации и приобретения новых специальностей. Оно необходимо:

• для повышения эффектности работников;
• освоения новых методов работы;
• создания кадрового резерва как для вертикального роста, так и для горизонтальной ротации.

Проводить это обучение могут как внутренние, так и внешние преподаватели. Одним из важных методов может стать стажировка в должности, на которую может претендовать работник. Должность может быть и вышестоящей (карьерный рост) и смежной по «горизонтали» (взаимозамещение сотрудников и профессиональное развитие).

Фото с сайта izvestia.ru

Стажировка в должности – это по сути временное исполнение обязанностей, как самостоятельное, так и под наблюдением наставника.

Для планирования этого процесса необходимы:

• план развития персонала, который формируется в соответствующем процессе;
• заявки, которые могут поступать из процессов аттестации персонала или развития компании.

Для проверки результатов обучения могут использоваться те же методы, что и для первоначального обучения.

Обучение по ошибкам

Его цель – закрепить какой-то конкретный навык или порядок выполнения определенной работы. Это предотвратит систематические нарушения в выполняемых обязанностях, отклонения от них и т.д.

Предположим, в ходе деятельности компании появляется информация:

• о периодическом отклонении показателей процессов от допустимых значений;
• о периодических несоответствиях в учете товаров;
• о браке выпускаемой продукции;
• о поступлении рекламаций от внутренних или внешних клиентов;
• о систематических ошибках, выявляемых в ходе наблюдения за процессами.

В ходе какого-либо процесса управления, например «Проводить ежемесячный анализ деятельности», эта информация обрабатывается, анализируется. Затем определяются причины отклонений и нарушений. Условно работы по их устранению можно объединить в 2 группы:

• требующие каких-либо изменений (процессов, оборудования, программного обеспечения, методов мотивации, замены персонала и т.д.);
• требующие обучения.

Для устранения второй группы причин нарушений и проводится обучение по ошибкам. То есть необходимо точно установить, каких именно работников необходимо обучить, и – чему конкретно. После чего провести обучение. Подготовка проводится в основном силами внутренних преподавателей.

Лучшим результатом такого обучения будет отсутствие в будущем нарушений, которые инициировали процесс обучения по ошибкам.

Обучение по изменениям

Цель этого типа обучения – сделать внедряемые изменения максимально эффективными, проведя дополнительное обучение. Изменения, требующие обучения, могут происходить при:

• изменениях методов и способов работы, вызванные нарушениями и отклонениями;
• оптимизации бизнес-процессов;
• внедрении нового программного обеспечения;
• запуске нового оборудования;
• выводе на рынок нового продукта или выход на новые рынки сбыта.

Соответственно, любая деятельность по внедрению каких-либо изменений должна предусматривать обучение персонала. При этом такое обучение является типичным методом для адаптации, доработки и оптимизации внедряемых изменений путем обкатки и получения обратной связи от работников.

Лучшим показателем эффективности такого обучения будет успешность внедренных изменений с точки зрения участия в нем персонала.

Предлагаю возможную схему структуры бизнес-процессов обучения персонала с указанием основных входов и выходов процессов. Также на схеме отображены некоторые наиболее важные связи с другими процессами компании.

Структура бизнес-процессов обучения в окружении других процессов

Не относитесь к обучению персонала как к еще одной «неприятной» статье затрат. В предложенной выше схеме любое обучение имеет конкретную цель. Возможность применения полученных знаний для самореализации, карьерного и финансового роста, получения признания со стороны коллег и руководства – отличный мотиватор для работника и способ получения прибыли для компании. В такой ситуации вероятность сценария «мы его обучили, а он уволился» очень невелика.

Учитывайте время, затраченное на обучение (как обучаемых, так и преподавателей), при оценке их работы. Возможно, наставник или внутренней преподаватель, который уделял обучению много внимания, не сможет выполнить план.

Я сторонник того, чтобы работа внутренних преподавателей и наставников оплачивалась. Но конкретное решение по этому вопросу зависит от особенностей компании.

Постарайтесь не превращать процессы обучения персонала в бюрократический ритуал. Сводите бумажные оформления к минимуму: программы обучения, краткие конспекты, базовые требования и цели обучения и т.д. Все важные результаты заносите в базу данных персонала. Используйте программные средства для учета заявок и планирования обучения, как минимум электронную почту и файл Excel.

Обязательно регламентируйте порядок подачи и согласования заявок (форма, сроки и т.д.). Документы, минимально необходимые для организации обучения:

• требования к квалификациям;
• информация об отклонениях и нарушениях;
• данные о внедряемых изменениях.

Определите порядок, формат и сроки их предоставления. Это необходимо, чтобы избежать ситуаций, когда линейные подразделения перебрасывают на корпоративный центр обучения (отдел управления персоналом) не только заявки на обучение, но и ответственность за конечный результат. И при этом (под видом большой занятости), избегают своего активного участия в процессе.

Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях.

С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью. С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Источник

Правильное составление плана обучения сотрудников (для малого бизнеса)

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Если вы занимались бизнесом, я уверен, что слышали высказывание: «Кадры решают всё».

В одном из уроков этой серии о кадрах для малого бизнеса я рассказал о процессе найма сотрудников. Но нанять хороших людей ещё недостаточно. Надо развить и поддержать их навыки для наибольшей пользы делу. Вот где начинается обучение.

Однако из-за ограниченных ресурсов и других причин многие малые предприятия не предоставляют таких же программ обучения, как у крупных компаний. В докладе от 2016 года Federation of Small Business in the UK установлено, что хотя 91% хозяев признали ценность инвестиций в обучение и развитие персонала, только 43% это сделали.

Вы готовы составить программу подготовки сотрудников? (photo source)

В этом уроке мы научимся строить план обучения сотрудников и предоставлять им возможности для обучения. Покажем некоторые из преимуществ хорошей подготовки и научим, как составить комплексный план обучения сотрудников вашей фирмы. Мы рассмотрим различные виды обучения, в том числе с минимальными затратами, чтобы у вас был эффективный план обучения даже при ограниченном бюджете.

1. Важность обучения сотрудников

Вы, вероятно, уже оценили важность обучения своих сотрудников, но на всякий случай, вот краткое изложение основных преимуществ:

Лучшая производительность

Без обучения люди работают неэффективно. Например, много лет назад для создания презентаций PowerPoint я каждый слайд обрабатывал по отдельности. После короткого тренинга я научился пользоваться слайд-мастером и presentation templates.

Впоследствии на создание презентаций у меня стало уходить вдвое меньше времени и безо всяких переделок. То же самое относится практически к любому навыку, которым овладевают ваши сотрудники — их труд станет продуктивней.

Довольный персонал

Люди ценят возможность развития. Исследование Bridge показало, что наличие культуры обучения является фактором № 1 как взаимодействия, так и лояльности среди сотрудников.

Снижение ротации

По данным опросов, 40% сотрудников бросают работу на первом году при отсутствии профессиональной подготовки. Ротация кадров дорого обходится из-за поиска замены, снижения уровня знаний и потерь времени. Хорошо обучайте своих сотрудников для того, чтобы они оставались с вами.

Больше согласованности

Обучение способствует согласованности. Целевое обучение прививает работникам ожидаемые навыки и поведение. Одинаковая методика обучения гарантирует одинаковые методы работы.

Определяйте кривую развития

В любой отрасли мы почти ежедневно сталкиваемся с изменениями технологий и других факторов. В этом быстро меняющемся мире надо быть проворными. Очень важно иметь квалифицированных сотрудников, которые будут успевать за последними событиями.

2. Различные виды обучения сотрудников

Есть разные возможности повышения квалификации персонала. Вот краткое изложение основных типов обучения, с плюсами и минусами каждого.

Обычная внутренняя подготовка

Простейший (и зачастую самая дешёвый) состоит в том, чтобы ваши сотрудники обучались друг у друга. Это имеет смысл: обладая разными навыками, почему бы ими не поделиться?

Обучение на рабочем месте легко организовать при нулевых или минимальных затратах. Оно полезно не только ученику, но и наставнику, повышая его авторитет и полезность.

Главный недостаток здесь в том, что вы не привносите новых знаний, а лишь укрепляете и развиваете существующие. Появляются другие навыки или перспективы, которые вы можете получить только из внешних источников. Кроме того, когда наставники ощущают свою значимость, ученики могут считать это обузой — важно соблюдать баланс.

Внутреннее обучение бывает нескольких видов:

• Неформальное обучение «один на один»: один сотрудник объясняет другому, как пользоваться программой или выполнять определённый процесс.
• Презентации в перерыве: когда сотрудник, обладающий нужными знаниями, объясняет их остальным. Это может быть либо официальная презентация, либо встреча в неформальной обстановке.
• Наставничество: программа наставничества — это не просто демонстрация приёмов, но часто процесс обучения. Наставник передаёт свои навыки, советы и наставления ученику.

Обучение онлайн

Существует множество вариантов онлайн-обучения. Сейчас вы проходите один из них — на Envato Tuts +, наряду с business tutorials у нас есть куча detailed video courses, охватывающих все: от JavaScript до logo design. Таким образом, вы можете поощрять обучение своих сотрудников онлайн либо по бесплатным урокам, либо по подписке, что позволит им просматривать видеокурсы и eBooks.

Онлайн-обучение совсем недорого, но даёт доступ к широкому спектру знаний по множеству разных предметов. Его гибкость позволяет проходить обучение на рабочем месте в свободное время. Людям не надо куда-то идти, чтобы присутствовать на запланированном учебном мероприятии.

Однако эта гибкость имеет оборотную сторону. Сотрудники должны быть мотивированы для завершения обучения, не откладывая на потом. Возможно, придётся помочь им выделить несколько часов учебного времени в неделю. Это позволит избежать ещё одной возможной проблемы: сотрудники не будут чувствовать, что их заставляют заниматься профессиональной подготовкой в личное время.

Членство в отраслевых ассоциациях

Хотя это не совсем обучение, но многие отраслевые ассоциации предлагают периодику, eBooks и другие ресурсы, которые помогут вашему персоналу в освоении новых навыков.

Преимущество в целенаправленном обучении для вашей конкретной отрасли, что экономически выгодно. Членство в отраслевой ассоциации имеет и другие плюсы, такие как сетевые возможности, завоевание доверия, отслеживание тенденций.

С другой стороны, широта преподавания может оказаться ограниченной, поскольку обучение не является основной функцией отраслевого сообщества.

Отправка сотрудников на курсы и семинары

Возможности для обучения широки: семинары, конференции, специальные учебные программы и прочее.

Это зачастую высококачественные мероприятия, проводимые профессиональными тренерами, где можно общаться с коллегами. Такого рода инвестиции демонстрируют вашим сотрудникам, что вы цените их личное и профессиональное развитие.

Основной недостаток — их стоимость. Эти программы могут быть очень дорогими, кроме того, есть расходы на проезд, проживание и т. д. Крупные компании имеют статью расходов для такого рода вещей, но у небольшого бизнеса просто не хватает бюджета. Конечно, вы лишаетесь работника на весь период обучения.

Приглашение обучающих фирм

Существует вариант нанять обучающую компанию, чтобы обучить сотрудников на месте. Таким образом вы избегаете командировочных расходов, но это может дорого стоить. И вы теряете некоторые преимущества, такие как налаживание связей вне офиса.

С другой стороны, вы получаете индивидуальную подготовку от опытных профессионалов. Если ваш бюджет это позволяет, то вариант отличный.

Колледж и другое формальное образование

Некоторые работодатели оплачивают повышение квалификации в учебном заведении. Это замечательный стимул, хотя, конечно, затраты могут быть значительными. Чтобы не выходить за рамки, подумайте о внесении определённой суммы, чтобы работник оплатил остаток или обойдитесь более короткими и менее дорогими программами.

Если вы можете себе это позволить, ваш персонал будет более образованным, с навыками и квалификацией управленцев, позволяя обходиться своими кадрами, без поиска на стороне.

3. Создайте направленную программу обучения

После рассмотрения видов обучения, давайте начнём составлять план обучения ваших сотрудников.

Первое, что касается новых сотрудников: что им нужно знать для скорейшего становления?

Частично это практическая информация, которую мы рассмотрели в employee handbook tutorial: как производятся выплаты и премии, отпускная политика и т.д. Но план ознакомления гораздо шире. Предоставьте полную информацию о вашей истории, о том, что вы делаете, почему вы это делаете. Какова ваша философия? Как вы предпочитаете работать?

Затем познакомьте с персоналом. Какова общая структура и как в неё впишется новый сотрудник? Кто ключевые работники? Как вы знаете, невозможно сразу запомнить много имен. Так что знакомьте новичка с теми людьми, с которыми ему предстоит взаимодействовать вначале.

Клиенты

Что насчёт клиентов? Кто они и что они хотят от вашей компании? Это важно, даже если человек не будет напрямую с ними общаться. Бизнес существует для своих клиентов, поэтому все в компании должны понимать, как это делать и работать над достижением цели, даже если они никогда не общаются с клиентом напрямую.

Специальные процессы / программы

Затем переходите к непосредственным обязанностям человека. Какое специальное программное обеспечение ему предстоит изучить? Какие производственные процессы ему предстоит освоить? Особые навыки, которые необходимо приобрести?

Как вы уже поняли, некоторые материалы плана ознакомления будут общими, в то время как другие будут предназначены для отдельных сотрудников в зависимости от их функций, навыков, с которыми они приходят и так далее.

Поэтому начните с создания базовой программы обучения, а затем добавьте необходимые области по специальностям. Если вы нанимаете много новых людей, возможно, стоит создать «модули» информации по ролям, такими, как модуль продаж для персонала по работе с клиентом, модуль бухгалтерского учёта, модуль администраторов и другие. Затем просто подбирайте их по ситуации для каждого нового сотрудника.

Ключевым элементом эффективности программы является регулярная проверка новых сотрудников. Дайте им через неделю или две задание и выясните, что сработало, а что нет. Какие вопросы были упущены и с какими проблемами они столкнулись в первые дни? Включите это в будущие программы профессионального обучения.

4. Создание индивидуальных планов обучения

Эффективное обучение новичков — хорошее начало. Теперь вы можете перейти к своим нынешним сотрудникам. Зачастую менеджеры и владельцы бизнеса ждут, когда сотрудники запросят обучение или, ознакомившись с приемлемой, по их мнению, программой, обращаются к персоналу. Но лучше иметь более системный подход с индивидуальным планом обучения. Вот так:

Шаг 1. Описание навыков

Начните с оценки текущих навыков сотрудника в отношении их работы. Если вы составили должностные обязанности, у вас должно быть чёткое представление о том, что они должны уметь. Рассмотрите:

• Методика оценки? Каковы их сильные и слабые стороны? Где их нужно улучшить?
• Оценивая их работу, формально или неформально, определите, где они преуспевают и где им нужна дополнительная помощь?

Мы говорим о навыках проведения презентаций, владения программами, процессами и другими задачами, необходимыми для работы. У руководителей или тех, кто станет ими в будущем, необходимо оценить управленческие навыки.

Шаг 2. Изучите потребности бизнеса

Наряду с важностью работы отдельного сотрудника, стоит подумать и о потребностях бизнеса в целом.

Есть ли у вас какие-либо упущения в целом? Какие дополнительные функции сотрудников могут быть необходимы в ближайшем будущем? Каковы тенденции в отрасли? Есть ли какая-нибудь новая технология, которую нужно освоить? Новые тенденции в управлении или методах ведения бизнеса?

В конце концов, обучение — это потребность как сотрудника, так и бизнеса, поэтому интерес должен быть взаимным.

Шаг 3. Примите инициативу сотрудника

Иногда сотрудники имеют чёткие представления о том, что им надо изучить. Возможно, это новая технология, которую они хотят освоить. Возможно, они хотят приобрести управленческие навыки для повышения.

При составлении учебного плана важно выявит интерес сотрудника. Если это относится к работе и в рамках вашего бюджета, постарайтесь удовлетворить эти запросы; инициативное обучение часто является наиболее эффективным видом. Обучение взрослых не похоже на школу, они должны видеть, для чего оно, чувствовать, что обучение необходимо и соответствует цели.

Шаг 4. Создайте совместный план

После сбора информации сядьте вместе с сотрудником и вместе подготовьте план обучения. Делайте это регулярно, по крайней мере один раз в год или, возможно, чаще. Планируйте навыки, на которых вы хотите сосредоточиться в предстоящем году.

Прислушивайтесь к мнению сотрудника. Разумеется, у вашего бизнеса свои потребности, но если работник сопротивляется изучению нового навыка, вряд ли его обучение будет эффективным. Ищите компромисс и постарайтесь найти соответствие между вашими потребностями и потребностями персонала.

Когда определитесь, решите, как освоить нужные навыки. Какой из вариантов раздела 2 вам подходит? Исходя из бюджета, стиля обучения и предпочтений служащих. У каждого свой способ — одна общая черта состоит в том, чтобы разбить учащихся на три группы:

• Visual learners лучше реагируют на изображения, видео, диаграммы. Для запоминания им нужно предмет видеть.
• Auditory learners учатся на слух. Таким образом, им больше подходит лекция или подобный формат.
• Kinesthetic learners учатся на практике. Они хотят что-то делать и именно благодаря опыту, а не теории, они учатся лучше.

Это просто краткое мнение, есть много других моделей. Главное помнить, что все учатся по-разному. Узнав, какой метод лучше всего подходит, организуйте обучение каждого на этой основе.

5. Оцените общую картину

При разработке плана обучения и его ежегодном обновлении имейте в виду, что речь идёт не столько о приобретении навыков, как о всей карьере человека.

Обучаясь, люди раскрывают свои возможности и это надо учитывать. Помимо неотложных потребностей бизнеса и человека, уделите время планированию. Каковы долгосрочные цели карьеры сотрудника? Как вы можете помочь в их достижении?

В некоторых случаях карьера вашего сотрудника превысит возможности вашей компании. Вы научите людей, которые уйдут. Это может быть сложно, но неизбежно. Если человек решил, он всё равно уйдёт — или останется и будет недоволен. Лучше иметь лояльного, мотивированного сотрудника несколько лет, чем незаинтересованного на протяжении десятилетий.

Как в старой шутке:

Спрашивает финансовый директор: «Что, если мы вложимся в развитие людей, а они уйдут?»

Генеральный директор отвечает: «Что, если не вложимся, а они останутся?»

Заключение

В этом уроке вы узнали, как создать план обучения сотрудников. Вы увидели преимущества обучения, различные его варианты, узнали об ознакомительном обучении и составлении индивидуальных планов учёбы.

Этот урок часть larger series on HR for small businesses. Оставайтесь с нами в следующей части серии, где мы обсудим взаимодействие служащих, программы по найму для малого бизнеса и другое.

Прежде чем расстаться, ещё один совет: малые предприятия могут иногда получать правительственную помощь или налоговые льготы по обучению. Изучите возможности в вашем регионе — это может значительно сократить его стоимость!

Источник