Бизнес план для event агентства

Организация и проведение праздников

Бизнес-план: открываем event-агентство

«Русские люди не могут не отметить свадьбу, даже если их бизнес на грани банкротства, — говорит владелица московского event-агентства WeDoAgency Юлия Дубова. – Конкуренция в сфере услуг по проведению праздников высокая, но ее не стоит бояться, главное — найти свою целевую аудиторию». Порталу Контур.ру предпринимательница рассказала, как запустить свой проект в этой нише.

О клиентах

Единственный серьезный риск, который подстерегает начинающих предпринимателей, открывающих агентство по проведению праздников, — это отсутствие клиентов. Самый беспроигрышный вариант — запускать такой бизнес, когда у вас уже есть наработанная клиентская база — будь то ваши бывшие коллеги, партнеры с прошлых работ или знакомые.

Успех во многом зависит от наработанной клиентской базы и коммуникабельности предпринимателя, благодаря которой запускается сарафанное радио.

WeDoAgency – бутиковое агентство, со своим определенным стилем мероприятий: назначая встречу с нами, клиенты чаще всего уже знают об этом от коллег, друзей или из глянца и с удовольствием встречаются с нами в удобном и привычном для них месте на чашку чая. Это располагает к нам еще больше. В нашем случае окупаемость произошла сразу же после первой свадьбы, поскольку на начальном этапе мы не тратились на офис.

Макроэкономическая ситуация на мероприятия частного характера особо не влияет. Русские люди не могут не отметить, например, свадьбу, даже если их бизнес на грани банкротства. Просто уменьшат количество гостей и вместо «А-Студио» пригласят хорошую кавер-группу. Рынок достаточно насыщен, но и спрос с каждым годом растет. Не стоит бояться конкуренции, она только закаляет нас. Просто важно найти свою нишу, свой стиль, и тогда клиенты придут именно к вам.

В случае с моим агентством порогом входа стала сумма в 60 000 руб. Из них 50 000 мы отдали за разработку сайта и 10 000 — за визитки. Мы работаем, не арендуя офис, и считаем, что на данном этапе он абсолютно не нужен. Наличие городского телефона и диспетчера, круглосуточно принимающего заказы, — не гарант качества.

• расходы распределяются примерно следующим образом:
• промоматериалы для дружественных заведений — 5 000 руб. в месяц
• услуги стороннего PR-специалиста — от 20 000 руб. в месяц
• сотовая связь (безлимитный тариф) – 2 000 руб. в месяц
• оплата парковки или такси на встречах с клиентом — 5 000 руб. в месяц
• кофе и чай на переговорах — 5 000 руб. в месяц
• всегда идеальный маникюр — 2 000 руб. в месяц

Также мы работаем над своим портфолио и по каждому мероприятию снимаем видео без лиц героев. Съемка и монтаж одного такого ролика обходятся минимум в 15 000 руб.

Каждое мероприятие снимает отдельный фотограф. Он делает снимки для нашего портфолио четко по указаниям, не отвлекаясь на женихов, невест или именинников. Его услуги стоят 2 000 руб. в час.

О моделях работы

В нашем агентстве постоянные сотрудники — это я и мой бизнес-партнер Инна Фалева. Остальные — это подрядчики, с которыми мы уже прошли все испытания, поэтому уверены друг в друге. Но в зависимости от задачи команда на проекте всегда может меняться. Я лично считаю эту модель наиболее правильной для агентства, особенно если вы только начинаете.

Документы для бизнеса за минуту

Конечно, мы развиваемся и думаем о своей постоянной площадке, но, на мой взгляд, она должна быть статьей доходов, а не расходов, а это уже другая история и задумка для отдельного бизнес-проекта.

Мы для начала выбрали форму ИП, но сейчас уже близки к открытию ООО. Бухгалтерию мы доверили электронной системе «Бухгалтерия.Контур». Плюс у нас есть юристы на фрилансе, которые помогают с договорами.

О конкурентах

Проектов, организующих свадьбы и праздники, множество, и в основном это массовые истории, где все поставлено на конвейер.

При мониторинге заведений, работающих в сегменте детских праздников, на сегодняшний день можно отметить сеть кафе «Андерсен» и «Рибамбель». Это формат площадок-кафе, где уже есть все необходимое для получения пакета достойных праздничных услуг. Плюсы такого формата для родителей — минимум собственных усилий, минусы — нельзя пригласить на площадку своего проверенного организатора, аниматора, а также наличие посторонних гостей на территории вашего праздника (если вы, конечно, не закрываете весь комплекс).

О тонкостях дела

Правильная площадка — это фундамент мероприятия. Конечно, нужно ориентироваться на пожелания заказчика, но и свой профессиональный опыт необходимо учитывать.

Есть масса, на первый взгляд, красивых ресторанов и банкетных залов, которые по техническим причинам не позволят достойно провести мероприятие в своих стенах.

Этим летом мы столкнулись с роскошным особняком в центре Москвы, у которого не было служебного входа, получается, что все артисты, выступающие на празднике, вынуждены были бы курсировать с костюмами и чемоданами через основной зал. Это абсолютно недопустимо для мероприятия высокого уровня, поэтому пришлось убедить заказчика поменять площадку.

Очень важна кухня. Обязательно закажите тестинг по меню. Существует еще масса деталей, на которые организатор должен обратить внимание при выборе площадки, но все приходит с опытом.

Что касается музыки, то здесь все зависит от личного вкуса и предпочтений заказчиков: молодежь, чаще всего, просит составлять плейлисты без русской попсы, взрослому поколению, наоборот, без родных сердцу песен не обойтись.

Работа есть всегда: весной, летом, осенью работа в проекте активная, а зимой — время работы над тем, чтобы весной, летом и осенью было чем заняться. В высокий сезон мы проводим до трех мероприятий в месяц. К большой свадьбе начинаем подготовку за год-полгода, но бывают особые случаи, когда жених и невеста дотягивают до последнего и обращаются в агентство за два месяца, что, конечно, очень ограничивает их в выборе ведущего, площадки и вообще контента.

Детские праздники спокойно можно подготовить за две недели, хотя, конечно, лучше также начинать за месяц, особенно если требуется подбор площадки. Организация мероприятия выглядит примерно так: подбор и утверждение площадки, проработка и утверждение концепции, составление и утверждение сметы, а далее уже конкретные действия по воплощению концепции в жизнь.

О модных тенденциях

Для нас тенденция всегда одна — хороший вкус и профессиональное исполнение. Конечно, наши клиенты, как и мы, шагают в ногу с интернетом и гаджетами, и мы часто интегрируем в контент мероприятий какие-то трендовые увлечения. Например, некоторое время назад это был Instagram, поэтому ни одна свадьба не обходилась без своего хэштега и вывода на экран лучших моментов вечера с оглашением количества лайков. В этом сезоне мы обязательно найдем новую digital-фишку.

О продвижении

Мы против прямой рекламы. Лучшее продвижение — социальные сети, прямой контакт и сарафанное радио.

Я лучше потрачу деньги на поездку, например, на экономический форум в Санкт-Петербурге, где заведу интересные личные знакомства со своей целевой аудиторией, чем за эти же деньги размещу полосу в журнале Wedding, где на следующей странице будет еще несколько подобных агентств.

Вообще нужно посещать как можно больше экономических семинаров, digital-форумов, арт-лекций. Это все расширяет и кругозор, и круг потенциальных клиентов. А узконаправленные event-мероприятия из разряда свадебных ярмарок мы избегаем, так как это не наша аудитория.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Бизнес-план «event» агентства: организация праздников как бизнес

В этой статье мы попытаемся предоставить вам точную информацию о том, как открыть агентство по организации праздников и доходный ли это бизнес. Если вам интересна сфера занятия досуга, вы любите шутки и представления, то попробуйте себя в этом бизнесе, к тому же, первоначальный капитал здесь не настолько высок, как в остальных бизнес-планах на сайте. В этом обзоре мы вместе подготовим план бизнеса на праздниках «от А до Я» (расчеты на 2018 год).

Как говорят специалисты, главное в этой сфере — огромное желание, энтузиазм, хотя бы немного опыта, знаний, связей и, конечно, способность вдохновлять других. У вас будут заказы на корпоративные праздники, детские праздники, банкеты и свадебный банкет. Для каждого из этих событий должна быть отдельная программа, которая сможет меняться по желанию заказчика.

p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

Обязательно просмотрите видео, в котором реальные владельцы агентства праздников рассказывают об устройстве бизнеса изнутри:

p, blockquote 3,0,0,0,0 —>

p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

Обзор ниши

То, что вы работаете в агентстве по проведению праздников, совершенно не означает, что вы будете и сам себе ведущий, и музыкант, и аниматор. Хотя, конечно, вы можете в чём-то участвовать, если чувствуете, что у вас есть к этому талант. Агенство занимается поиском всех выше перечисленных людей по методу аутсорсинга, то есть за счёт обращения к профессионалам, предварительно всех прозванивая, приглашая на собеседования и заключая в дальнейшем контракты.

p, blockquote 5,0,0,0,0 —>

В фирму по организации праздников люди обращаются за тем, чтобы ничего не искать самим, не нервничать, не переживать и не отвлекаться от более насущных дел. Это могут быть свадебный сценарий, корпоративные мероприятия, конкурсы для вечеринок, сценарий дня рождения, сценарии праздников, сценарий юбилея.

p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Например, организация праздника свадьбы — молодожёны могут сами искать тамаду, музыкантов, встречаясь с каждым поочерёдно, думать, как украсить зал, какие конкурсы будут на свадьбе, где заказать автобус, автомобиль, ресторан или отдаться в руки профессионалов и наслаждаться праздником после, а не нервничать во время подготовки.

p, blockquote 7,0,1,0,0 —>

По экспертным данным, ниша организации развлекательных агентств уже прочно занята в Москве и Санкт-Петербурге, в то время как в остальных городах вход в этот бизнес достаточно свободен. Что входит в ваши обязанности, как агентства по проведению праздников: проведение юбилея, проведение детских праздников, организация корпоративных праздников, вечеров досуга, частных праздников, организация семинаров и конференций и другое.

p, blockquote 8,0,0,0,0 —>

Итак, давайте же скорее посмотрим, что нужно для того, чтобы открыть праздничное агентство. Агентство по организации праздников — бизнес план.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Юридическое оформление

Открыть ИП. Или зарегистрировать агентство как ООО (общество с ограниченной ответственностью), как вам будет удобнее. 5-10 тысяч рублей. Если у вас ООО, то будет легче сотрудничать с другими фирмами и юридическими лицами.

p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

Аренда офиса-склада

Для фирмы организации праздников достаточно будет 30 кв. м. Можно снять офис за 15-40 000, в зависимости от региона. Затраты в бизнес-плане на год — 180 000 рублей. Причём это не обязательно должен быть центр, хотя и желательно, потому что ездить далеко, чтобы просто с вами встретиться, людям тоже покажется не лучшей идеей.

p, blockquote 11,0,0,0,0 —>

Лучше сразу ищите помещение, где ремонт не требуется, иначе потратите много времени и лишних денег. А вот украсить его тематически — отличная идея. Фотографии с банкетов, свадеб, ваши фотографии, фотографии ваших работников, благодарственные письма и т. д. Плюс мебель — стулья, пара кресел, диван, столы и журнальный столик — 40 тысяч.

p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

Приобретение оборудования

Для трёх менеджеров по поиска персонала (включая вас) купите 2 хороших компьютера и один ноутбук — этого будет достаточно. А так же копировальный аппарат, сканнер, телевизор, dvd-плеер, небольшую аудиосистему, канцтовары и прочие мелкие товары, которые вы посчитаете нужными.

p, blockquote 13,0,0,0,0 —>

Для выездов на праздники у вас должно быть классное музыкальное оборудование, микшерский пульт, микрофоны, дым машина, световое оборудование, баллоны для гелиевых шаров и многое другое — 100 тысяч.

p, blockquote 14,1,0,0,0 —>

Наем сотрудников

На начальном этапе вам понадобится всего 2 сотрудника по персоналу (включая вас). Некоторые агентства праздников платят небольшую зарплату плюс проценты от заказов, это уже как вам больше покажется выгоднее или лучше. Возьмём среднюю цифру для бизнес-плана — 15-20 тысяч в месяц.

p, blockquote 15,0,0,0,0 —>

Ещё вам понадобится свой водитель, который будет возить необходимое оборудование и организаторов на все праздники. Например, 1000 рублей за час. Это ещё 15 тысяч в месяц. И конферансье (тамада на свадьбу), который будет играть главную роль на праздниках. Чтобы нанять хорошего ведущего, проведите собеседование с несколькими кандидатами.

p, blockquote 16,0,0,0,0 —>

Если ведущий праздника вам понравился и понравился вашим заказчикам после пары выступлений, то имеет смысл заключить с ним долгосрочный контракт. Зарплата такого ведущего будет составлять от 50 тысяч рублей в месяц при условии работы только в выходные дни. Согласитесь, вполне достойно. Для этого у тамады должна быть своя программа, сценарий, который возможно будет менять по желанию заказчика, опыт проведения праздников, свои костюмы, фото и видеоработы. Итого пусть будет 85 тысяч в месяц на сотрудников.

p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

Партнерство и аутсорсинг

Аутсорсинг — это долгосрочный или разовый договор с частными лицами или организацией о том, чтобы передать им часть своей работы за определённую плату. Вы должны заключать договор на временную или постоянную основу с диджеями, музыкантами, певцами, клоунами, жонглерами, аниматорами, организаторами огненного шоу, флористами и многими другими, в зависимости от спроса.

p, blockquote 18,0,0,0,0 —>

Кроме того, нужен человек, который сможет организовать украшение зала. Берите со всех процент за сведение с заказчиком по договорённости. Музыканты берут от 10 тысяч за вечер и выше. Можете также нанять их на постоянную основу, так будет удобнее, чем каждый раз искать новых. Важно, чтобы они понимали друг друга с ведущим. И ещё должны быть фото-видео услуги с обработкой нескольких фото в подарок.

p, blockquote 19,0,0,0,0 —>

Реклама и провижение

Разместите свою рекламу на тематических свадебных сайтах, на сайтах по организации праздников и других. Сделайте свой сайт. Купите баннер в городе и повесьте ещё на выходе из офиса. И, конечно, постоянно прозванивайте в фирмы с предложениями корпоративных вечеров.

p, blockquote 20,0,0,0,0 —>

Чтобы организовать корпоративный новый год, звоните людям заранее, месяца за 4-6. Особый пик корпоративных мероприятий приходится на Новый Год, а свадьбы — на летние месяцы.

p, blockquote 21,0,0,1,0 —>

Заявите о своей уникальности, разместите на сайте фото, видео и отзывы. Можете продвигать группу в социальных сетях.

p, blockquote 22,0,0,0,0 —>

Самая лучшая реклама — это «сарафанное радио», когда о вас хорошо отзываются и советуют. Такие потенциальные заказчики уже будут о вас хорошего мнения, ещё не обратившись к вам лично. В бизнес-плане на рекламу агентства уйдёт примерно 40 000, плюс 5 тысяч на каждый месяц.

p, blockquote 23,0,0,0,0 —>

Заработок на организации детских праздников

За организацию одного проведённого мероприятия агентства получают чистый доход от 30 до 50 000 рублей, в зависимости от типа проведения праздника (детский или свадьба).

p, blockquote 24,0,0,0,0 —>

Учитывайте в бизнес-плане, что организация корпоративов будет приносить хорошую прибыль в ваше агентство. Их будет много — 8 марта, 23 февраля, день рождения фирмы, Новый Год.

p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

По началу, возможно, у вас будет всего по 3-4 заказа в месяц, но со временем и хорошими отзывами у вас будет уже 6-8 заказов в месяц, а это до 400 000 рублей ежемесячно.

p, blockquote 26,0,0,0,0 —>

Ваш бизнес может окупиться за полгода работы или даже меньше.

p, blockquote 27,0,0,0,0 —>

Затраты на старте и окупаемость бизнеса

Удачи и творческих успехов!

p, blockquote 28,0,0,0,0 —> p, blockquote 29,0,0,0,1 —>

Источник