- Планирование времени
- Всегда вовремя: как эффективно планировать рабочий день
- Приоритеты
- Визуализация
- Дедлайн всему голова
- Держать фокус
- Если нет вдохновения
- Как выстраивать время, работая из дома
- Правило первое: железная дисциплина
- Правило второе: разработайте режим дня
- Правило третье: планирование
- Виды планирования
- Правило четвертое: расставляйте приоритеты
- Правило пятое: режим — это вопрос привычки
- Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу
- Правило седьмое: сон всему голова
- Правило восьмое: устраивайте себе выходные и отпуска
Планирование времени
Всегда вовремя: как эффективно планировать рабочий день
Аналитики маркетинговой компании NowSourcing, проанализировав список Forbes 2013, выяснили, что одной из отличительных привычек богатых людей является умение планировать свое время. Как оказалось, 81% успешных бизнесменов придерживается заранее запланированному графику, в то время как среди бедных людей таковых только 9%.
Мы также располагаем любопытными данными от исследовательского центра рекрутингового портала Superjob. Они свидетельствуют о том, что 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой рабочий день. Хотя очевидно, что эта компетенция — основа не только успешной карьеры, но и продуктивной жизни. Человек, умеющий планировать, управляет временем, а не плывет по течению.
Приоритеты
Часто, откладывая важное «на потом», мы беремся за решение второстепенных задач, а главное так и оставляем незавершенным, испытывая внутреннее беспокойство и дискомфорт.
«Всегда старайтесь правильно расставлять приоритеты в своих задачах, — советует генеральный директор технопарка «Строгино» Сергей Теплов. – При организации деятельности учитывайте пунктуальность внешних контрагентов, чтобы в случае образовавшегося свободного времени при ожидании можно было выполнить задачи второстепенной важности». При этом необходимо всегда оставлять время на гибкое планирование, добавляет эксперт. Если вы будете ценить время других людей, у вас есть шанс получить благоприятные результаты.
Визуализация
В информационный век создается много «белого шума»: человека постоянно что-то отвлекает от главного. Самый эффективный способ противостоять шквалу избыточной информации и внешних деструкторов — это составлять списки дел и задач с присвоением каждому степени важности.
Заведите ежедневник или блокнот для записей и делайте пометки, советуют эксперты. «Эффективно планировать свое время можно только одним способом — записывать, — делится опытом Александр Оганов, основатель проекта UniWeb. – Фиксировать задачи, присваивать им степень важности, ставить перед собой сроки и соблюдать их».
Александр Оганов, основатель проекта UniWeb: «Когда я только начинал заниматься бизнесом, ментор подарил мне блокнот и карандаш. Это мне помогло».
Впрочем, нужно помнить не только, ЧТО вы записываете, но и то, КАК вы записываете. Часто бывает, что на саму расшифровку записей уходит много времени. Например, если записано «Позвонить контрагенту», нужно для начала вспомнить, какому контрагенту, по какому поводу и с какой целью. Не нужно создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них. Для этого необходимо четко формулировать задачи, при необходимости разбивая их на подзадачи.
Дедлайн всему голова
У каждого запланированного дела должен быть конкретный срок его завершения. А если вы работаете с «внешними» дедлайнами, то в дополнение к ним устанавливайте еще и «внутренние»: в таком случае у вас всегда будет время на доработку и не придется переживать из-за срыва сроков, если что-то пойдет не так.
«Мой секрет эффективного тайм-менеджмента заключается в работе по принципу выхода из зоны комфорта с целью достижения большего, — говорит Данила Шмелев, генеральный директор компании «Девино Телеком». – Важно организовать рабочий процесс так, чтобы постоянно чувствовать себя за рамками зоны комфорта и направлять все ресурсы на выполнение поставленных задач в срок».
Известный предприниматель и маркетолог Сет Годин предпочитает дедлайны называть «живыми линиями» (от live-lines). Во-первых, это название гораздо приятнее. Во-вторых, сроки действительно как «живые линии»: соблюдая их, вы обеспечиваете себе спокойную жизнь и безупречную репутацию. Отличный способ показать себя в лучшем свете и обратить на себя внимание — закончить работу немного раньше сроков.
Держать фокус
Чтобы не стать жертвой мультизадачности, важно уметь не только составлять план на день, но и следовать ему, фокусировать внимание на определенной проблеме.
Существуют техники, которые помогают сосредотачиваться на определенной деятельности. Например, метод «Помидора» (Pomodoro Technique — техника управления временем, более 20 лет назад предложенная Франческо Кирилло) предполагает разделение задач на временные отрезки («помидоры») по 25 минут. На протяжении этого периода рекомендуется сосредоточиться на одной задаче, а потом делать 5-минутный перерыв. Для выполнения разного рода дел может потребоваться от одного до десяти 25-минутных временных отрезков. Между 3 и 4-м «помидором» можно устроить более длительный перерыв. Эта техника помогает сосредоточить внимание на том, что человек делает в данный момент и не растрачивать ресурсы — внимание и время. Хотя некоторые эксперты считают, что если задача занимает менее 3-х минут (звонок клиенту, оплата счета за телефон и т д.), то лучше разделываться с ней сразу, по мере возникновения. Это позволит не перегружать и без того длинный список дел.
Если нет вдохновения
Все перечисленное выше , как это ни странно, работает и для творческих людей, которые, как принято считать, зависимы от вдохновения. Наглядный тому пример — принципы работы японского писателя Харуки Мураками. В своих последних мемуарах What I Talk About When I Talk About Running он признался, что именно строгий режим помогает ему писать по 1000 страниц в год. Оказывается, четкий рабочий график с подъемом в 5 утра и отбоем в 22 часа чрезвычайно важен для его впечатляющей творческой производительности. «Если ты хочешь писать каждый день на протяжении трех лет, ты должен быть в тонусе, — предупреждает Харуки Мураками. – Конечно, обязательно нужно сохранять ментальную концентрацию, но, в первую очередь, ты должен быть собран физически. Это очень важная штука. Необходимо сохранять крепость и духа, и тела».
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Источник
Как выстраивать время, работая из дома
Открывая интернет-магазин и работая из собственной квартиры, многие предприниматели думают, что теперь могут сами планировать свой рабочий день. Казалось бы, красота: хочу — работаю, хочу — отдыхаю. Можно вообще рвануть в отпуск и продавать прямо из номера гостиницы на берегу океана. А на практике все превращается в бардак: вечное откладывание дел на потом, бесцельное хождение по дому и сон до полудня. Как результат — низкая эффективность работы. О том, как этого избежать и структурировать время правильно — наша новая статья.
Правило первое: железная дисциплина
Главный плюс работы на себя — это отсутствие назойливого начальника. Никто не стоит над душой, не забегает в офис каждые 5 минут с целью раздать бесценные указания и дать очередное задание. Но это же и большой минус. Если в случае с руководителем вся дисциплина идет извне, то когда работаешь из дома, этот фактор отсутствует полностью. На деле отсутствие начальника может привести к постоянному прокрастинированию.
Дело в том, что без мотивирующего пинка заставить себя работать довольно сложно. Такова уж человеческая натура. Единственный выход — воспитать в себе железную самодисциплину. Пока ее нет, отсутствует смысл идти дальше: расписывать для себя режим дня, ставить напоминалки на телефон и скачивать приложения для тайм-менеджмента. Вы просто проигнорируете сигналы о том, что пора бы и поработать.
Дисциплинировать себя любимого не так просто, как кажется на первый взгляд. Эволюция постаралась и сделала так, что наш организм старается сохранить энергию в любой ситуации, когда это возможно. Работа из дома — одна из них. Ваш мозг не понимает, зачем напрягаться, если можно пойти и попить чаю, а потом посмотреть очередной сериал.
В общем, единственный выход — усилие воли. Нужно просто взять себя в руки и заставить работать. Но задачу можно значительно облегчить при помощи нескольких способов:
- записаться на тренинги. Есть масса профессиональных психологов, которые помогут вам с самодисциплиной. Посетите несколько таких занятий — индивидуальных или групповых. Там прямо на практике отрабатываются различные ситуации для поднятия дисциплины. Готовьтесь: будет очень некомфортно: придется выполнять неудобные и непривычные задания;
- работать с партнером. Когда от вашей дисциплины зависите не только вы, но и посторонние люди, это сильно мотивирует. Уж если на 9:00 назначен созвон по скайпу с партнером — никуда от этого не денешься. Стимул не подводить человека сработает как нельзя лучше;
- почитайте мотивирующую литературу: биографии успешных предпринимателей, книги по самоконтролю и саморазвитию;
- найдите внешний мотиватор. Самое простое — попросить членов семьи напоминать вам о рабочих часах и времени отдыха. И, конечно, прислушиваться и делать, когда это напоминание получите.
Правило второе: разработайте режим дня
Первое, с чем сталкиваются бизнесмены, работающие из дома — отсутствие внятного и налаженного режима. “Буду работать когда захочу” — не более, чем заблуждение. Подводный камень в том, что это самое “захочу” не наступит никогда — проверено. Пока не начнет гореть дедлайн, многие к работе не приступят.
Именно поэтому структурирование времени работы и отдыха стоит на втором месте после дисциплины. Не стоит перегибать палку и разрабатывать многоуровневый режим дня с описанием перерывов в работе и прочими деталями процесса. Вполне достаточно определить рабочие часы в течение дня. Например, с 10 утра до 6 вечера — работа с перерывом на обед. Этого хватит. Главное — не давать себе поблажек и придерживаться установленного расписания.
Плюс удаленной работы в том, что рабочие часы можно установить в любое время. Если вы жаворонок и наиболее эффективно работаете в утренние часы — ставьте рабочее время с 8 утра до 5 вечера. Совам можно сдвинуть сроки на несколько часов вперед и трудиться, скажем, с 11:00 до 20:00.
В дальнейшем режим дня можно корректировать и дополнять подробностями. Например, включить в ежедневный распорядок время занятия спортом, чтение книг и саморазвитие, походы в кино и другие развлечения. И помните: не так важно наличие режима, как его неукоснительное соблюдение.
Правило третье: планирование
Планирование и режим дня — это не одно и то же. В режиме дня учтен только сам факт рабочего времени, без учета того, как оно будет использоваться. При планировании нужно разработать список конкретных дел на некоторое время вперед. Например, завтра в 10 утра сделать важный звонок, поработать с документами или сдать декларацию в налоговую. Это позволит не откладывать важные задачи на потом.
Как технически решить этот вопрос — дело ваше. Если удобно записывать задачи в ежедневнике или на листе бумаги — не вопрос. Предпочитаете мобильные приложения — замечательно, лишь бы это работало.
Виды планирования
Один из отцов основателей Соединенных Штатов Америки — Бенджамин Франклин — разработал свою систему планирования. Портрет этого человека помещен на стодолларовой купюре, как будто напоминая предпринимателям: время — деньги. Его система планирования называется пирамидой Франклина. Суть в том, что все задачи располагаются в пирамиде в зависимости от приоритетности:
- План на день. Это текущие рабочие вопросы, которые могут быть решены за одну рабочую смену.
- Краткосрочный план. Это задачи, требующие более детальной проработки и подготовки. Для интернет-магазина это может быть смена поставщика, расширение ассортимента продукции и так далее. Составляется на несколько месяцев.
- Долгосрочный план на год или несколько лет. Включает в себя стратегические задачи бизнеса.
- Генеральный план достижения цели. Это те вещи, которые помогают достичь главного: заработать миллиард долларов, стать лидером продаж в регионе.
- Глобальная цель. То, к чему вы стремитесь в своей жизни.
- Главные жизненные ценности.
Суть подхода в том, что вся пирамида должна быть подчинена высшей задаче. А она у каждого своя. Кто-то мечтает стать миллионером, а кто-то — жить на Багамских островах.
Правило четвертое: расставляйте приоритеты
Все рабочие вопросы имеют разную ценность. Есть более срочные дела, а есть те, которые могут и подождать. Еще один популярный эксперт в области менеджмента — Стивен Кови — предложил свою систему расстановки приоритетов. Согласно этой системе все задачи можно поделить на:
- важные и срочные. Такие вопросы нужно решать в первую очередь, причем самостоятельно;
- важные, но не срочные. Это основной блок задач, которому нужно посвятить большую часть времени. Именно решение важных несрочных задачи Кови считает локомотивом прогресса;
- срочные, но не важные. Мелкие рабочие вопросы, которые нужно сделать здесь и сейчас. Например, заказать товар: вроде бы просто текущий момент, но если его вовремя не решить, последствия будут печальными;
- не важные, не срочные. Строго говоря, их можно сделать когда угодно или вообще поручить кому-то другому. Например, вы давно хотели сделать ремонт в офисе. Это почти не влияет на рабочий процесс, если, конечно трубы не текут и плитка не отваливается.
Возвращаемся к планированию рабочего времени. Если вы будете ставить на первый план дела из второго и третьего блоков, то обязательно столкнетесь с проблемами в виде цейтнотов, проваленных сроков и невыполненных задач. Нужно сосредоточиться на первых двух и сделать их в первую очередь. А вопросы из последнего пункта можно вообще принести в жертву или отложить до лучших времен.
Правило пятое: режим — это вопрос привычки
Как говорят психологические исследования, если что-то делать 30 дней подряд, то это войдет в привычку, даже если сначала будет тяжело. Можно использовать этот прием и для выработки подходящего режима рабочего времени. Не стоит дожидаться того момента, когда все войдет в свое русло само собой: лучше потерпеть месяц, а потом наслаждаться результатом — все будет происходить как само собой разумеющееся.
Вот несколько полезных навыков, которые помогут эффективно распоряжаться рабочим временем:
- вставать и ложиться в одно и то же время;
- заниматься делами в рабочей обстановке: за рабочим столом, в кафе или другом месте;
- выработать режим питания;
- выделять время на отдых в течение рабочего дня;
- соблюдать режим.
Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу
Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.
Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.
В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.
Правило седьмое: сон всему голова
Плохо организованный сон сильно снижает эффективность работы. Ловушка состоит в том, что вам, в отличие от офисного работника, завтра рано не вставать. В эту засаду попало немало предпринимателей, работающих на дому. Смотреть телевизор или сидеть в интернете до 2 ночи — могут, умеют, практикуют. А наутро пожинают плоды в виде низкой работоспособности, рассеянного внимания и других прелестей бессонной ночи. Чтобы этого не произошло, достаточно придерживаться несложных правил:
- ложиться и вставать в одно и то же время;
- не думать в кровати о проблемах бизнеса;
- после пробуждения не бросаться с места в карьер и приступать к работе, а дать себе время прийти в себя, спланировать день и наметить другие дела;
- идти спать, даже если работа не закончена. Утро вечера мудренее, а все дела все равно не переделаешь.
Правило восьмое: устраивайте себе выходные и отпуска
Структурировать нужно не только рабочий день, но и неделю и даже календарный год. Устраивайте себе хотя бы один выходной в неделю, например, воскресенье. Выключайте телефон, не проверяйте почту и вообще думайте о работе по минимуму. А еще лучше провести время с пользой: побыть с семьей, посетить культурное мероприятие или просто прогуляться. Это позволит восстановить силы и с удвоенной энергией приступить к работе в понедельник.
Отдельная тема для разговора — отпуск. Не думайте, что за неделю дела в интернет-магазине встанут, сотрудники начнут халтурить и вы упустите выгодный контракт. Есть достаточный арсенал инструментов сделать так, чтобы этого не произошло. Например, делегировать полномочия, правильно распределять задачи или назначить временного заместителя.
Никто не будет спорить, что отпуск — это маленькая жизнь. Проведите его с максимальной пользой: съездите в туристическую поездку, устройте путешествие, словом, отдохните, как следует. Многие бизнес-идеи приходят как раз в те моменты, когда вы максимально отвлекаетесь от рутинных дел. Это позволяет встряхнуться и посмотреть на бизнес со стороны.
А мы желаем вам правильно распоряжаться своим временем, ведь время — это деньги. Удачи в бизнесе!
Источник